淺議提高聲像檔案保存與利用效果的措施

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
上傳時間:2011/7/13 15:53:00

(論文網)   摘要:本文針對近年來錄音录像檔案在制作、保存與利用的不同阶段存在的一些尚待解決或應當引起重視的技術及管理問題進行分析,並分別從源頭干預、歸檔管理和有效利用三方面提出一些提高聲像檔案保存與利用效果的針對性措施,以期在確保錄音錄像檔案安全的前提下,提高讀取方式的安全性和內容檢索的便捷性。
  關鍵詞:聲像檔案 歸檔管理 有效利用
  
  聲像檔案包括以照片、掃描圖片、幻燈片、縮微膠片、唱片、影片、錄音带、錄像帶、光盤、硬盤等不同介質保存並能夠再現声音以及圖像,對國家、社會和個人有保存價值並輔以文字說明的歷史記錄,種類豐富。本文主要結合錄音錄像檔案在制作、保存與利用的不同阶段應當引起重視的一些問題進行分析,並提出一些確保聲像檔案保存与利用效果的針對性措施。
  
  一、源頭幹預:錄制模式的最優選择與錄制標準的最少變动
  
  檔案部门主動加強對聲像檔案音視頻文件攝錄標準的質量控制和源頭幹預,並將聲像檔案的收集積累工作拓展到对攝錄器材以及攝錄存儲介質的挑選和購買,拓展到對攝錄人員進行指導與培訓,實現音视頻文件錄制質量與錄制格式的規範化和標準化,是順利做好錄音錄像檔案歸檔保存和利用工作的首要環節。
  (一)確保聲像檔案中音視頻文件攝录格式的規範化
  為確保聲像檔案中音視頻文件攝錄格式的规範化,選擇聲像檔案制作的技术平臺,使其在制作之初就能滿足當前標準與最新技術要求,是保證声像檔案長期存取安全的第一道防線。這就需要標準制定者在選擇音視頻文件存儲格式时,應選擇那些市場占有率高、占用存儲空間小,具有較強通用性、開放性和可移植性,對計算機軟硬件平臺依賴程度低的格式,以避免技術標准的頻繁變更。
  目前,根據《电子文件歸檔與管理規範》(GB/T 18894-2002)的規定:“对用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術制作的文件,應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視频和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。”“對用音頻設備獲得的聲音文件,應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關软件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。”
  (二)確保攝錄文件存儲介質的标準化
  根據《電子文件歸檔與管理規範》(GB/T 18894-2002)的規定,存儲介質按优先順序依次為只讀光盤、一次写光盤、磁帶、可擦写光盤、硬磁盤等。軟磁盤不能用作歸檔電子文件长期保存的載體。
  檔案部門通過采取質量认證、加貼認證標誌的方式對達到能夠制作檔案級光盤要求的可記錄光盤、光盤刻錄機采取準入制度,是確保攝錄文件存儲介質標準化的必要措施。
  磁帶存储系統具有成本低、技術成熟、可靠性高、標準化程度高、互換性好的特點,是備份聲像檔案的首選介質。在磁帶格式技術中,LTO技術是一種开放格式的技術。同時,LTO還特别規定,由第三方進行每年一次的兼容測試,以確保產品的延續性。
  從MB到GB再到TB级,移動硬盤在用戶可以接受的價格範圍內,成為满足很多用戶在存儲容量、數据傳輸速度和便捷性方面不同要求的首選存儲工具。鑒於一旦硬盤突然失效,上面存儲的數據就很難恢復,特别是對硬盤頻繁進行讀寫操作也增加了病毒入侵的可能性,移動硬盤不适宜作為聲像檔案長期保存的存储介質。
  
  二、歸檔管理:對歸檔声像文件的嚴格校驗與妥善保存
  
  聲像檔案信息在其制作、保存和利用過程中,應避免遭到破坏或更改,確保其真實性、完整性和有效性,對含有重要或敏感信息的聲像档案還要確保機密性。
  (一)嚴接收:堅持归檔聲像文件入庫格式的规範化、入庫內容的選擇性
  根據《電子文件歸檔與管理規範》(GB/T 18894-2002)的要求,對歸檔的聲像文件的真實性、完整性、有效性必須進行檢驗和審核。
  1.把好對擬歸檔聲像文件所記載内容的挑選關
  並非所有音頻視频資料都有長期保存的價值,对聲像文件在管理、財务、法律、證據或信息等方面的持久價值與檔案價值進行鑒定,是歸檔前對聲像文件內容重要性進行評估,並在此基礎上对擬歸檔文件進行挑選的第一步。聲像檔案只是從音頻視頻資料中挑选出來的有必要長期、持久保存的聲像文件。
  2.把好对擬歸檔聲像文件格式的校驗關
  從理論上講,為了保证聲像檔案的原真性,無论是數字化采集還是直接形成的需长期或永久脫機保存的聲像檔案,均應保存未壓縮或無損壓縮的格式。但是在实際工作中,在符合國家規定的存储格式及存儲載體相关技術參數要求的前提下,既要保證視聽質量,又要盡可能地實現存儲空間的最小化。
  3.把好對擬歸檔聲像文件所確定的密級、保存要求與保管期限的鉴定關
  在對擬歸檔聲像文件確定密級與保存期限時,應根據其所记載的內容,參照國家對同類內容的纸質文書檔案的管理規定執行。需要引起重視的是,由於聲像档案存儲介質本身的物理及化學性质的不穩定性,使其即使在符合規定的保存條件下存放,也难以達到長期安全存放的要求。因此,及時對聲像檔案所記載的信息進行更新或遷移是非常必要的。
  (二)妥保存:根據存储介質和讀取方式的特殊性,對声像檔案采取相應的安全措施
  為確保聲像檔案具備可理解性和可被利用性,以及信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性,還應當做好以下幾項工作:
  1.做好提前備份工作,避免因存儲介質損壞或技術淘汰危及聲像檔案安全
  備份介質应選用較耐久的材質,以減少存儲或利用過程中的損壞幾率;應使用標準的軟件和文件格式存儲備份數據,以減少長期保存中數據遷移帶來的風險;應減少數據遷移的頻率,以降低數據丟失的風險。提前制作存儲介質的備份,備份後實行遠距離異地存儲,既可以防止存儲介质因汙跡、黴變、介質層間开裂等原因導致聲像檔案無法讀取,也可以避免因水災、火災、風暴、地震等自然災害或人為損壞危及聲像檔案的安全。
  2.對歸檔的聲像檔案要定期檢查
  聲像档案的形成單位和保管部門每年均應對聲像文件的讀取、处理設備的更新情況進行一次檢查登記。由於聲像檔案一般都是脫機保存在唱片、磁帶、光盤等存儲介質上,設備環境更新時應確認庫存載体與新設備的兼容性。如不兼容,必須保存原播放設備及播放软件,同時註意做好聲像檔案的載体轉換工作。
  3.對存儲介質要適時更新
  通過將聲像檔案的內容信息從原存儲載體轉換到新的或穩定性更高的同類載體上,是避免因存儲載體的老化或損壞造成档案內容信息損失的基本方法。盡可能保存母帶、提高存儲載體質量、加大更新的時間跨度、將模拟信號轉換為數字信號等方式,都是提高更新質量、降低更新損失的有效方法。
  4.对存儲信息要適時遷移
  近年来,開盤錄音、盒式錄音等模擬录音方式逐漸被數字录音方式取代,磁帶錄音機的市場份额急劇下降,無論是生產廠家還是維修單位都迅速減少,適時采取數字錄音方式按照最新的技術標準轉錄備份,並實現規模化集中儲存和備份,可以為將來的進一步轉換升級創造更加便利的條件。對於目前已經基本淘汰的唱片、钢絲錄音帶等錄音檔案更应抓緊轉錄。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com 5.操作系統與應用軟件的同步保留與及時備份
  盡管數據的丟失與存儲介質的損壞有很大關系,但由於數字聲像档案必須在一定的系統環境中才能被利用,因而由於軟件与硬件技術的迅速更新而導致的技術淘汰,常常成為影響音頻或視頻聲像檔案長期存取安全的主要因素。根據《電子文件歸檔與管理規範》(GB/T 18894-2002)的規定:“對通用軟件產生的電子文件,应同時收集其軟件型号、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用软件產生的電子文件原則上应轉換成通用型電子文件,如不能轉换,收集時則應連同專用軟件一并收集。”
 6.播放設備的同步配置与同步維護
  盡管有些电子產品升級換代後還可以讀取此前的信息,如DVD機可以讀取CD光盤,但是隨著電子產品更新換代的加速,曾經被普遍采用的讀取設備幾年之後就難覓蹤影,甚至蕩然無存。因此,原則上,聲像檔案的保存單位應當具備讀取自身所藏全部聲像檔案的軟件系統与硬件設備。如果難以实現同步配置與同步維護,應当優先確保可識別聲音與图像能夠實現跨存儲媒介、跨操作系統、跨播放工具的再現與保留,而不要拘泥於原始技術信息的保存。
  
  三、有效利用:讀取方式的最優選擇與最佳效果
  
  為了更加有效地利用錄音錄像檔案,提高讀取方式的安全性和內容檢索的便捷性是非常必要的。
  (一)提高讀取方式的安全性
  提高錄音錄像檔案讀取方式的安全性,就是要提高錄音錄像檔案存儲信息的安全性、閱讀工具的安全性和存儲介質的安全性。確保錄音錄像檔案存儲信息的安全,主要是防止錄音錄像檔案存儲內容被改動,歸档後的聲像文件應當被设置成禁止寫操作的狀態。確保录音錄像檔案閱讀工具的安全,主要是指防止遭受計算機病毒的侵害。如果在歸檔過程中未能按照相关規定進行嚴格的檢查,聲像檔案尤其是視頻檔案就有可能带有計算機病毒。確保錄音錄像檔案存儲介質的安全,主要是指防止存儲介質在借閱過程中被損壞,供查閱使用的電子文件在利用時應使用拷貝件。
  (二)提高內容檢索的便捷性
  盡管目前並不要求建立與音頻、視頻聲像檔案所錄制的語言信息相對應的文字文本,然而隨著錄音錄像檔案中語言類音頻、視頻文件總数的不斷增加,從海量的庫存中快速檢索特定語言信息的難度越來越大。如果建立聲像檔案信息檢索系統,將與特定录音錄像檔案相對應的,能夠全面準確地反映录音錄像檔案語音信息的內容摘要、發言底稿或錄音文稿,以及發言者的姓名、發言的時间、地點等信息都錄入到系統中,對於克服錄音錄像檔案不能像電子文本那樣進行海量搜索的缺點,提高對關鍵信息的查找能力是非常有價值的。
  值得高度重視的是,將語音識別及人像識別技術應用於聲像檔案的信息檢索,很可能會成為今後提高聲像檔案信息查詢的準確性與便捷性、提高聲像檔案內容快速檢索能力的一個重要突破口。
  
  

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