開放存取環境下的高校檔案信息資源共享

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 陳中
上傳時間:2010/11/3 15:03:00

  以“自由、開放、共享”思想為理念基礎的“開放存取”(open access,OA),自在西方國家一出現,就受到廣泛的認同和支持,並迅速蔓延和發展。隨著網絡技術的飛速發展,網絡信息的“開放存取”正逐漸興起,並呈加速發展趨勢。開放存取在實踐上給高校檔案信息資源共享拓展了思路,為實現高校信息資源共享奠定了基礎。
  
  一、高校檔案信息資源共享的必要性
  
  高校檔案管理工作是整個國家檔案事業的重要組成部分,高校檔案管理工作的目的就是開發檔案信息資源,提供檔案材料,為高校的教學、科研和黨政管理等項工作服務,為社會公眾提供利用服務。
  1、社會公眾信息知情權和公平權的必然要求。信息資源共享,是國家代表社會公共文化利益,保證社會信息主體實現知情權和利用權的重要舉措。高校檔案信息資源屬於公共信息資源,公共信息資源應該向所有的信息權利人平等地開放、利用。高校檔案信息資源共享是對高校的各種檔案信息資源進行合理配置,使社會不同的信息主體都能夠在平等的信息環境下獲取所需要的知識信息,最大限度地體現“信息面前人人平等”,最大限度地促進檔案信息資源的社會共享,保證社會成員平等地享有信息資源權利。
  2、 信息需求廣泛化和社會化的需要。網絡為用戶打開了認識世界、共享信息的窗口,使網絡環境中信息交流日益頻繁,極大地滿足了人們交流、獲取、共享信息的需求。而且隨著全球信息化和網絡化的發展,傳統的信息獲取方式已遠遠不能滿足人們信息需求飛速增長的要求,網絡的普及極大地推動了社會信息化的發展進程,使得信息更新周期大大縮短,社會信息總量急劇增加,越來越多的用戶已經或正在成為網絡信息服務的利用者。社會中每一位成員都將是信息和知識的需求者。用戶信息需求的廣泛化和社會化,客觀上提出了信息資源社會化共享的問題。
  3、高校檔案在信息社會中的戰略地位。隨著高校各項事業的蓬勃發展,迫切要求信息資源能實現充分共享,為領導決策提供全方位的信息決策支持,為學校教學、科研、管理等中心工作服務,形成一個良好的公共服務體系。高校檔案作為一種重要的信息資源,有著舉足輕重的地位和無可替代的作用,它具有一般信息可傳遞、可共享的屬性,檔案信息實現共享,將改變現時封閉、局限的服務方式,把單一、分散、封閉的檔案信息轉化為綜合、集中、開放、跨越時空界限的多元化、社會化的檔案信息,從而達到加強高等學校檔案的科學管理,促進整體業務建設的深化,充分發揮高校檔案的作用,及時準確反映高校職能活動的新情況、新特點,更好地為高校工作和社會主義建設服務的目標。
  
  二、“開放存取”與檔案信息資源共享的相通之處
  
  高校檔案信息資源共享是高校檔案事業適應社會發展要求的必然趨勢。通過對“開放存取”與檔案信息資源共享的比較,可以發現兩者在產生的社會背景、秉持的理念及特性等方面有著諸多類似之處,這也成為“開放存取”在高校檔案信息資源共享構建中能被引以為鑒的可行性因素。
  1、社會時代背景的相似性。計算機及網絡技術的飛速發展改變了世界,也為信息的傳輸開辟了一條嶄新通道。人們對信息的索取向不受時空限制、面對信息源直接檢索而獲取信息的方向發展,極大地加快了速度,降低了成本,信息的傳遞變得極為便捷。“開放存取”就是在上述條件下出現的利用計算機和網絡進行運作的傳播學術信息資源的運動。計算機及網絡改變著世界,當然也改變著檔案領域,使網絡環境下的檔案信息資源共享成為可能,改變了檔案在實體形態中多為孤本、傳遞信息功能低、靠直接讀取原件獲得信息的方式導致檔案信息的效用存在很大局限的狀況。網絡信息以其開放的、互動的新型信息結構取代傳統信息的封閉的、自上而下的傳遞模式,大大拓展了檔案信息傳播範圍,提高了檔案信息的傳播效率。
  2、理念的一致性。開放存取倡導免費、開放的理念,以求借助網絡將各個學科和領域的信息資源及時迅速、無障礙、高效率地傳送給每一個需求者。而在當今社會發展速度加快,經濟步入知識時代的形勢下,自由無障礙地、完整地利用信息也正是檔案信息資源共享所追求的核心目標。檔案領域正需要借助“開放存取”這樣的理念來指導自身的實踐,真正樹立為全社會提供全面信息服務的開放的檔案管理思想,大力開發檔案信息資源,使隱性知識轉化為顯性效益,實現其存在價值,促進人類的進步與發展。
  3、特征上的共同性。“開放存取”信息資源主要有以下幾個方面的基本特征:(1)在信息交流內容方面,開放存取提供學術交流平臺,對具體交流的信息只有質量上的控制,而沒有內容和形式上的嚴格限制。(2)在獲取途徑方面,強調開放傳播,為此要使同一文獻可以以多種途徑檢索與閱覽,交流範圍覆蓋整個互聯網,各系統間具有良好的互操作性,以免費或收取少量費用的方式減少獲取障礙。(3)在文獻的使用權限方面,極大地擴充了讀者對文獻的使用權限,可以為教學、研究、學習等目的而公開復制、打印、利用、擴散、傳遞和演示。(4)在交流方式與交流效率方面,重視提高信源、信宿交流的直接性和互交性,可以實現作者、讀者、編輯之間一對一、一對多、多對多的交互模式,重視提高學術交流的時效性,增進文獻處理自動化程度,縮短出版周期。而“開放存取”的這些特性正契合了人們期望檔案信息資源共享中系統所擁有的特性。
  
  三、基於“開放存取”理念實現高校檔案信息資源共享的探索
  
  1、樹立高校檔案信息資源共享的服務新理念
  (1)樹立“信息共享”的服務理念。隨著高校教學、科研工作的發展,高校師生挖掘信息需求也在日益增長。這就客觀上要求高校檔案館信息資源服務的出發點與落腳點,都必須堅持以人為本,形成“信息共享”的理念,在開展檔案信息服務過程中,註重解決問題、滿足信息需求,發揮網絡環境優勢,達到“信息共享”的基本要求。
  (2)樹立“公平、主動、開放”的服務理念。隨著信息公開的推進,高校檔案部門面臨的將是頻繁利用檔案的公眾,這決定了檔案的服務性、公共性和開放性功能需要日益增強。要做好檔案信息資源共享工作,使之充滿生機和活力,檔案部門應樹立主動服務意識和超前服務意識,本著“一切為了群眾,一切方便群眾”的原則,建立更為便民利民的檔案信息開放與共享機制。
  (3)樹立“以利用者為中心”的服務理念。“以利用者為中心”就是要滿足利用者的利用需求。利用者的利用需求是多種多樣的,檔案部門就需要以利用者的需求為導向,樹立“以利用者為中心”的理念。改變以往在檔案的保護、開發與利用服務中一貫采取的以檔案為中心的思路,轉而采取以檔案利用者為中心的思維方式和行為準則。
  2、整合高校檔案信息資源,加強特色資源數據庫建設
  高校檔案信息資源建設是檔案資源實現共享的基礎。離開這一基礎,檔案信息資源共享就成了“無源之水”。對於各個高校檔案館來說,加快檔案資源建設,要把好檔案收集關,擴大征集檔案的範圍。既要內容全面,又要註意特色,既要註意當前需要,又要兼顧長遠利用,保證庫藏檔案資源充足、有效、高質,為檔案信息資源共享做好貯備工作。更重要的一點是在優化傳統檔案管理與服務工作的基礎上,加強特色資源數據庫建設。
  (1)建立數字化館藏檔案基本目錄數據庫。根據學校各類檔案基本情況,通過著錄標引,建立起以原始保存狀態為編目單位的各種檔案基本目錄數據庫,即傳統手工案卷目錄和卷內目錄的數字化,且能通過計算機檢索與編目。
  (2)建立學生成績學籍數據庫。從新生網上錄取的那刻開始,就將學生的基本情況錄入學籍庫。有了對應的高水平檔案主頁,就能通過高校的網絡系統,在學生成績產生的同時直接轉為學生成績數據,一旦學生畢業,學生成績和學籍庫就同時建立起來,成為學生真實情況的反映。滿足畢業生走入社會找工作、考研、出國深造出具檔案證明材料的需要,以及為甄別學生畢業證、學位證的真偽提供確切的證據。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com   (3)建立教師業務檔案數據庫。每位教師自參加教學工作起,他的學識水平、教學實績 、技術職務、科研成果,都在不斷地變化,也在不斷地增加和豐富。通過建立教師業務檔案數據庫,可以歷史地、全面地記載下教師在教學、科研中的工作成績,客觀地、綜合地反映教師業務能力、學術水平和工作實績。而且通過對教師業務檔案數據庫的動態訪問利用,也是構建人才信息庫,為領導全面了解教師隊伍狀況、培養與使用教師、提高師資隊伍的整體水平和教育質量提供依據。
  (4)建立科研技術成果動態數據庫,這樣既可以了解學校的科研動態,也可以為科研物化和推廣提供軟件支持。建立完善的科研成果動態數據庫,將科研成果在網上公布,就可以為科研成果的轉化創造更多的機會。
  (5)建立名人檔案數據庫。高校是科技精英和文化精英薈萃的地方,這些知名人士在教學、科研、管理和社會活動中產生的材料,具有十分重要的保存價值,對於了解高校的歷史變遷、學科沿革、學術思想的發展有著重要的參考和查證作用。名人檔案中記載了名人多年辛勤耕耘的成果,嚴謹治學的業績,為祖國科教事業的崛起而頑強拼搏、無私奉獻的精神風範,是師生學習的榜樣,是啟迪和激勵年輕一代不可多得的生動教材。高校檔案館建立名人檔案就可以把這些材料收集整理,建立系統、完整的名人檔案數據庫,從而豐富了館藏,傳承了文化。
  3、積極拓展檔案信息資源共享的新途徑
  高校檔案部門應積極研究“開放存取”中信息資源建設思路,拓展檔案信息資源共享的新途徑,更好地為學校和社會以及公眾服務。
  (1)各高校間建立檔案信息集成系統。為了進一步推動本校信息化的快速發展,各個高等院校都加快了信息化建設的步伐,建立了適合本校信息共享的硬件平臺、軟件平臺以及應用系統,初步實現了教務、科研和各項工作的計算機網上管理。但是,由於各個高校信息化建設采用的硬件平臺、軟件平臺和應用系統等不相同,而且不同的檔案部門或同一檔案部門的不同的信息化業務環節會采用不同的多種多樣的信息技術,使用不同的管理軟件,這樣就形成了信息資源共享的技術壁壘。因此,各高校間的檔案部門無法形成信息互訪機制,給檔案館接收數字檔案並有效整合信息資源帶來了極大的困難,難以實現檔案信息資源的充分共享。聯合各高校構建檔案信息集成系統,聯合各個異構的應用系統,實現檔案信息資源的整合、加工和綜合利用,就能夠形成一個互相融合的整體和功能最強、效果最優的系統,實現高校檔案信息資源共享。
  (2)利用信息推送技術提供信息資源共享的個性化服務。所謂推送技術是與有關媒體合作,利用其信息推送軟件,向因特網的廣大用戶主動地發布、推送各種所需信息。用戶可先向系統輸入自己的信息需求,然後系統就能主動對數據庫等資源進行有針對性的搜索,並利用智能化手段挖掘顯性信息中的隱性知識,從而得到讀者所需要的學科知識、專業細化的知識、面向課題的知識等等。並定期將有關信息推送至讀者的主機上,使讀者一次輸入請求,就能定期的、不斷的接收到定制的最新知識。
  (3)通過信息挖掘技術開發高校檔案信息資源。傳統的簡單調閱、淺層次的檔案利用顯然不能滿足學校和社會對高校檔案資源的利用需求。網絡信息挖掘是指在大量訓練樣本的基礎上,得到數據對象間的內在特征,並以此為依據進行有目的的信息提取。網絡信息挖掘技術具有采集動態網頁的功能,可以自動辨別網頁的內容,通過網站提供的查詢接口對數據庫中的信息進行閱歷和分析整理,提取相關信息導入信息庫,可以達到擴大利用面、優化利用效果、全面實現高校檔案信息資源共享的目的。
  對於“開放存取”環境下“高校檔案信息資源共享”研究既具有學術理論研究的價值, 又具有實踐運用的價值。在理論研究上, 它不僅符合檔案學學科體系建設與拓展的新趨勢, 有利於學科知識體系的完善, 而且對於已有的檔案學關於檔案信息屬性、檔案開發利用、館際協作、資源整合等專題的進一步研究也有促進作用。從實踐運用上, 它不僅為檔案信息資源的共建共享提供理論指導, 尋求更合理有效的實現模式, 而且有利於在更大信息資源範圍內與其他資源類型實現共通。
  
  

參考文獻


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  6. 柯琳:《檔案信息資源共享述評》,《檔案管理》,2006年第1期。
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