試析企業檔案鑒定工作存在的問題及對策

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 李春燕
上傳時間:2011/7/13 16:12:00

(論文網)   摘要: 本文结合作者的實際工作經验,闡述了企業檔案鑒定工作中存在的主要問題,介绍了北京建工集團檔案鑒定工作的具體做法,提出了進一步加強企業檔案鑒定工作的對策與建議。
  關键詞:檔案鑒定問題 對策 建議
  
  一、企業檔案鑒定工作存在的主要問題
  
  1.檔案數量急劇增長,給档案鑒定工作帶來壓力。以北京建工集團為例,從1953年北京市建工局成立(北京建工集團前身)到1968年,檔案室保存的文書檔案為1945卷。進入八十年代,各類檔案逐漸完善,截止到1988年,檔案室保存档案為12942卷,20年裏增加了5倍多。到2010年,集團保存檔案達34508卷、10206件。在此期間,已將1988年以前室存永久、長期的5269卷文書檔案移交北京市檔案館。如此龐大的檔案數量,加之企業檔案人員身兼數職,難以投入很大精力開展檔案的鑒定工作。
  2.檔案鑒定工作風險大,責任重。檔案具有不可再生性,一旦銷毀,無法挽回。現實中,企業面臨的檔案庫存矛盾再大,困難再多,與鑒定失誤相比,責任還是要小得多;只要檔案保存在庫房中,檔案人員就踏實。這不僅代表了一部分檔案人員的心態,也代表了一部分領導的心態。正是這種求穩保守的思想,直接影響著檔案鑒定工作的開展。
  3.檔案鑒定標準缺乏可操作性。在工作實踐中,往往感到現行标準缺乏可操作性。一是基建檔案,保管期限分為永久、長期、短期三個檔次,一般以單項工程為一套,一套基建檔案少則幾十卷,多則上千卷。檔案人員很難在成百上千卷的檔案中,挑選到期的檔案進行鑒定,造成基建檔案的鑒定成為一紙空文。二是檔案保管限期表條款概括性很強,使檔案人員理解的隨意性加大,可操作性減少。例如《會計檔案管理辦法》中明確規定了會計檔案的保管期限,但是在執行中,如果只按照保管期限進行檔案的鑒定與銷毀,而不考慮會計檔案可能涉及的債權債務、税務等問題,勢必造成誤鑒。
  4.档案鑒定工作缺乏監管,無制度約束。在我國現行檔案管理法律規章中,沒有關于過期檔案不開展鑒定销毀應追究責任的條文,致使档案鑒定工作一直無法納入到檔案管理的計劃之中。
  
  二、北京建工集團檔案鑒定工作的具體做法
  
  1.檔案鑒定工作制度化、程序化。北京建工集團從90年代初建立了檔案鑒定工作制度,檔案鑒定工作納入日常工作程序。每年年初,檔案部門根據室存各種檔案的到期情況,確定需要鑒定的範圍,逐卷、逐件进行清點造冊,分批、分期進行鑒定。對需要延長保管期限的案卷,在有關目錄及案卷備考表中予以註明,繼续保存;對應當銷毀的檔案,編制“銷毀清冊”一式兩份,按程序予以銷毀。
  2.成立檔案鑒定機構,層層把關。建工集團自2003年成立了档案鑒定領導小組,小組成员由主管檔案工作的領導、有關職能部門負責人及檔案機構或專職人員組成。領導小組負責本單位檔案鑒定及銷毀的最終审定,具體工作由檔案部門(或專職檔案人员)和與檔案內容有关的職能部門共同承擔。檔案鉴定機構的成立,有效避免了檔案鑒定工作的主觀性、隨意性,確保了檔案鑒定工作的準確、無誤。
  3.制定切實可行的歸檔範围及保管期限。根據機構變化和職能的調整,北京建工集團檔案部門每年對歸档的範圍和保管期限進行修訂。對利用價值不高的檔案,不是機械地套用保管期限表,而是采用靈活的方法,降低了部分檔案的保管期限。例如各业務系統的年報,包括幹部情況年報、檔案年報等,由过去的永久保管降為長期保存。再如科研檔案管理中,過去集團檔案室一直保存著二級單位獲得集團先進的科研檔案,而此部分檔案在二級單位的檔案部门已有保存,因此,2004年開始,這部分檔案不再列入集團公司的歸档範圍。另外,在修訂归檔範圍時,切忌檔案部門一人做主,要廣泛征求意见,由業務部門主管领導、兼職檔案人員共同劃定。
  4.選擇本单位形成的文件材料作為歸檔重點。本單位形成的文件材料,直接反映了本單位的經營活動和發展軌跡,應作為歸档工作的重點。然而在实際工作中,我們發現上級文件往往成為各單位歸檔的重点。近幾年,建工集團一直在糾正这種傳統的認識誤區,要求上級文件需要本單位貫徹執行的,列入短期保存範圍,上級普發性的文件不再納入本单位的歸檔範圍。通過幾年的努力,各單位只註意留存上級文件和本單位“紅頭文件”的做法有所改觀,加強了反映本單位主要经營活動和發展面貌的重要文件的留存,如領導講話稿、各种會議記錄、重要的专題調查材料等,剔除了大量無用文件的保存,提高了歸檔质量。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
  5.對不同類型的档案,采用不同的鑒定、處置方法。一是文書檔案的鑒定銷毀工作由檔案部門統一負責,业務部門責任人及兼职檔案人員共同參與,对銷毀清單逐一審查,經鑒定無誤後,簽字確認,按规定程序銷毀。如在鑒定中對個別文件無法把握,則在檔案部門繼续保存,與下一批到期檔案一同鑒定。二是會計檔案的鑒定銷毀工作由财務部門主責,財務總監、財務人員和檔案人員共同參與,按照《会計檔案管理辦法》的規定,同时強調會計檔案涉及的債权、債務及稅務問題必须清理完畢,經鑒定無誤後,签字確認,按照規定程序銷毀。三是工程技术檔案。作為施工企業的北京建工集團,工程技術檔案的管理不能按照建設單位基建檔案的管理要求進行,如果將集團所有承建工程的檔案都接收進檔案室,勢必造成档案信息量與檔案庫存的矛盾,不利於企業檔案工作的開展。我們的做法是,充分考慮施工企業的特點,將對施工企业確實有利用價值的檔案,如施工合同、工程結算、工程驗收、施工組織設計、施工方案等納入檔案管理範围,而將其他工程技術資料保存在企業科技質量部門,由科技質量部門負責其保管和鑒定工作。四是基建檔案。北京建工集團基建檔案劃定的保管期限為永久。近幾年來企业兼並、重組改制工作不斷深入,當基建項目產權發生變化時,基建檔案也隨著資產所有權的改變,移交產权所屬單位。五是設備檔案。將已經報廢的無保存價值的設备檔案,造冊銷毀,只保存設備銷毀目錄。對已經轉讓的设備,根據北京市《破產國有企业檔案處置暫行辦法》,隨資产所有權的改變,將檔案移交給產權所屬單位。六是撤銷企業。集團檔案部門參與對撤销企業檔案的鑒定、整理、接收、銷毀工作。我們的做法是:第一,鑒定標準依據北京市《破產國有企業檔案處置暫行辦法》,財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》及建工集團的《檔案管理辦法》。第二,提前介入,清點撤銷单位全部檔案。第三,成立由多方專業技術人員參加的檔案鑒定領導小組。第四,召開檔案處置工作會,确定檔案的歸屬、處置辦法。第五,對各類檔案逐一審查、重新鑒定,對具有保存價值的檔案造冊,集中管理,對確无保存價值的檔案造冊銷毀。近幾年,北京建工集團接收了13家撤並單位的檔案,接收文書檔案2953卷,會計檔案17913卷,鑒定銷毀撤并單位文書檔案644卷,設備檔案247卷,產品供應檔案156卷,會計檔案1687卷。
  以上種種做法,使北京建工集團的檔案鉴定銷毀工作得以順利開展。近幾年,我們鑒定銷毀文書檔案1345卷,會計檔案1382卷;指導審批二级單位銷毀文書檔案、會計檔案42775卷。
  
  三、做好企業檔案鑒定工作的对策
  
  1.更新观念,提高認識,創精品檔案。做好企業檔案的鑒定工作,首先應从認識上加以轉變,剔除只進不出、多多益善的思想。在具體工作中,應突出重點,集中主要精力保存最有價值的檔案,樹精品意識,建精品档案。只有這樣,才能在遭遇突發事件時,使最有價值的精品檔案得到及時穩妥的保管和轉移。
  2.完善制度,依法鑒定,定期鑒定。企業檔案鑒定工作不能有任何的等、靠、要思想,要充分依據《檔案法》科學制定企業檔案鑒定工作制度,根據企業發展和變化,不斷进行補充和改進,建立由企业主管領導、檔案人員、專業技术人員三結合的鑒定小組,有組織、有計劃、有步驟地定期開展檔案鑒定工作。
  3.提高鑒定人員整體素質。檔案人員一定要具備強烈的責任心和严謹的工作態度,熟练掌握檔案鑒定標準和專業知識,了解被鑒定檔案產生的時代背景,用歷史的、發展的、全面的觀點來鑒別檔案的價值,使檔案真正成為傳承文明、記錄歷史、服務社會、造福人類的財富。
  4.嚴把档案工作的每個環節。一是嚴把檔案收集關。在文件材料的收集整理之時,將無保存價值的文件從源頭上給予清除,使檔案优化問題解決於萌芽之中。二是严把鑒定關。對到期或已过保管期限的檔案進行重新鑒定。三是嚴把移交關。在向檔案館移交以前,進行檔案室阶段的最後一次價值鑒定,此時的檔案鑒定工作應由企業檔案管理人員和檔案館工作人員一同完成。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
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