淺談文書檔案工作

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 閔濤
上傳時間:2009/12/10 15:09:00

  檔案是由文件转化而來的,文件是檔案的前身,檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄,是各項事业持續發展的重要依據,既能指导現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。如何做好文書和檔案檔案管理人員的歷史責任。筆者從事檔案管理工作多年,結合實際工作談談對做好文书和檔案工作的認識和體會。
  一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提
  1、愛崗敬業,爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作,在很大程度上取決於對文檔人員工作的滿意度。因此,要想使單位的文書檔案工作有起色,首先要爭取領導重視,文檔工作人員還要註重完善自我,熱愛本職工作,忠於職守,忠實肯幹,發揮主觀能動性,幹出业績,幹出水平,讓領導滿意,更好地為單位的發展服務。
  2、加強宣傳,增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視,大多都是因為缺乏檔案意識,認為文書和檔案工作不是主要的部門,可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作。首先,要勤向領導匯報文書和檔案工作情況,使领導受觸動、受啟發;其次,要努力做好檔案服務工作,及時為領導提供上险惡機關和檔案部門下發的相關文件材料,為領導提供檔案利用信息,使領導逐漸認识到文書檔案工作的重要性。
  二、實施文檔管理現代化是加強文檔管理工作的必由之路
  隨著改革的深入發展,文檔管理面臨著许多亟待解決的問題,諸如文件和檔案數量越來越多,給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落後直接影響了文件和檔案質量等,只有實现文檔管理現代化,才能有效地加以解決。
  1、掌握现代化管理技能,提高综合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用,使文件的形成、運行、積累、轉换等各個環節與自動化辦公相銜接,系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作,這種現代化管理技術,迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社会對文檔工作的必然要求,也是文檔工作者的努力方向。所以,文檔管理人員要結合本崗位工作,邊學習邊操作,在提高業務素質的同時,特別要註重計算機知識、信息技術的學習,努力使自己成为綜合型文檔管理人才。
  2、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁琐,勞動強度大。而利用计算機整理文件,則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時,立卷人根據自己的理解对文件進行分類,雖然都按照統一的标準,但因每個人的理解同,對同一個文件的分類不盡相同,就不可避免地產生分類不準確的,影響案卷的質量,給今後的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理规則》,不需要擬定案卷標題,以件為單位,不僅省時省力,而且利用計算機檢索達到方便快捷,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又可發揮計算機管理優勢,提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。
  三、加強在職教育,提高文書檔案管理人員的整體素質
  文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量,為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要,要充分發揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性,努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由於文件及檔案種類和載體的多樣化,管理方法要不斷更新,因此,對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法,已不能適應新的形勢,所以,必須對文檔人員進行在职教育培訓,盡快培養一批既能掌握新技術,又能熟悉文檔專業知識的人才。
  1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專业性很強的工作,它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神,又要有紮實的專業理論知識、科技知識,尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此,文檔管理工作人员只有具備紮實的專業知識,開拓視野、優化知識結構、提高综合素質,才能做好新時期的文档管理工作。一是通过各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定,使文檔案管理人員充分认識到搞好文檔管理工作是自己应盡的法律責任和義务;二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統计和開發利用作為檔案人員的職责範圍,建立一個文檔管理組織的领導體系,加強對文档工作的領導、檢查和考核,不斷提高文檔管理工作水平。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
  2、加強制度建設,建立長效培訓機制。首先,要建立健全在職教育的長效管理制度,如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業培訓班;其次,要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產生緊迫感和危機感,積極主動地參加在職教育,努力更新知識,提高业務能力和水平。比如,將在職教育與文書檔案人員专業技術職稱評定掛钩,對不參加檔案專業知識培訓的聘资格,激勵礦床澆花奧地利增強参加在職教育的主動性和積极性。
  3、明確在职教育的原則,選擇課程內容。相對於正規學校教育而言,在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發,按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、註重實效”的方針,切實遵守學有所用、用有所長的原則。第一,学習文檔專業知識。為文檔專業人員提供系統學習文檔專業知識的新理論、新方法、新觀念的機會,彌補一次性教育的不足;第二,相關學樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關學科知識,如哲學歷史學、心理學、行为學、公共關系學等;在職教育應註重對相關科學知识的補充和更新;第三,现代科技知識。現代科學技術的廣泛應用是文檔工作的特征之一,也是文檔現代化管理的標誌之一,文檔工作者應加強對信息技术、計算機、科技軟件等新技術的學習。转貼於 免费論文下載中心 http://www.hi138.com
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