高校檔案管理的特點及作用

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文標簽:高校管理論文
論文作者: 蘇羽
上傳時間:2010/11/4 11:25:00

  高校檔案是記述大專院校教育、科研與教學改革全過程的原始憑證材料。高效率高水平高效益管理高校檔案,就應充分認識高校檔案管理的特點,全面深入地認識高校檔案的作用,在高校檔案管理工作改革中有所創新,有所作為。
  
  一、高校檔案管理的特點
  
  1、高校檔案管理的社會性。高校是出人才、出科研成果的地方,歷史使命決定了高校與社會的廣泛聯系。高校所招收的學生來自於社會,又在畢業後走向社會。近百年或十幾年的教學過程中,學校積累了造就培養人才全過程的檔案材料,反映了學生的學業、學歷、文體生活以及思想修養、政治素質等方面情況。高校的科研課題、技術產品設計對象都是選自社會,產生的成果服務於社會。高校保存了國家和相關單位科研項目試驗、試制全過程的檔案材料,還包括已經應用於社會的科研成果鑒定、技術專利、技術轉讓,以及新產品招投標等若幹方面的檔案材料。由此而決定了高校與社會客觀廣泛的聯系,所以社會利用高校檔案是必然結果和大勢所趨。
  2、高校檔案管理的綜合性。高校在培養人才過程中,有開展教學活動的第一課堂,還有實習工廠、研究院所的試驗室,此外,學生還要有針對性地參加社會實踐活動。高校檔案除了具有反映學校管理的文書檔案之外,還包括教學活動中形成的教育專業檔案、教職工管理的人事檔案、財務活動中形成的會計檔案和科研活動中形成的科技檔案,以及產業檔案、房地產檔案等等。而記述上述各種校務活動的檔案材料,構成了高校檔案的綜合性。
  3、高校檔案管理的系統性。高校檔案材料形成部門龐雜,形成的檔案載體種類多、數量大,成為一個獨特的檔案管理系統。該系統包括紙質載體檔案、實物檔案,還包括電子檔案、聲像檔案;除了傳統管理方式之外,還包括虛擬形態的網絡檔案管理系統。多元檔案管理及其形成的一系列文件整理、借閱利用、復制傳真等管理活動,構成了復雜的高校檔案管理的系統性。
  4、高校檔案管理的通用性。院校檔案管理活動的基本規律決定了各個院校各專業在教育體制、理念,教育方式、方法,教學內容和標準,以及教學周期、管理制度等若幹方面的共性。因此,記錄和反映這些教學活動的高校檔案和高校檔案管理,也必然存在著共同的特點。某一院校的某一專業的教學大綱、教學計劃和教材,不但在同一院校的同一專業的幾屆同年級的教學活動中可以連續使用多年,而且還可以在不同院校相同專業的同年級教學中相互借鑒,或直接加以利用。隨著我國高教事業不斷發展進步,教學改革不斷深化,教學與世界接軌的步伐不斷加快,那麽,某些教學理念,管理體制等宏觀管理活動,不僅在某一個國家之內,甚至在全世界範圍之內,也可以相互借鑒,相互使用。所以,高校檔案管理的通用性,就是高校檔案管理活動的一大典型特征。
  5、高校檔案管理步入市場而產生的競爭性。市場經濟體制的完善,從客觀上決定了高校各項管理活動必須與市場接軌,必須逐步適應市場競爭格局這一局面。檔案管理屬於高校管理活動的一部分,在高校以市場需求為導向而培養各類人才,高校教育與社會人才市場良性互動的發展過程中,學生檔案信息資源必然為社會所需,必須與人才信息數據庫相銜接。在學校科研活動緊密圍繞國家科研項目與應用技術試產開發過程中,在高校與企業“產學研”強強聯手運作中,高校科研產品、技術發明專利又將成為科技市場的“熱手貨”。高校科研檔案信息將按照市場準入法則,逐步步入市場競爭領域。這是高校檔案管理工作發展的大勢所趨。
  我們探討高校檔案管理特點,就是為了發現和掌握高校檔案管理工作的發展規律,更好多更快地發揮高校檔案的社會作用,更好地為本校及全社會服務。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com   二、高校檔案管理產生的作用
  
  1、在教育評估方面的作用。開展高等教育評估是提高高校教育質量的一項重要舉措。然而,評估教育質量與檔案利用密不可分。豐富系統的檔案材料,全面準確的檔案信息,是高校開展教育評估工作的基礎和依據。無論評估工作日程安排、評估內容、操作程序、指標確定,最終都憑借大量的檔案材料,才能對一個高校作出全面、公正、準確地評估。
  2、在教學改革中的作用。高等教育體制改革、教學改革、高校教職工隊伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國長遠發展的重大活動。不管改革從哪一方面下手,進行到何種程度,取得何種成果,都與高校檔案和高校檔案管理水平密切相關。比如,全國教育資源的整合配備,高等教育發展規劃的制訂,某些高校撤並、重新組合,乃至某一高校的專業增加或更新;課程設置、教學計劃安排、師資隊伍建設、教學管理等方面改革,都是形成檔案與利用檔案之過程。而上述改革都需要在依靠檔案信息和檔案數據,在總結經驗基礎上的方案論證、修改,以確保改革穩步推進和最終成功。
  3、在科學研究工作中的作用。高校為培養出社會急需、專業對口、就業率高的人才,離不開科研工作。一所高校能否具備高精尖科學研究水平,也是衡量該校教育水平、教育質量的重要標準。高校科學研究工作首先得力於本校科技檔案的利用。科學技術是第一生產力。科技檔案是具有潛在利用價值的生產力要素。充分發掘利用高校科技檔案資源,將高校科技檔案中的先進科技成果,直接為發展高校科學研究工作,為積累高校科技實力,為國家科技發展、經濟建設和社會進步服好務,與企業合作,走出一條產學研良性互動的廣闊大道,都依賴於高校科技檔案價值的全面、系統與深入發揮。
  4、廣泛深入開展電視遠程高等教育。中國地域廣大,高等教育發展不平衡,中西部在師資配備、教育資源整合等整個教育水平方面屬於相對落後狀態。利用高校檔案信息資源,借助互聯網絡渠道,可以更加廣泛深入地開展電視遠程高等教育,對於發揮東部高水平的教育資源,推進中西部教育發展,具有其他方面不可替代的作用。
  5、為高校創造經濟效益。高校檔案管理步入市場,參與市場競爭的大趨勢雖然是客觀存在著的,但是,真正實現與市場接軌,並在參與市場競爭中獲取經濟效益,必須實現若幹方面的轉變:一是解放思想,銳意改革,樹立高校檔案管理適應市場經濟大格局的觀念;二是修訂某些檔案管理法規,為高校檔案管理活動步入市場提供充分的政策依據;三是妥當處理好以下幾個關系:檔案信息開發與保密的關系、檔案有償服務與無償服務的關系、檔案信息資源開發與保護關系。高校檔案管理與市場經濟接軌,高校檔案信息資源在參與市場競爭中獲取經濟效益,是高校檔案管理工作大有作為的領域。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
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