試論檔案目錄與政務信息資源目錄體系的關系

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 於華
上傳時間:2010/11/3 10:26:00

  一、檔案目錄與政務信息資源
  目錄體系的內在聯系
  
  檔案目錄是按照一定的次序編排而成的條目匯集,是檔案管理、檢索和報道的工具。①經過長期的實踐和積累,檔案機構根據豐富的館藏和多樣的檔案利用需求,形成了管理型、檢索型、報道型等多種類型、不同結構的檔案目錄。隨著相關技術的發展,檔案目錄逐漸從以卡片式、書本式為主的手檢目錄發展為機讀目錄;進入電子文件時代,檔案目錄數據庫成為了主流形式,實現並擴展了檔案目錄的各項功能。無論檔案目錄以何種形式存在和表現,其編目都是按照一定的著錄項目、著錄格式、著錄符號、著錄用文字等著錄規則,對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程,以及按照科學的規則和方法,把檔案條目組成系統的檔案二次信息系統的過程。
  政務信息資源目錄體系以國家統一的電子政務網絡為基礎,通過構建覆蓋中央、省、市、縣的多級政務信息資源目錄體系技術總體構架,采用元數據對共享政務信息資源特征進行描述,形成統一規範的目錄內容,通過對目錄內容的有效組織和管理,形成部門間政務信息資源物理分散、邏輯集中的信息共享模式,提供政務信息資源的發現定位服務,支持全國範圍內跨部門、跨地區的普遍信息共享,方便用戶發現、定位和共享多種形態的政務信息資源,支持政府的經濟調節、市場監管、社會管理和公共服務。
  首先,檔案目錄和政務信息資源目錄體系的目的和作用具有一致性。它們都是運用了目錄控制的思想,將目錄作為組織管理和檢索利用信息資源的一種基本機制。它們都是通過在微觀上著錄、標引、規範控制和在宏觀上利用選擇、描述和檢索控制等手段,實現對信息資源的整合、管理、發現與定位,協調和引導信息資源的流動和有效利用,以此解決信息組織、分類、存儲、檢索、定位、獲取等問題。比較而言,政務信息資源目錄體系更偏重於檢索型目錄,是通過建立信息庫系統和目錄內容服務系統,方便用戶發現、定位所需的政務信息資源,促進信息資源的共享和利用;而檔案目錄是以檔案管理為基礎,根據檔案目錄類型的不同,相應地側重於管理、檢索和報道,或是幾種用途的組合。
  其次,檔案目錄和政務信息資源目錄體系的編目內容具有內在的聯系。據統計,目前各級政府部門的政務信息資源約為全社會信息資源總量的80%,其中約50%的政府信息在辦理和使用完畢後作為檔案存入檔案保管部門,有的地區政府形成的檔案甚至達到當地檔案館藏的絕大多數。如圖1所示,在《政務信息資源目錄體系》中,檔案是政務信息資源的主要內容之一;而從檔案資源的角度看,政務信息資源是館(室)藏檔案的重要組成部分。
   试论档案目录与政务信息资源目录体系的关系
  如果說文件與檔案表示的是同一事物的不同運動階段,那麽政務信息資源與檔案也相應的存在這種同一事物先後相連的內在聯系。如圖2所示,隨著時間的推移,政務信息資源由現行利用,經歸檔過渡到檔案室保管階段,滿足一定條件後移交至檔案館保管利用。我們可以姑且將政務信息資源與文件等同理解,只不過政務信息資源在載體形態、服務對象、管理及利用方式等方面與傳統紙質文件有所不同。
  政務信息資源歸檔後,在檔案室保管階段,為便於管理利用,也需按照有關標準形成室編目錄;移交進館的檔案,還須由檔案館賦予檔號等著錄內容,作為管理、檢索利用等的標識。我國檔案目錄早已有之,以檔案館編目錄為主且相當成熟穩定。室編目錄也屬檔案目錄範疇,其編目對象亦可列入政務信息資源目錄體系中。可以說這部分具有同源性的信息資源將檔案目錄和政務信息資源目錄體系緊密地聯系了起來。但我們目前通常所說的檔案目錄是指館藏檔案目錄,我國於2007年正式發布的政務信息資源目錄體系與之相對獨立,因而政務信息資源目錄體系與檔案目錄是對同一事物所處的不同時間階段進行的獨立編目。
  试论档案目录与政务信息资源目录体系的关系
  由於目前這兩個目錄之間並未建立起關聯,那麽,處於政務信息資源目錄體系之下的應歸檔或已歸檔的信息資源,在進入檔案館保管階段並經館編目錄加以管理和控制之後,不易再通過原利用體系獨立對其進行查找利用;檔案館也不易通過目錄控制的方式對應歸檔及尚未進館檔案進行前端控制和全程管理。
  
  二、檔案目錄與政務信息資源目錄體系編目的比較
  
  正因為檔案目錄和政務信息資源目錄體系之間內在的聯系,且無論是檔案目錄還是政務信息資源目錄體系,目錄編制均為核心,由此對二者進行比較。
  
  (一)檔案目錄的著錄項目與政務信息資源目錄體系中核心元數據的比較
  著錄項目是檔案目錄的基本構成單元,是編制檔案目錄的基礎和條件。元數據是描述政務信息資源特征的數據③,在政務信息資源目錄的編目、建庫、發布和查詢中發揮著重要的作用。因此我們將《檔案著錄規則》(DA/T18—1999)規定的著錄項目、《政務信息資源目錄體系》核心元數據及《北京市綜合檔案館目錄數據庫結構與數據交換格式》中部分數據庫的著錄項目進行比較。
  1、《北京市綜合檔案館目錄數據庫結構與數據交換格式》中的文書文件、案卷目錄庫的著錄項目基本使用了《檔案著錄規則》中的著錄項目,但省去了稿本與文種項、載體形態項、附註與編號項等著錄項目中的內容,增加了開放狀態、檔案復制類型及編號等著錄內容。案卷目錄數據庫和文書檔案文件目錄數據庫同屬管理型目錄,但著錄項目也因級次的不同而有差異。所以在編制檔案目錄時,著錄項目的選定並非一成不變,而是要根據目錄類型、級次、專題、分類方法等的不同加以選擇。此外,無論是《檔案著錄規則》規定的著錄項目,還是《北京市綜合檔案館目錄數據庫結構與數據交換格式》中列出的字段名稱,都是反映文件或案卷的內容和形式特征,而不包括相應的結構和背景信息。
  2、檔案著錄項目與《政務信息資源目錄體系》中核心元數據的關系:(1)交叉關系。如信息資源名稱、信息資源摘要、信息資源提供方、信息資源發布日期、關鍵字等核心元數據與檔案著錄信息中的題名、責任者、提要、時間項、關鍵詞等,可以通過技術等手段進行轉化。(2)不是所有核心元數據都是檔案著錄信息源,如全宗號、目錄號、案卷號、頁(件)號、縮微號、載體類型、密級、保管期限、開放狀態等明顯體現檔案專業特性的著錄項目,無法從元數據中提取,需要人工進行編制。(3)有些核心元數據,如信息資源標識符、元數據標識符等可以在文件形成與管理過程中自動形成的元數據實體及元素,目前在檔案目錄中尚未體現;對信息資源分類的有關信息、在線資源鏈接地址、服務信息、元數據維護方等核心元數據的著錄內容,也尚未列入檔案目錄的著錄信息之中。
  
  (二)檔案著錄條目和政務信息資源核心元數據編排組織的比較
  檔案目錄和政務信息資源目錄體系共有的條目編排方法是按主題類別分類編目。我們就以此對二者進行分析比較。
  檔案分類標引時,應首先對檔案文件進行周密地主題分析,確定文件、案卷所論述的事物中,哪些主題應予以標引,能為利用者提供檢索途徑,然後根據主題性質,到《中國檔案分類法》中查找其所屬的類目④,並準確地給予分類標識。政務信息資源的主題分類也是通過對主題分析的結果進行分類,再確定類目名稱和類目編碼。不同的是:
  1、分類依據。檔案主題分類主要依照《中國檔案分類法》,政務信息資源分類主要依據《主題分類類目表》。
  2、類目設置。《中國檔案分類法》設置了19個基本大類,每一基本大類下再根據需要設置若幹屬類。而《主題分類類目表》則規定了21個一級類及133個二級類。

免費論文下載中心 http://www.hi138.com   3、標識符號。檔案分類采用漢語拼音字母與阿拉伯數字相結合的混合號碼制,用一個字母表示一個大類,以字母的順序反映大類的序列。在字母之後,采用數字編號制,用數字表示大類下類目的劃分,數字的位數一般代表類目的級位,遵循層累制原則。⑤政務信息資源目錄體系中類目代碼編制規則是:分類類別用1位大寫羅馬字符表示,“Z”代表主題分類;一級類用1位大寫羅馬字符表示;二級類用1位大寫羅馬字符及2位阿拉伯數字表示。即在主題分類中,分別用“A”至“W”標識21個一級類,用大寫羅馬字符“A”至“Z”加兩位阿拉伯數字“00”標識二級類。
  4、著錄要求。在《檔案著錄規則》和《北京市綜合檔案館目錄數據庫結構與數據交換格式》中,分類號分別為必選項、可選項,且均無著錄類目名稱的規定;在《政務信息資源目錄體系》中,“信息資源分類”是必選核心元數據,其中包括分類方式、類目名稱、類目編碼等元數據元素。這在一定程度上體現了檔案分類標識和政務信息資源類目編碼在檢索利用頻次和各自目錄系統中地位的不同。
  
  (三)檔案目錄與政務信息資源目錄體系編目技術的比較
  隨著計算機技術的發展和普及應用,紙質檔案目錄逐漸淡出,檔案目錄數據庫形成規模。由於我國尚未出臺全國統一的檔案目錄數據庫結構標準,因此本文參照《北京市綜合檔案館目錄數據庫結構與數據交換格式》及《政務信息資源目錄體系》編目系統技術要求,對二者主要的編目技術進行比較。
  1、檔案編目要根據目錄作用和編目對象特征、級次、序列等,有針對性地具體設定符合實際利用需要的各種檔案目錄數據庫結構表、使用說明與數據交換格式。政務信息資源的編目要根據編目對象的具體粒度采用不同的單位編目。
  2、檔案目錄數據庫普遍為Xbase關系型數據庫。在編制檔案目錄時,首先根據規定,在數據庫管理系統中設定目錄字段名稱、字段名、字段類型、字段長度等,再由人工將著錄信息插入到該數據庫相應的表格中。而插入過程只能針對事先定義好的字段結構。這一過程對未被事先定義字段結構的著錄內容無能為力,除非更改數據庫結構,如增加表的字段或者新的數據庫表。跨平臺、跨系統的數據交換是通過擴展名為.DBF的Xbase關系型數據庫文件格式實現。⑥經過壓縮、分割處理的數據交換文件,應將其解壓縮、合並後再進行交換。⑦
  3、政務信息資源目錄體系基於XML技術。XML應用面主要分為文檔型和數據型兩種類型。前一類型中,XML存放整個文檔的XML數據,然後XSLT將XML轉換、解析,結合XSLT中的HTML標簽,最終成為HTML顯示在瀏覽器上。而後者則是利用相關的XML API(MSXML DOM、JAVA DOM等)對XML進行存取和查詢。XML還可以作為信息傳遞的載體,主要是為分布式應用程序服務。XML文本本身不僅可包含信息內容,還涵蓋了信息結構。只要是格式正確的XML文本,都可以隨時添加到數據庫裏,並可以與分布式的應用進行數據交互。比較而言,XML和數據庫的聯合兼有關系數據庫和面向對象數據庫的優勢,因此基於XML技術的政務信息資源目錄比目前的檔案目錄數據庫更具擴展功能。此外,對編目對象、分類技術等的比較前文已有表述。
  
  三、檔案目錄體系
  
  與政務信息資源目錄體系的交互融和
  基於檔案目錄與政務信息資源目錄體系的內在聯系及上述異同點的比較,我們可以考慮在現有的檔案目錄與政務信息資源目錄體系之間建立交互渠道。具體做法是建立檔案著錄項目和政務信息資源目錄體系核心元數據的映射關系,利用已有技術,采用現階段比較流行的WEB數據庫方式進行處理,使系統可以根據用戶的檢索請求,檢索相應的目錄數據庫,並將查詢記錄,以WEB的形式反饋給用戶,同時實現多種模式檢索服務,滿足不同權限用戶異地查詢需求。在實際操作中應考慮的問題主要有:
  1、檢索質量。檔案著錄項目和核心元數據在含義、編排組織、條目涵蓋範圍、特征等方面存在差異,如不能嚴格定義好映射關系,可能導致映射不清,擴大或縮小檢索範圍,從而影響查全率和查準率等檢索指標。
  2、檔案館內各目錄數據庫之間的系統關聯。檔案館如不能將各層級、類別的目錄數據庫系統組織關聯起來,充分發揮、擴展如檔號等共有著錄項目功能,將不利於實現兩個目錄體系的雙向映射,還可能增加檢索的復雜度,從而影響檢索質量與效率。
  3、使用權限。檔案目錄與政務信息資源目錄體系建立交互,在為利用者提供便利的同時,也可能帶來檔案內容安全的高風險,因而還應考慮對不同檔案利用者加以權限設定,設置針對立檔單位、查閱已開放檔案、查閱未開放檔案、查閱公民個人檔案信息等的不同接口,以滿足利用者通過一體化利用服務平臺,在相應權限內同時查閱檔案和政務信息資源中有關信息的利用需求,並盡可能保護好檔案安全,避免未到期或不宜開放的檔案向社會開放。
  總之,我們可以嘗試利用檔案目錄和政務信息資源目錄體系之間的關系,建立交互渠道,以促進檔案和政務信息資源的共享和利用。但是,我們也不能忽視實際操作中可能出現的上述或是更多有待進一步研究探討的問題。
  註釋:
  ①DA/T18-1999《檔案著錄規則》
  ②③GB/T21063.1-2007《政務信息資源目錄體系 第1部分:總體框架》
  ④GB/T15418-1994《檔案分類標引規則》
  ⑤孫鋼.檔案目錄學.檔案出版社,1991
  ⑥⑦北京市檔案局.北京市綜合檔案館目錄數據庫結構與數據交換格式.2007-02-02
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