淺談企業招標項目檔案管理模式

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文標簽:管理模式論文
論文作者: 劉軍
上傳時間:2011/7/13 15:55:00

(論文網)   摘要:招標項目檔案是具有招標資質的代理機构(一般是招標公司)業務檔案的重要組成部分。當前,招標項目檔案的管理是企業管理中的新課題。本文通過研究、分析招標項目檔案在企業中的地位、作用、現狀,探索招標項目檔案新的管理模式,以期實現企业招標項目檔案的規範管理。
  关鍵詞:招標代理機構項目档案管理模式
  
  隨著改革開放形勢的發展和市場機制的不斷完善,我國在基本建設項目、機械成套設備、科技項目、項目融資、土地承包、城鎮土地使用權出讓、政府采購等許多政府投資及公共采購領域,都逐步推行了招標投標制度。這对於創造公平競爭的市場環境,提高經濟效益,保證服務质量,防止招標投標中的腐敗現象都具有重要意義。
  北京國際貿易公司為綜合性國有外貿企業,從上世紀90年代初期開始承辦國際金融組織、世界銀行、亞洲開發銀行貸款項目的國際招標和對外采購以及政府采購项目的招標采購等工作。近年來,隨著國家改革開放的發展以及經濟全球化進程的加快,為適應首都經濟建設和發展,北京國際貿易公司轉變主營方式,先後獲取國家部委頒發的國際招標機構甲级資質、政府采購代理機構甲级資質、中央投資項目招標代理機構甲級資質和工程招標代理機构甲級資質,成為北京市国資委系統惟一具有“四甲”資质的招標代理機構,专業從事各類招標代理業務和進出口業務。近年来形成的招標項目檔案快速增長,檔案種類和來源更加多樣,檔案的管理和編研工作更加復雜,使企業檔案工作遇到了前所未有的挑戰。
  
  一、招標項目檔案在企業发展中的地位和作用
  
  首先,招標是指采用招標方式采購工程、貨物和服務的活動。招標項目檔案是招標采购業務工作中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體上的記錄,是企業業務活動不可或缺的重要文件材料。據統計,2007年-2010年6月,北京國際貿易公司完成的各類招標代理項目每年增長45%,各類招标代理業務已占公司總體經營規模的74%。我國《招標法》中明確规定,招標代理機構應當妥善保管招標過程中的文件資料,存档備查,並至少保存十五年。其特殊性決定了招標項目檔案必須管理到位。
  其次,招標项目檔案是圍繞一個獨立招標項目形成的具有保存價值的招标業務文件整體,是企業在經營活動中直接形成的有保存價值的不同形式的歷史記錄,具有憑證和參考價值。
  第三,建立資料完备、檢索便捷的招標項目檔案資源體系,充分發揮檔案工作服務保障作用,為檔案工作的可持續发展和企業以後的經營、管理、发展奠定堅實的基礎。
  
  二、企業招標項目檔案管理存在的主要問題
  
  據調查,近年來,在一些招標代理機構中,存在著以下四個主要問題:第一,重視不夠,觀念亟待更新。从企業的發展來看,經營業绩和經濟效益是企業的命脈, 而檔案工作效果難以立竿见影,不易引起重視。對招標檔案工作職能、意義的認識沒有提升到應有的高度,造成檔案工作從指導思想到具體工作都徘徊在較低水平。第二, 檔案管理制度有待補充修訂。企業對檔案的管理一般都有制度可循,但這些制度都有待健全與完善,比如鑒定销毀制度和借閱制度等,這反映出企業的檔案工作缺乏可持續發展和與時俱進的科學意识,從觀念和工作理念上亟待加强。第三, 檔案工作程序不規範,管理方法不科學。由於招標工作程序繁杂,業務經辦人員工作量大,往往忽略應歸檔文件的齊全,造成招標項目檔案在收集、歸檔、檢索、借閱等方面存在不規范的問題。第四,檔案室或庫房面积受單位辦公環境限制,檔案室內部資料存放零乱,不能保證招標項目檔案存放整齊有序,導致檢索、查閱時極不方便。
  
  三、新時期企業招标檔案的管理模式
  
  随著北京建設世界城市進程的加快,招標這種采购方式已成為大的趨勢。同时新時期招標代理機构的招標項目檔案的管理模式正處於被認識、梳理和接受时期。
  首先,應以《中华人民共和國檔案法》、《中華人民共和國招標法》等法律法规統領企業招標項目檔案工作,对招標代理機構檔案工作基本理念進行梳理,提升招標項目檔案管理模式、制度建设等方面的工作。根據招標業務特性,明確職責,執行招标項目檔案由經辦人收集、立卷、归檔、部門集中保管,單位檔案室統一進行鑒定、銷毀的流程。这有利於轉變業務部門人員意識中存在的一些誤區,認為檔案人員督促歸檔是給他們增加负擔、增加工作量。更重要的是,这種理念轉變了“開展此項工作僅僅是各部門配合專職档案人員”的錯誤觀念,使招標项目歸檔工作有了可以依靠的規範,這種新的理念將有效地促進招標企业各部門對自身工作職能與短期、長期工作目標的思考與整理,並圍繞招標項目立卷部门的自身職能,規範活動中可能产生的文件材料的業務內容、種類、載體。這樣始終強調“本企業職能”和“各部門工作實際”的檔案工作模式,也是考量其與立檔部門活动聯系的緊密程度及價值的重要依據,從而大大清晰了檔案工作的整體思路。 免費论文下載中心 http://www.hi138.com
  第二, 招標代理機構檔案工作的具體實施必須是一個系統工程,要求從上到下、從領導到檔案工作人員,都應該有明确的認識和清晰的思路。面對招标項目數量的日益增多,形成环節復雜,需要建立一個完善的檔案工作网絡,從基層開始,每個立卷單位都要配備相應數量的兼職檔案員,由檔案室進行業務指导和監督檢查,這樣才能保證招標文件收集齊全、整理規範、案卷質量达標,便於檢索和提供利用,為企業的發展和建設服務。
  第三,制度是保證,人才是關鍵,場所是基礎。為使招標檔案管理與業務的增長、企業的發展相適應,企業招標檔案管理應從自身實際出發,盡可能提供檔案庫房場所,檔案人員要加強與業務部门的溝通與協作,積极開展招標檔案管理綜合检查,加強招標項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀,確保其存放有序,查閱方便,嚴防損毀散失。
  綜上所述,企業的檔案工作是自身建設的重要環節,同時更是進行經營管理的重要基礎工作。只有糾正以往對檔案工作的認識偏見,以科學發展觀為指導,以社會档案信息需求為牽引,進一步與時俱進、解放思想,才能使招標檔案工作不斷取得新的進展,使企業的档案工作走上規範化、科學化的道路,將企業的建設提高到新的水平。
  
  

參考文獻


  1.薛匡勇.檔案收集工作理念探索[J].北京檔案.2009(12).
  2.唐鑫.北京建設世界城市的幾个重大問題[N].北京日報.2010-10-18.
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