對高校建設大檔案管理體制的思考

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文標簽:高校管理論文
論文作者: 範明
上傳時間:2010/1/8 14:32:00

  【論文關鍵詞】醫院;檔案管理;新思路

  【論文摘要】檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的,保存備查的文字、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。醫院檔案管理主要包括兩個方面的內容:一是對醫院檔案資源的管理,也稱檔案實體管理;二是對醫院檔案中所包含的信息的管理,稱檔案信息組織。本文通過對醫院檔案管理工作的論述,提出了醫院檔案管理的新思路。
  
  
  1醫院檔案管理工作的基本要求
  
  1.1完整性要求維護醫院檔案的完整,可以說是檔案管理的基本原則。要達到完整性要求,一方面要保證醫院檔案數量齊全,成分多樣,使應該集中保存的檔案不致分散和遺漏,維護全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫院檔案間的歷史聯系,不能人為地割裂、分散。
  1.2安全性要求醫院檔案是珍貴的歷史記錄,往往只有一份孤本,而且年代越久遠的檔案,其價值往往越大。但由於社會的和自然的原因,檔案材料不免遭到損毀。因此,盡可能地延長檔案的壽命,保護其安全,避免醫院檔案中的機密泄露,就成為檔案管的基本任務之一。
  1.3科學性要求現代的醫院檔案管理工作,不再是對醫院檔案的簡單出納和保管,而要采用科學的理論和方法,遵循檔案工作的發展規律,把檔案管理活動作為一個復雜的系統來進行科學管理使醫院檔案管理工作向更高水平邁進。
  1.4規範性要求規範性要求,也就是醫院檔案管理的標準化要求。檔案管理系統不是孤立的系統,各個檔案管理系統之間,檔案管理系統和其它文獻管理系統之間有著千絲萬縷的聯系,並正在向網絡化方向發展。這就要求統一規劃、統一協調,實行檔案管理工作的標準化、規範化,使得檔案信息資源得以共享。要達到規範性要求,除了要制訂各項醫院檔案管理業務標準和技術標準並貫徹實施外,還可通過法規手段來實現。
  1.5經濟性要求在醫院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益,無論采用哪種管理手段,都要考慮它是否經濟實用,能否用較少的成本獲得較大的經濟效益。由於我國大多數檔案機構經濟條件有限,經濟因素往往在檔案管理系統運行中起決定作用。
  1.6現代化要求醫院檔案管理現代化已成為一種發展趨勢,將各種現代化技術如計算機技術、縮微技術、復制技術、視聽技術等應用於檔案管理中,可大大提高檔案管理工作的效率,提高醫院檔案現代化管理水平。
  
  2醫院檔案管理工作的特點

  醫院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣,包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程,是一種信息控制系統,主要表現在以下四個方面:
  2.1醫院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫院檔案直接關系到其形成者的切身利益,所以,檔案一般自形成之日起,對外有相當一段時間的封閉期,然而醫院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾,這種矛盾貫穿於檔案管理的整個過程,並由此推動檔案管理工作不斷向前發展。
  2.2醫院檔案管理過程的階段性就醫院檔案的流轉程序而言醫院,檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處於不同階段的檔案所起作用不同,具有不同的價值,服務對象不同,醫院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段,檔案具有憑證價值,主要為其形成單位控制和使用,為本單位日常工作經常查考,具有過渡性;在檔案館階段,檔案對其形成單位的作用降低,具有歷史價值和科學文化價值,進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務,而是要有意識地開發檔案信息資源,主動地提供檔案為整個醫院的各項工作服務。
  2.3醫院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫院檔案是在其形成者活動過程中產生的,反映了形成者的全部歷史及其觀點、經驗和成果,包含了與其形成者利益密切相關的事實和數據。因此,檔案歷來為形成者所有與控制,其價值與它的形成者有密切關系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯系的作法就充分說明了這一點。

  
  3醫院檔案管理工作的新思路
  
  3.1提高檔案管理人員的素質,增強人們對檔案管理的意識,檔案資源是一種潛在的生產力醫院的檔案管理與醫院的醫療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫院管理向科學化、現代化和標準化發展,檔案工作已成為醫院管理的重要組成部分,醫院檔案工作人員是醫院檔案工作的管理者,對醫院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領導、決策、指導、監督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現代科技知識和專業技能、勝任本職工作、富有創新能力的檔案管理隊伍,並使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經成為我們工作的當務之急。
  3.2完善醫院檔案管理的體制建設和制度建設多數醫院原來的檔案管理沒有獨立的機構,造成檔案管理沒有自主權,工作處於被動狀態。醫院應通過認真地調查研究,制定相應的改革措施,逐步建立醫院檔案管理的職能機構,確立檔案室在醫院中的地位,實現檔案管理從分散模式向集中模式的轉變,從而有利於檔案的保管和檔案信息的綜合開發。檔案管理是一項長期工作,醫院各級部門要嚴格把關,責任到人,建立相應的考核制度。醫院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規範化。
  3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現代化不僅是先進設備的配置,還包括管理方式的標準化。醫院檔案的標準化是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄,各個項目都要求標準化,符合各標準的規定。檔案要做到標準化是指現代化醫院檔案管理必須有章可循、有法可依,在檔案管理的各個環節、各個步驟,從初步收集、整理到最後歸檔、存入微機,都要做到條理清晰、目的明確,保證檔案完整,避免漏失檔案的內容。
  
  4結論
  
  檔案從幾千年來的紙質載體到21世紀的電子載體,從理論到實踐,從思想意識到管理模式,從工作手段到工作方法,從工作規範到質量標準等都面臨著機遇和挑戰。研究知識經濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰,針對醫院檔案管理的特點和要求,探索知識經濟時代新形勢下的醫院檔案管理對策,提出具體的、針對性的措施,對於提高醫院檔案管理水平,強化醫院的檔案管理,豐富醫院檔案管理的理論內容,促進醫院檔案管理現代化建設,具有重要的理論意義和應用價值。
  
  

參考文獻


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  [4]郭祥麗,嚴曉春.加強醫院檔案管理工作的對策[J].中國醫院管理,2006,26(7) 免費論文下載中心 http://www.hi138.com   三、建設大檔案管理體制在實踐中亟待解決的問題及對策
  海南大學實行大檔案管理後,全校的檔案資源得到有效整合,檔案工作為學校改革與發展和社會建設提供服務的功能得到充分保證,同時也為今後學校檔案的現代化建設提供了廣闊的發展空間。但是大檔案管理模式在現行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問題。
  
  1.機構設置不科學,弱化了檔案部門依法管理行為。《檔案法》第七條規定,機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案機構職責是:“監督、指導所屬機構的檔案工作。”第八條第一款規定:高校檔案機構的管理職責是“貫徹執行國家有關檔案工作的法律和方針政策,綜合規劃學校檔案工作。”目前,全國各高校檔案管理機構在設置上,一是設立獨立檔案館,一般列為學校直屬業務單位或與圖書館、學報等單位一並定為教輔單位;二是設立非獨立檔案館(室),掛靠校辦或其他相關部門。兩種設置的檔案機構,都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機構,也沒有改變這種現狀。準確地講,檔案館沒有行政管理權。有關檔案工作文件要通過校辦轉發,檔案工作會議也需要學校出面組織。由此可見,在現行高校檔案管理體制下,檔案館本應依法承擔的行政管理職能,被不科學的“定位”完全弱化了。
  
  2.職責與權力相分離所帶來的困惑。實行大檔案管理後,檔案館的業務職責與任務加大數倍,但相應的管理職權卻沒有發生根本性變化,管理權限仍僅限於對本單位的內部管理。只有職責,沒有職權的檔案館,在對學校各立卷部門歸檔管理及其他文獻檔案收繳工作中處於一種尷尬境遇。
  
  3.沒有相關配套政策而引發出“山寨”收費現象。《辦法》首次賦予高校檔案服務社會的新功能,同時也明確“用於個人或者商業目的的,可以按照有關規定合理收取費用”;《辦法》還規定“高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員,可以按照有關規定予以補助。”但是,《辦法》已經頒布實施近一年,各地方政府還沒有出臺針對高校檔案管理的相關收費政策和檔案人員的補助政策。而建立大檔案後,隨著高校檔案的有效整合,極大擴充和豐富了的信息資源,吸引了眾多的利用者。於是,收費問題在沒有一個統一規定和標準的情況下,各高校根據各自的政策采取了不同的收費標準。類似現象同樣反映在對檔案人員的工作補助上。
  
  4.檔案重要性被忽視的現象仍較普遍。主要反映在二級學院的一些領導幹部身上。由於高校的特殊性,二級學院的主要負責人大多是單位教學、科研骨幹,主要精力放在業務上。檔案法制觀念淡漠,視檔案工作可有可無,對本單位的檔案工作很少關心過問,檔案工作被邊緣化。
  對策1:機構職能設置不科學和職責與權力相分離的問題,是一個問題的兩個方面,只要賦予檔案管理機構依法治檔的職能,管理權的問題也就落到了實處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法,在校機關設置檔案處(館)。這樣,檔案管理機構就能夠承擔起對全校檔案工作的行政管理職責了。
  對策2:行業收費是一個敏感且嚴肅的問題,必須認真對待。建議由省一級教育行政管理部門牽頭,通過調研提出一個收費與補助標準,報送物價部門審批,從根本上解決檔案利用收費和檔案工作人員補助不統一,不規範問題。
  對策3:單位領導的檔案意識對檔案部門的影響至關重要,要加大檔案宣傳力度,加強法制教育,提高他們的檔案意識。
  大檔案管理是一個長期、系統、艱巨的工程,除了需要高校自身的努力,還需要政府有關部門和社會的支持與關註。只要堅持科學發展觀,從實際出發,把《辦法》的各項規定落到實處,才能實現大檔案管理目標,把高校檔案管理工作推向新的發展階段。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
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