淺析檔案保密工作保障措施

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 張智濤
上傳時間:2009/12/10 15:11:00

  檔案資源作為國家资源的重要組成部分,其保密工作帶頭檔案事業发展和國家案例。筆者僅就如何做好檔案保密工作,確保檔案安全闡述幾點粗淺的認識。
  一、強化檔案保密意識
  和緩檔案部門要不斷增強做好檔案保密工作的責任感和使命感,站在國家安全的高度,切實重視和不斷強化檔案保密工作。要駕馭檔案保密宣傳工作的力度,通過對《檔案法》、《保密法》相關知識的學習,多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作,強化保密法制觀念,牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識,提高保密工作的自覺性和責任感,自覺履行保守國家秘密的義務。對涉密纸質檔案、磁性介質的借閱、保管、銷毀等環節要嚴格遵守保密制度,确保萬無一失,把安全責任意識貫穿于檔案工作的始終。同時,要認真贯徹“預防為主”的方針政策,堅決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理。要經常開展安全教育工作,把檔案安全工作的重要性講清、講明,把泄密的危害和後果講足、讲透,讓安全意識真正深入人心。
  二、加強檔案庫房安全建設
  檔案庫房的科學管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。首先,檔案库房應配備防盜門、铁欄窗、報警器、電子監控設備等防盗設施,並隨時做好各項設施設備的檢修、維護工作。其次,檔案庫房應指定專人負責管理,落實雙人雙鎖等严格的庫房管理制度,無关人員一律禁止入內。其三,涉及國家秘密的檔案應單獨保管,要設帶鎖的移動密集檔案架、帶密碼鎖的保險櫃等,从保管條件上確保檔案的安全。其四,應減少檔案的破損率延長檔案的使用壽命。如,對不易保管的磁盤、光盤等存儲介質應配備专用的檔案消磁櫃;對容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備好防潮、增濕設備。另外,要堅持日常監督與重點檢查相結合,不定期組織全面細致的安全檢查,在認真清點核對檔案數目的同時,及時發現和消除档案庫房的安全隱患,做到及時检查、及時清理,采取切實的有效措施,堵塞危及檔案安全的漏洞。
  三、完善保密档案借閱管理
  加強保密档案借閱制度建設至善重要。應制定細致完善的檔案借閱制度、外借制度、復制制度等。各項檔案借閱規章制度的條文應嚴密而簡明,便於執行,並在实踐中認真加以總結,不斷充實和完善,確保保密檔案的安全。保密檔案的借閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理,必須按要求填寫撮單,由直接領導、項目負責人簽字,認真履行登記、簽字手續,填寫借閱卡及借閱簿,手續齊全後方可借閱。借阅人要遵守保密制度,嚴禁轉借泄密和以個人名義向外單位轉讓檔案技术成果。保密檔案使用完畢后應及時核對、檢查、維護與安全,不能私自撕拆、塗改,更不得缺页少項。借閱的檔案要保管好,不能丢失,發現失密、泄密問題,应及時查明原因,及時向檔案部門報告,進行補救。保密檔案的借閱時間不得超過一年,因項目周期長而不能及時歸还的,應辦理續借手续。對長年欠檔,經追究仍不交還或造成遺失的,必須追究其責任,按国家規章制度嚴肅處理。此外,因工作調離、離退休和長期病休的,出國工作及出國探親的,都必須全部清還借閱的檔案,由檔案室簽字后,方可辦理有關手续。屬借調工作人員借閱保密檔案时,必須由項目負責人代借,當其離院時由代借人還清檔案。
  四、加強電子檔案管理
  安全保密措施是衡量電子信息安全與否、電子檔案管理完善與否的一個重要指標。电子檔案從保管形式上主要分為兩種,和種是存儲在磁盤、光盤上的電子檔案,另一種是存储在網絡數據庫中的電子档案。存儲在磁盤、光盤上的电子檔案,相對比較好管理。在保管方面主要做好防消磁、防损壞工作,必要時可以復制副本或異地保存。在借閱方面主要應做到以下幾點:一是所借的電子檔案項目要與正在設計的工程項目內容相同,且要經主管領導及項目負责人批準,方可借閱;二是要根據使用者的情況而,不可以無原則地向所有使用者提供全部利用方式;三是應根據電子檔案內容的秘密等級進行有效管理,對秘密等級比較高的,不宜用拷貝的方式提供利用;四是要對重要電子檔案的信息內容進行加密處理。而存儲在網絡數據庫中的電子檔案,則應重點做好數據庫的安全與保密工作。首先要加强對計算機信息系統的保密管理,做好內外網分離工作,並對内外網服務器部署好防火墻;涉密计算機不得與國際互聯網相連。其次,為了防止內部人員將保密資料非法外傳,需要對每個人做好權限控制,確保保密數據只能被有权限的人使用,且整个使用過程應被完整記錄,做好事前防禦,事後追蹤。其三,可根據權限查閱,在權限範圍內更改、編輯圖紙、文本,但是不能將圖纸及文本本身或者內容下载到終端用戶及任何設備上。這樣,所有的保密數據統一集中地保存在服務器上,既有效又安全,從根本上杜絕保密信息的泄漏。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
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