淺議企業檔案工作科學管理法

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文標簽:科學管理論文
論文作者: 郝小紅
上傳時間:2011/12/8 10:52:00

摘 要:企業檔案工作是企業管理工作的重要组成部分,是企業從事生產、经營、科研等活動的基础,是企業信息資源寶庫。本文就如何科學地對企業檔案工作進行管理,最大限度地發揮檔案的價值,為企業經濟建設和各項工作服務,提出了自己的看法。
關鍵詞:企業 檔案工作 科学管理法
  
    企業檔案縱連企业諸多歷史階段,橫贯企業各個領域,記述了企業各類活动的全過程,具有不可替代的憑證和史料參考作用,她是企業重要的無形資產,是企業生產、經營和管理活動的基礎,是企業各項活動得以承前啟後的保障,在企业做強做大的不斷發展過程中,尤其需要不斷強化檔案管理。如何對企業檔案工作進行科學管理,使檔案管理水平再上一個新臺阶,筆者認為應當做好如下幾點:
    一、各級領導要重視支持檔案工作
    档案工作是企業各項管理工作的基礎,各級領導一定要重视支持檔案工作,要以對歷史高度負责、對職工高度負責的態度,切實加強對檔案工作的領導,做到對檔案工作重視到位、投入到位,對檔案工作人員關心到位。要定期聽取檔案工作匯報,及時研究解決檔案工作中的重大问題,為檔案工作的顺利開展創造良好環境;加大對檔案工作的經費支持力度,為檔案工作的開展提供必需的物質條件,在生活上關心、工作上關註、政治上關愛檔案人員,重視檔案幹部隊伍建設,增強檔案幹部隊伍的生機和活力,真心實意帮助檔案工作者解決實際困难和問題,使檔案工作者感到有溫暖、有希望、有奔頭,使幹事創業的積极性、主動性、創造性得到更好發揮。
    二、收集收齊歸檔文件材料
    “巧婦難为無米之炊”,做好歸檔文件材料的收集工作,是確保檔案齊全、完整、準確、系統的基礎。要做好收集工作,檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法,處理好檔案形成過程中各個環節、各个部門的關系,對檔案形成的全過程進行動態監督與檢查,同時要不斷提高全員檔案意識,實現全方位的有效管理,采取各項有力措施,做好企業檔案材料的收集工作,檔案的歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率才有可能達到高標準。
     三、檔案集中统一管理
    集中統一管理本单位形成的全部檔案,是企業檔案工作的基本原則,是檔案法律法規對企業檔案管理的基本要求,也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎。集中統一管理有三層含義一是檔案實體集中,企業各部門形成的各種門類、各種載體的檔案,都要集中到本單位綜合檔案室統一管理二是人員集中,各部門檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門管理;三是管理集中,各單位的檔案、人員要在檔案部門的統一管理下開展檔案工作,提供檔案利用。
    四、建立健全企業檔案工作管理体制
     建立健全企業檔案工作管理體制,包括建立檔案工作機構,成立檔案工作領導小組,明確檔案工作的領導和直接負責人,建立健全專兼職檔案管理網絡,制定本單位檔案管理辦法、歸檔範圍、分類方案、保管期限表、各項檔案管理制度及“三納入”、“四參加”、“四同步”制度,“三納入四参加四同步”是《企業檔案工作規範》中明文規定企業必順建立的制度。如果一個單位没有落實“三納入”制度,就難以保證檔案工作的組織领導與健康發展,使檔案工作無法與企業的改革和發展同步。如果不落實“四參加”“四同步”制度,就無法把企業生產經營管理活動所形成的重要檔案全部保存下來,無法保證归檔文件材料的齊全、完整、準確、系統。 轉貼于 免費论文下載中心 http://www.hi138.com    五、搞好档案工作標準化、信息化建設
    檔案工作信息化,是促進企業信息資源全面收集、整合、開發的重要基礎,通過檔案信息化建設,能夠實现對企業信息資源的集中管理,成千上萬倍地提高利用效率,全方位地支持企業決策和各级信息服務,潛在的經济和社會效益難以估算。而檔案信息化的基礎是檔案工作的標准化,沒有經過標準化整理的档案不可能實現信息化,因此,企業檔案部門要認真學習有關檔案工作標准,研究檔案工作業務規范,提高檔案管理的標準化水平,为檔案工作信息化創造条件。
    六、強化檔案保管条件及措施
    隨著时間的推移,檔案保護顯得愈來愈重要,日前,國務院總理溫家寶和中央政治局候補委員、书記處書記、中辦主任王剛都對檔案保護問題做出了重要指示。
    加強档案保護,包括對紙質档案、電子檔案的保護:一是對紙質档案,要加強庫房“八防”設施的配備,使檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護要求,杜絕檔案黴變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象及各类事故的發生;二是对電子檔案,一方面要采取必要的措施,加強對電子檔案的載體保護,另一方面要加強對電子檔案的信息保護。
    七、深化檔案信息開發利用
     筆者通過对有關利用數據的分析與研究,認為可以采取如下3項措施,以檔案利用来帶動和推進檔案業務建設:一是對歷年來檔案利用數據分析,著力了解檔案利用所產生的社会效益和經濟效益。通過分析,可以了解檔案的自身價值和潛在的利用資源,有利於進一步拓寬檔案利用工作的渠道,最大限度地發揮檔案的價值和作用;二是開展档案利用跟蹤服務。檔案工作只有“有為才能有位”,而地位的取得有賴於檔案人員的自身努力,积極開展送檔上門,及時掌握檔案利用的新動態、新動向,及時做好跟蹤服務。三是結合數據對比分析,緊緊抓住檔案利用的熱点和中心工作,積極開展档案史料編撰工作。抓住檔案的利用與信息開發工作,並根據歸檔材料編寫大事記、組織沿革、年鑒、產品简介等編研成果,為各部門更好地利用檔案服好務。
    八、提高檔案人员素質
    新时期檔案工作的發展為档案人員提出了新的、更高的要求,要實現檔案事業快速、協調发展,必須要有具有開拓創新和德才兼備的檔案幹部隊伍。檔案工作者要努力學習檔案业務知識、企業管理知識、文秘寫作知識、計算機知識,熟悉本企業基本情況,具備較強的綜合分析、文秘写作、規劃組織協調能力,成為一專多能的復合型人才。要結合當前的中心工作,從檔案中尋找有規律的東西,並把它升華為一種歷史借鉴,為科學決策提供參考,為各級領導當參謀、提建议、獻良策,成為為領導建言獻策的高參。
    九、引入科學管理理念,開展檔案工作六步循環
    為加強企業檔案工作,实現科學管理,結合理學上PDCA工作法及現代過程管理,开展“檔案六步循環工作法”。
    P- Plan:計劃,無論你做什麽,首先要制定工作計劃;D - Do:行動,有了計劃就应該依據計劃立即行動;C-Check:檢查,依據計劃行动起來後,就要把行動的結果与計劃進行比較,檢查結果與計劃之間是否有偏差,查找原因;A-Action:修正,查找出原因,如果是行動偏離計劃,就要修正自己的行動,如果是計劃偏離了實際,就要修正計劃,返回到第一步,重復以上四步,直到完成工作。
    現代過程管理,不再是簡單的過程監督和控制,它是一個四環節的人性化管理過程:有序化一目的化一自動化一一合理化,充分調動人的积極性和主動性,最大程度地實現預期目標。
    檔案六步循環工作法,以每一季度為一個工作循環,每循環分為“目標、措施、執行、考核、總結、交流”6個步骤,這裏重點強調的是總結和交流:
    一是總結。各級檔案人員要全面總結檔案工作的目標、措施、執行、考核情況,認真撰寫檔案工作的總結材料,仔細查找不足,總結經驗教訓,明確下步工作計劃,提出相關工作建議。通過總結檔案工作人員可以無形中提高寫作水平,能在有意無意中謀取领導對檔案工作的支持,同時也可为以後的工作材料提供素材。
    二是交流。要通過單位內部專兼職檔案員之间、本系統各單位之間及全國兄弟單位之間的廣泛交流,達到互通有無、共同提高的目的。通過交流,及時選樹典型,推广先進經驗,切實加強各級檔案工作的溝通、交流與培訓,強化監督指導與信息反饋,不斷打造出檔案工作亮點,以點帶面,促進檔案工作的全面發展。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
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