淺議檔案信息化管理的研討與分析

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 李華
上傳時間:2011/8/3 15:14:00

   論文關鍵詞:檔案管理信息化 問題 原則 策略

   论文摘 要:檔案管理是一門完善的、體系严密的科學。檔案管理信息化——新時代檔案管理的目標,是數字化技術、網絡技術、遠程通信技術等現代化先进技術的有機整合,进而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務體系。档案信息化管理面臨诸多困難和挑戰,任重而道遠。
  
   一、當前档案信息化管理面臨的问題
   電子信息化技術的飛越發展給檔案信息化管理帶來新的機遇,但我們必須清醒地看到,新一代檔案學尚未產生,檔案管理信息化仍然存在大量未解決的難題。
   (一)面臨創新與安全的挑戰。原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用,二是為了確保檔案安全。檔案管理系統向深層應用發展時,會出现與其它應用系統整合的情況,如文檔管理一體化。对於這類整合,必須用創新思维來處理好各方面的矛盾。同時计算機系統和網絡本身存在安全缺陷,不僅硬件资源易受自然災害和人为的破壞,且軟件資源和數據信息也易受到病毒的侵扰和毀壞。加之沒有相應的內部措施加以管理、安全意識薄弱等因素,可能给網絡犯罪分子可乘之機。
   (二)面臨標准化、法制化的挑戰。由於檔案自身的復雜性,我國政府的檔案管理體系亦比较復雜,分散管理是其突出特點。由於多頭管理,各有政策,造成了管理標準化的困難。檔案的立法也相對比較缺乏,甚至對超過五十年的歷史档案必須密都沒有明確的法律依據,造成大量檔案因密級問題無法發揮其應有的使用價值。
   (三)技術支持不全面。一是電子文件在性質上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限,若不能很好加以解決,可能會適得其反。二是在檔案信息化建設初期,有大量的紙質檔案需要通過掃描儀等設備轉化為電子檔案,目前我們多數單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜,但速度慢,無法适應將原始檔案資料短期內完成轉化的要求。
   (四)人員配備不合理。就目前的檔案工作人員來說,既掌握信息技術、又懂檔案專業的人才很少,現有檔案人員专業知識單一,普通操作型人才居多。從年齡結構看,三十歲以下的年輕人極少,四十歲以上的人员占絕大多數,帶來的問題是知識和觀念老化等問題。
   二、档案信息化應遵循的原则
   (一)規範性原則:制定和實施檔案工作標准和規範,是檔案工作現代化的需要,是提高工作質量和效率的需要。通過館藏檔案數字化接收電子文件,應該堅持規範性原則,制定相應的規範和法規,只有这樣才能使電子文件的歸檔,传統介質檔案數字化,數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現有序化、標準化和规範化,避免出現各自為政,互不兼容,重復建設等現象發生。
   (二)安全性原則:隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入,網絡的脆弱性和潛在威脅也日益显現。因此,我們必須加強網絡安全技術的研究與開發,采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。
   (三)效益性原則:檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程,需要投入相當的人力、物力、財力,因此必须遵守效益性原則,講究信息化工作的效益。要根据自身的能力、館藏基礎,分析用戶需求,考慮館藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”,主題要與社會利用“熱點”相結合,把重要的,利用率較高的檔案進行數字化,可以帶來巨大的經濟、社會效益;利用率不高的檔案則無需數字化,否則浪費大量的人力、物力和財力。從某種意義上说,特色就是優勢,特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵。
   三、推進檔案信息化的策略
   (一)建立規範體系。檔案信息化的前提是基礎工作的規範化和标準化。由於歷史原因,檔案業務基礎差,案卷質量不高,特別是各類檔案的著錄細則相容性不強,系統軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統一標準,僅著眼於某一個專業,無法全面實施、推廣統一標準。同時,檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤,現行的檔案整理、分類、著錄及有關規定已不能完全适應。所以制定統一的、標準的規範体系,切實推動檔案標準化、規範化、信息化。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
   (二)完善安全制度。档案信息化建設最終落實都要靠人來執行,所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。為此,要提高檔案人員的警惕性,從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅。采用身份認證、防火墻、數据備份等安全防護措施。
   (三)提高技術支撑。技術是檔案信息化建設的生命,没有過硬的技術支撐,檔案信息化形同空話。首先,要配備質量可靠、性能優良的硬件設備並添置相應的配套設備,防止電磁幹擾、輻射等影响,從源頭上減少自然毀損概率。其次,要設計開發出通用性的档案信息管理軟件,使檔案信息化建設與辦公自動化系統融合貫通。其三,要采取有效措施保證軟、硬件安全運行。
   (四)加強人才建設。檔案信息化建設就是運用計算機和网絡技術為社會和公眾服務。作為信息化社會的檔案工作者必須具備一定的計算機和電子文件管理知識。這就要求我們檔案人員不斷更新观念,學習新知識,掌握新技能,樹立為社會和公众服務的意識。
   述上所述,檔案信息化管理是一項長期、全面而具体的工作,需要所有檔案人員的積極参與與配合。檔案隊伍素质對檔案工作信息化管理的質量起著關鍵作用,因此,檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界發展的大趨势,檔案館只有克服困難,迎頭趕上,與其他行業同步發展,才能适應社會和時代發展的需要,更好地服務社會。
  
  參考文献:
  [1]趙暉.信息时代高校檔案管理應註意的幾個問题[J].辦公自動化,2008,123(1):56-58.
  [2]馬海濤.高校檔案管理信息化建設探析[J].山東教育學院学報,2008,(4).

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