淺談高校教學檔案的管理

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文標簽:高校管理論文
論文作者: 駱然 許雯君
上傳時間:2009/12/18 16:17:00

  【摘 要】隨著高校教育教學工作的蓬勃發展,高校檔案管理特別是教學檔案的科學管理顯得尤為重要。本文就高校教學檔案的重要作用及存在問題進行了分析,提出了解決這些問題的可行的措施。
  【關鍵詞】教學檔案 歸檔範圍 檔案意識 數字化建設
  
  高校教學檔案是高校在教育教學實踐與研究和管理活動中,直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像、計算機軟件等不同載體的文件材料的總和,全方位反映了學校的辦學實力和辦學水平。教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分,是影響高校評估結果的一個重要因素。提高高校教學檔案的管理,才能發揮其對教學的參考、指導作用,才能有效地促進教學管理水平和教學質量的提高。
  
  一、教學檔案的特點及重要作用
  
  教學檔案不同與其它類型的檔案,它具有很強的專業性、多樣性、系統性、周期性、分散性等特點。這是由於教學管理和教學活動是一種很復雜的實踐活動,其產生於教學實踐和教學管理活動的各個環節之中。
  盡管如此,高校教學檔案對學校的發展卻具有重要作用。高校教學檔案在高校教育教學評估中發揮的基礎和依據作用,它能幫助教學、科研人員利用知識成果,促進教育科學事業的發展。教學檔案是高校教學活動和教學管理工作狀態的記載,其中記錄著教學活動中的經驗和教訓,反映著教學改革和研究的成果,對於提高教學管理工作水平,適應現代化教育改革的要求,無疑是非常有益的。另外,教學檔案還可供院校間相互學習和交流。
  
  二、高校教學檔案的歸檔範圍
  
  教學檔案是高校檔案的重要組成部分,作用重大,教學檔案的歸檔範圍包括教學管理活動和教學業務活動中形成的材料,主要包括:上級機關下達的有關教育、教學工作指令性、指導性文件;學校有關教學工作的決定、規定、規章制度、校長有關教學工作的批示;學校教育事業發展規劃、計劃的報告及上級批復;全校教學工作計劃、總結及有關材料;各專業教學計劃,重點課程教學大綱及課程簡介;學年教學運行計劃,任課教師名單及職稱;實踐教學計劃、實踐環節教學大綱、實踐教學大綱,實驗指導書、實踐環節指導書;教師的教學計劃、教學大綱、教學任務書、教學考核、課程安排進度表、考試試題、試題分析、優秀教學設計與教案等;教師培訓的計劃、進修成績單、鑒定表等;教務處會議記錄:召開的重要會議記錄、文件材料;有關教學管理工作的各種統計表;各種教學工作簡報;有關專業設置、調整、撤銷、合並、更改名稱的報告及上級批復;教學評估和各類教學情況調查材料;學校承擔高等學校統編教材規劃、上報推薦教材情況材料、學校召開的教材編審、編寫會議紀要;校級一等以上教學、教材優秀獎,教學改革、建設成果獎評審材料及名單等;各類市級以上組織的競賽通知、規則、賽題及獲獎獎杯、獎狀等;對在教學管理活動中拍攝的有價值的照片、錄像帶以及制作的光盤等。
  
  三、教學檔案管理的現狀
  
  從高校檔案的現狀,我們不難發現,高校教學檔案工作雖然在長期的發展過程中取得了不小的成就,但隨著時代的發展,很多的問題日漸突出,給教學檔案管理工作帶來了很多的消極影響。
  1.教學檔案管理制度不健全。從目前檔案管理現狀來看,很多高校仍存在著管理制度不健全的問題,尤其是基層教學檔案的管理缺乏有效的制約機制,存在著諸多問題。
  2.對教學檔案的重視不夠。隨著高校發展的步伐不斷加快,不少領導的興奮點在發展上,而對發展的基礎之一——教學檔案的管理,不論在管理系統的設計、機構和專兼職人員的配置,還是現代化檔案管理條件的完善,人員的培訓,都較少列入領導的議事日程。
  3.教學檔案缺少開放性。傳統的教學檔案管理方式往往是建檔入庫,註重保藏而忽視其應用價值,缺少開放性。檔案室門口“安全重地,嚴禁入內”的牌子讓人望而卻步,教學檔案也被誤認為是與其它的檔案信息資源一樣保密性極強,這樣就嚴重制約了教學檔案信息資源的開發。
  4.教學檔案管理的數字信息化水平偏低。目前計算機教學檔案管理還局限在目錄檢索上,利用率還較低。盡管電子文檔和紙質文檔將長期共存互動,並不能完全替代原始手寫檔案和紙質文檔,但教學檔案管理的數字信息化將大大改善其管理和利用的效率。
  5.教學檔案管理工作隊伍不穩定。目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員,其教學檔案的管理基本是由各部門的教務、教學管理人員兼任,而且人員更換非常頻繁。由於他們身兼多職,往往忽視檔案管理工作,到年度歸檔立卷時敷衍了事,給教學檔案管理帶來很大不利。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com   四、加強教學檔案管理工作的建議
  
  1.建立相應的管理制度。教學檔案管理制度的建設要由學校分管的校長負責組織,由校檔案室具體牽頭草擬制訂,以體現檔案工作的專業性和科學性。主要的工作制度應當包括:檔案的編目分類制度,檔案的分級管理制度,檔案的存儲借閱制度,各級檔案管理人員的職責與獎勵制度等。
  2.提高全員檔案意識。高校檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在高校各項工作和改革建設中發揮其作用。教學檔案工作重點是將有價值的信息通過檔案人員的勞動開發、挖掘,及時為學校發展建設提供高效能的檔案信息服務。檔案工作管理人員應轉變觀念,樹立全新的服務意識,學校其他人員應提高對檔案尤其是教學檔案的歸檔整理工作予以重視。
  3.加強教學檔案數字化建設。檔案信息化是適應信息化時代的需要,以檔案信息資源建設為核心,以信息網絡為基礎,建立高校電子教學檔案數據庫,通過將傳統的紙制檔案轉化為電子信息,完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉變。充分利用網絡平臺、建立教學中相關文件、數據庫,及檔案信息資源管理網,使檔案信息傳遞及時,通過網絡向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料,為學院的教學改革和發展服務。
  4.提高教學檔案管理人員素質與水平。高校檔案信息化建設是否能取得成功的根本在於檔案人員的配備。為此,須加強對高校檔案管理人員的業務培訓工作,以拓展檔案人員的思維、知識面,提高其業務素質,以掌握新的檔案管理技能和方法。同時,應引進高層次計算機專業及檔案專業的人才。
  總之,在信息被普遍重視的今天,做好教學檔案的信息化和開發利用工作十分重要。搞好教學檔案管理工作需要檔案研究人員不斷的研究與探索,更需要學校其它部門大力配合。
  
  

參考文獻


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