區縣檔案館查閱不開放檔案的手續

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 秦立麗 張立娜
上傳時間:2010/11/4 10:54:00

  《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十條規定“機關、團體、企業事業單位和其他組織以及公民根據經濟建設、國防建設、教學科研和其他各項工作的需要,可以按照有關規定,利用檔案館未開放的檔案以及有關機關、團體、企業事業單位和其他組織保存的檔案。”各檔案館也制訂了相應查閱未開放檔案的制度。檔案館在提供未開放檔案的利用過程中,應嚴格把好查閱手續這一關,區別不同的情況,嚴格審查查閱手續,將查閱過程和取證情況詳細記錄在案,根據查閱者的具體需要提供具體材料,而不能以部分需要提供全部材料。
  
  一、不同立檔單位檔案的查閱手續——按不同規定查閱
  
  1、查閱本單位未開放檔案所需手續
  查閱本單位未開放檔案,需提供本單位開具的證明利用者身份、查閱目的和查閱內容的介紹信及查閱人的有效身份證件。這主要是因為如果沒有介紹信,查檔接待人員將無從了解利用者的身份與利用目的,所以,即使查閱本單位的未開放檔案也一定要介紹信。
  2、查閱非本單位未開放檔案所需手續
  查閱館內非本單位的未開放檔案,利用者需持有效身份證件、利用者所在單位介紹信和檔案形成單位同意查閱的介紹信。根據《平谷區檔案館查檔接待工作規範》,查閱非本單位的未開放檔案必須經檔案形成單位同意後才能查閱。所以,要查閱非本單位的未開放檔案,必須持有檔案形成單位的介紹信。
  3、查閱撤並、撤銷單位檔案所需手續
  隨著我國經濟體制改革全面而深入的推進,以及由此引發的機構改革、國有企業的重組、破產,大量撤並、撤銷單位檔案進入檔案館。查閱這些單位的未開放檔案,需要不同的查檔手續。查閱撤並單位未開放檔案,利用者須攜帶由合並後接收單位出具的證明利用者身份、利用目的的介紹信和有效身份證件。查閱撤銷單位未開放檔案,利用者須持有效身份證件和利用者單位出具的證明利用者身份、利用目的的介紹信。
  
  二、不同門類檔案查閱手續——區別對待
  
  1、查閱房產檔案所需手續
  隨著社會經濟的發展,作為不動產的房屋,越來越受到重視,因之產生的糾紛也越來越多。為了既能滿足社會各界對查閱房產檔案的需求,又能保護當事人的隱私權,房產檔案的查閱將視情況的不同而采取不同的手續。查閱本人房產檔案,只需攜帶本人身份證即可查閱;查閱本戶房產檔案,但當時批復中的戶主已去世或不便前來查閱的,由查閱者帶戶口本(用於證明利用者與戶主關系)和雙方有效身份證件方可查閱;其他情況(如房產糾紛等)利用者攜帶由村委會出具證明利用者身份與利用目的的介紹信及個人有效身份證件便可查閱。
  2、查閱婚姻檔案所需手續
  《婚姻檔案管理辦法》中對查閱婚姻檔案進行了詳細規定,結合檔案館查閱不開放檔案的要求,本人利用婚姻檔案的出示本人身份證;其他情況由民政局婚姻登記處出具證明利用者身份與利用目的的介紹信,並由檔案局主管局長簽字同意。
  3、查閱知青檔案所需手續
  查閱知青檔案,一般情況下都是為接續工齡,因此查閱手續相對簡單。本人查閱只要出具有效身份證件即可,他人代查出具用人單位證明利用者身份與利用目的介紹信和代查人的有效身份證件即可。
  4、查閱招工檔案所需手續
  平谷區檔案館的招工檔案分兩種情況,1985年以前形成的招工檔案屬於平谷縣革命委員會,查閱這部分檔案與查閱知青檔案的手續相同。1985年以後形成的招工檔案屬於平谷區勞動局,查閱這部分招工檔案,如果不是本人查閱,需提供勞動局出具的證明利用者身份與利用目的介紹信和代查人的有效身份證件。
  
  三、不同行業檔案查閱手續——檔案專業與行業要求結合
  
  1、查閱獨生子女檔案所需手續
  獨生子女檔案是平谷區計劃生育委員會形成的,對查閱這部分檔案的手續,平谷區計生委提出了自己的要求。為此,平谷區檔案館結合計生部門的要求,對查閱手續進行了規範化。獨生子女本人及其父母查閱時應出具查閱人本人身份證、戶口本及所在單位或戶籍所在地村(居)委會出具的證明。計劃生育部門因工作需要,需查閱獨生子女檔案的,須出具本部門證明利用者身份和利用目的的介紹信及工作人員本人的有效身份證件。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com   查閱獨生子女檔案與查閱其他檔案要求不同的是,即使本人來查閱除攜帶有效身份證件外,還必須攜帶戶口本。這是因為一些家庭在生第一個孩子時領取過獨生子女證,檔案進行了記載,但幾年後生育了第二胎,但其通過找熟人拉關系,在檔案中保留了單位開具的獨生子女證明,因此會造成檔案館工作人員在不了解其真實情況的條件下為其開具獨生子女證明。為避免這種情況的出現,要求查閱獨生子女檔案時,除攜帶本人身份證、證明信外,還要攜帶戶口本。
  (二)查閱兵役檔案所需手續
  兵役檔案是由平谷區民政局退伍軍人安置辦公室移交到平谷區檔案館,並授權委托檔案館代為查閱的。兵役檔案與其他檔案相比具有一定特殊性,因為大部分兵役檔案需要提走,而不是簡單的查看,因此對兵役檔案的利用是慎之又慎。
  1、提走兵役檔案的情況
  復退軍人因接續工齡或上保險,需要提走本人兵役檔案,利用者提供接收單位出具的證明利用者身份、利用目的的介紹信和利用者身份證或退伍證後,檔案館可為利用者提取其兵役檔案,由檔案館加蓋封條後提走。接收單位來人提取本單位職工兵役檔案,由接收單位出具的證明提取者、被提取者的身份、提取目的的介紹信,提取者和被提取者的身份證。
  2、不提走全部檔案,只提走部分檔案(如黨表)的情況
  本人因各種原因須從兵役檔案中提取部分檔案的,提取者提供出具的證明提取者身份、提取目的所需部分檔案單位介紹信和提取者身份證或退伍證後,由檔案館為其提供所需部分檔案,加蓋封條後方可提走。檔案館將介紹信與其他兵役檔案資料在使用者監督下封好,蓋章,使用者簽字。如果是單位來人提取,由所需單位出具的證明提取者、被提取者的身份、提取目的的介紹信,提取者身份證和被查閱者身份證。
  3、其他情況由民政局退伍軍人安置辦公室出具證明利用者身份、利用目的的介紹信,攜利用者有效身份證件便可查閱。
  
  四、特殊情況查檔手續——特殊對待
  
  1、查閱各單位會議記錄所需手續
  由於會議記錄往往涉及到個人情況,所以查閱會議記錄比一般不開放檔案手續還要嚴格。特別是查閱區委、區人大常委會、區政府、區政協機關形成的會議記錄,需提供證明查閱者身份、查閱目的和內容,經上述機關辦公室主任簽署同意的介紹信及查閱者的有效身份證件;查閱其他單位的黨委會議記錄,需提供檔案形成單位的黨委或行政部門的介紹信及查閱者有效身份證件。會議記錄本身具有一定的保密性,無論形成多少年都不會開放,所以查閱會議記錄比查閱一般文書檔案的手續要嚴格。
  2、查閱處級以上死亡幹部檔案所需手續
  查閱處級以上死亡幹部(原縣管幹部)檔案,需持本單位黨委或黨組的介紹信,並經區委組織部批準(出具介紹信)。由於死亡幹部檔案由組織部形成,必須經組織部同意才能查閱。在實際工作中,雖然查閱這部分檔案的較少,但也要引起足夠重視。由於這部分檔案屬於個人檔案,個人是無權利用的,只有組織部門有權查看。
  3、公檢法辦理案件時查檔所需手續
  公、檢、法機關辦理案件需要查檔時,須二人以上,持公、檢、法機關證明辦理案件所需檔案內容的介紹信及執法證方可查閱。
  4、律師在訴訟案件中查閱代理當事人的檔案所需手續
  律師在辦理案件過程中,也經常需要查閱檔案資料,但律師所屬性質與公檢法又存在一定區別,所以,雖然都是辦理案件,但查閱檔案所需手續卻有一定區別。律師在訴訟案件中查閱代理當事人的檔案,需持法律服務事務所出具的證明利用目的的介紹信、律師證(或本人法律服務工作者執業證)和代理當事人的委托書。查閱其他與承辦案件有關的未開放檔案,須持法律服務事務所出具的證明利用目的的介紹信、律師證(或本人的法律服務工作者執業證)以及檔案形成單位的介紹信。
  

參考文獻


  1、北京市平谷區檔案館:《平谷區檔案館查檔接待工作實施細則》
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