試論檔案館信息資源的集成建設

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 馮厚娟
上傳時間:2010/11/2 15:34:00

  摘要:本文從服務理念創新著手,指出檔案館信息資源集成建設之路。在檔案館信息資源集成建設系統內,對用戶、檔案資源、信息技術、檔案館功能和外部環境這些要素進行集成優化,動態、優化地構建檔案館信息資源集成建設體系。
  關鍵詞:檔案館 信息集成 檔案信息資源 建設體系
  
  檔案信息集成服務,亦可稱為檔案信息資源集成式服務,或是“一站式”服務,即將信息集成服務理念應用於檔案信息資源建設中,在數字網絡環境下,通過對檔案信息服務各要素進行集成與動態的整合,構建優化的檔案館信息資源建設與服務體系,使用戶需求實現最大的滿足。在檔案館信息資源集成建設過程中,對用戶、檔案資源、信息技術、檔案館功能和外部環境進行集成優化,以用戶需求集成為中心,以館藏檔案信息資源集成為基礎,以信息技術集成為驅動,以環境集成為依托,以檔案館功能集成為過程,動態地構建檔案信息資源服務體系。
  
  一、用戶需求集成
  
  檔案館信息資源建設要明確以用戶為中心的服務核心,用“以人為本”作為判斷標準,審視檔案工作的方向、重點和成效,審視檔案館基礎設施和信息服務能力建設。
  1.用戶的管理
  用戶需求集成首先需要對用戶的含義進行界定。以用戶為中心不能只考慮到當前的用戶,此“用戶”應是大範圍的、包含未來的,檔案工作的遠瞻性也要求檔案信息資源共享應以歷史大局的需求為導向,為整個歷史的發展進程提供服務。故而在集成整合檔案信息資源時要考慮檔案資源的長遠價值,對潛在的、長期的用戶進行預測,對用戶信息進行集成管理。
  2.需求的集成
  用戶需求集成管理是檔案信息資源建設“以人為本”思想模式的一個重要表現。要推進檔案館信息資源建設,便要了解用戶,需要對用戶需求狀態進行跟蹤,建立並維護與用戶達成的契約,建立對用戶需求的可測試標準體系等。可借鑒圖書館建立一個專門的信息服務咨詢臺或是虛擬檔案信息咨詢服務中心,直接與用戶接觸,向用戶提供館內的資源和服務的基本信息,協調不同的服務機構滿足用戶的需求,或設立專門的部門與人員,分析較復雜的用戶需求。建立用戶需求管理部門,制定明確的服務協定和完善的服務規範,暢通讀者信息反饋渠道。①
  
  二、館藏檔案信息資源集成
  
  館藏檔案信息資源集成是檔案館信息服務建設的物質基礎。學者畢建新、張照余曾從標準、技術和組織管理層面對檔案信息資源集成進行了闡述,②筆者認為檔案信息資源共享之資源集成最基本的內容是檔案信息資源的集成。
  1.資源的有效
  “有效”的資源是檔案信息資源集成整合的第一步。檔案信息資源集成整合時不僅要講究數量上的“合”,更要註重質量上的“合”,要保證對公眾提供的檔案信息資源都是有實用價值的,要保證整合時檔案信息資源的可用性與可開放性。故要做到以下兩點:一要及時對館藏檔案進行解密降密,保證可開放檔案資源的內容與範圍更新。 二要緊隨時代特征和社會民生潮流,篩選符合當代社會需求與時代主題的檔案資源,繼而進一步挖掘檔案知識內涵,豐富檔案內容,實現檔案信息資源有效共享。
  2.集成的有效
  手段的有效是檔案信息資源有效集成的重要步驟。在進行館藏資源結構調整時,不能盲目地、不切實際地強調館藏檔案結構上的完整,因為從全國檔案館藏分布實際來看,即使是綜合檔案館內的館藏檔案也不可能是真正的綜合,這是由我國特殊的政治體制以及檔案事業體制決定的,如城建檔案館與綜合檔案館之間的矛盾等。在整合檔案信息資源時要分析社會對檔案信息的需求,分析信息用戶的特征,繼而針對性地整合優化館藏檔案信息資源,一要豐富和優化館藏內容和結構,建構平民化的檔案館藏;二要加強特色館藏的建設,並通過一系列專題服務形式進行開發利用的工作,以實現多元一體化的服務模式。
  
  三、信息技術集成
  
  信息技術集成要敢用、善用新技術,利用網絡技術構建一個虛擬環境,營造一個虛擬共享平臺。在這個數字環境中,用戶通過各種功能界面,通過安裝網絡搜索引擎,獲取電子檔案資源及其他信息資源。然而對各種信息技術,也不能盲目地應用。
  1.敢用新技術
  檔案界在談到現在網絡技術對檔案工作的運用時多用“新”這個字眼。實際上這個“新”只是相對於檔案工作的傳統手段而言的,而這些媒體、網絡、計算機技術在計算機行業、其他學科領域以至圖書館學領域都早已被運用。面對現在科技的發展及社會發展的壓力,檔案學科需要這些網絡通信技術來提升自己的工作效率,故面對這些“新”技術,我們要敢於去利用,去構建檔案信息資源的共享場所,拓展檔案工作的空間。
  2.善用信息技術
  檔案信息資源開發利用離不開網絡技術的驅動,善用信息技術要用集成的思想管理這些信息技術,包括技術集成與檔案網站集成。信息技術集成指除了擁有獲取電子資源的軟件外,還應安裝各種軟件,提供一致、快捷的用戶界面和簡明詳細的電子版使用指南。在充分利用數字檔案館資源的基礎上,加強一站式搜索引擎、知識導航、虛擬參考咨詢、虛擬社區檔案、專題論壇、培訓課程與預約系統等內容的建設。③檔案網站集成指檔案館要在《全國檔案信息化建設實施綱要》的指導下,加強自身的信息化建設,實現政府上網工程,進一步在總體上加強館際間的網絡建設,實現彼此間的聯網工作,從而實現彼此間檔案信息資源的共享。目前,全國基於互聯網的檔案網站已逾千個,且都直接或間接地鏈接在一起,供登錄者了解館藏範圍,檢索檔案文件的目錄信息。這種方式被稱為“網站集群”。④ 免費論文下載中心 http://www.hi138.com   四、服務環境集成
  
  服務環境集成即要把檔案信息資源建設放入社會各種環境中,對各個環境綜合分析,獲取檔案信息資源建設的有利因素,進而采取相應措施,聯合其他外部環境力量共同推進檔案館的信息服務建設。
  1.環境的集合
  在信息化及檔案信息化這一大時代背景下,檔案信息資源集成建設面臨著各種外部環境。一是近年來政務信息環境的形成為檔案信息資源共享建設提供了客觀的條件。二是國家法制法規如《中華人民共和國信息網絡國際聯網管理暫行規定》、《互聯網電子公告服務管理暫行規定》等的逐漸建立為檔案信息資源集成建設提供政策環境。三是國家網絡基礎設施的不斷改善以及數字化技術、數據庫技術、網絡通信技術、多媒體和超文本等技術的發展為檔案信息資源集成建設提供了技術支撐環境。
  2.協同共建
  我國檔案館信息資源集成建設的要素和措施紛繁復雜,既包含檔案工作的專業範圍,又涉及了理學、計算機技術等領域,實際操作時須把這些因素緊密結合起來考慮。不僅要認識到這些措施的重要作用,還要弄清楚它們之間的關系,使其能夠和諧共處,共同發揮作用。
  2008年5月1日《政府信息公開條例》的正式實施,為綜合檔案館向公共檔案館轉型提供了一個良好的契機。檔案部門參與了政府信息公開工作,成為政府部門公開政府信息的場所,拓展了檔案服務工作的領域。檔案館借此機遇向公共檔案館轉型,更加突出其服務性、公共性和開放性,更加體現出檔案部門所應該具有的文化價值。因而我們應借此時機,發揮協同理念的思想內涵,加強與政府部門的合作,共同做好政府信息的公開,服務社會。同時,社會用戶也是檔案館信息資源集成建設體系中的重要部分。要以人為本,從用戶需求出發,以豐富的檔案信息資源滿足用戶的需求。並建立用戶反饋機制,對檔案館的服務質量進行評價,形成檔案館與用戶的互動,最終在檔案館信息資源集成建設這一動態服務環境中,檔案館、政府部門與社會用戶三者協同合作,共建共享,共同推動檔案館工作向前發展。
  
  五、檔案館功能集成
  
  功能集成是信息共享空間理念⑤的理論基礎之一,它是一種使相關多元信息有機融合並優化使用的理念。國內相關公共檔案館建設也應用了功能集成的理念,且取得了一定的成效。如2004年4月建成的上海市檔案館外灘新館便是集決策參考、展覽教育、社會課堂、咨詢利用、信息集聚和傳播、市場服務、學術交流、文化休閑等八大功能為一體的一種新的服務窗口。
  現要將檔案館信息資源建設看成一個功能集成的過程,將檔案館的各種功能,如檔案保管、檔案研究、存史資政、展覽教育、社會課堂、咨詢利用、信息集聚和傳播、市場服務、學術交流、文化休閑等,通過依托整合的檔案資源基礎,先進的技術驅動,優化構建檔案館的服務模式與體系。通過功能集成,實現檔案館的集成化“一站式”,將信息開放存取環境中的檔案信息資源系統與服務體系進行無縫式鏈接,實現檔案管理與利用工作“管理無縫隙,服務無邊界”的新要求。
  
  註釋:
  ①⑤任樹懷,盛興軍.信息共享空間理論模型建構與動力機制研究[J].中國圖書館學報,2008(4):34-40.
  ②④畢建新,張照余.基於共享網絡的檔案信息資源集成研究[J].湖北檔案,2008(9):12-17.
  ③王夢.基於信息共享空間視角的公共檔案館建設[J].蘭臺世界,2009(3):11-12.
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