淺談電子檔案管理在高校檔案管理中的應用

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文標簽:高校管理論文
論文作者: 龐力
上傳時間:2011/12/30 9:48:00

   摘 要:隨著信息化程度的提高,電子檔案越來越廣泛地應用于日常辦公與管理。本文針對高校檔案管理的工作特點,着重分析了電子檔案在應用中的主要特點,強調加快電子檔案建設,要充分利用信息化手段提高檔案管理工作的效率。
  關鍵詞:電子檔案;檔案管理;高等學校

  一、高校檔案管理現狀
  縱觀近幾年高等教育發展情況,如表所示,2007年相較于2006年,高校(含普通高校和成人高校)數量增加了十所,學生總规模增加了兩百萬左右,高校教职工人數增加了十萬;而2008年相比於2007年,高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所,学生總規模增加了近兩百万,高校教職工人數也是以万為單位遞增;連續三年,高校數量、學生及教職員工人數都呈穩定持續增長態势。
  每年,數以千萬的檔案變動、更新、維護,確實是對檔案管理工作的巨大挑戰。根據2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》,高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、学校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案記載著學校的教育歷史,更是全校師生員工德、能、勤、绩和學校教育教學活動的真實記錄,具有重要價值。這就更體現了檔案管理在高校工作中的重要地位。
  具體地看,全国高校檔案管理現狀还存在著以下幾個方面的特點:
  第一,工作量大:由於高校的独特環境,每年都有大量學生、教职員工的檔案數據變動,录入或者遷出,全國每年變動的各類檔案都是以千萬計,加上就業、繼續深造等各種情況,檔案的變化呈現數量大、變動頻繁、跨區域調度等特點,加上其他檔案的維護、保存,都需要消耗巨大的人力物力。
  第二,電子信息化程度有待提高:信息技术是高效的信息處理手段,但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發揮其优勢。高校檔案主要还是以紙質檔案作為保存媒介,電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推广仍處於起步階段,管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發揮計算機和计算機網絡在檔案管理中的作用。
  第三,檔案管理操作的標準化程度不高:由於各個高校結合自身具體情况所設定的制度、規範存在差异,導致各高校之間對於檔案管理操作的步調不夠一致,甚至存在極少數相互抵觸的情況,這就為檔案管理工作的效率帶来了障礙。
  第四,遠距離傳遞頻繁:由於學生入學、轉學、畢業以及就業等情況每年都會發生,學生的流動性強,所以檔案也經常需要遠距離傳递,跨省市、跨地區甚至跨國調用都是時常出現的情況。
  以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點,也是檔案管理工作效率提高的瓶頸所在,後文將繼續就以上特點結合電子化檔案管理进行應用分析。
  二、電子檔案管理的利弊
  1.電子档案在現代檔案管理中的優越性
  首先,依靠计算機強大的信息處理能力,能大大提高工作效率。相對於传統的檔案管理工作,檔案的抄写、用筆用字的規範、統計、存儲都需要耗費大量人力,同時還容易疏漏出錯。采用信息技術可以使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環节變得十分方便,同時也具有很高的可靠性。
  其次,通過電子文檔的方式存儲文件檔案,可以實現檔案的充分交流與共享。傳統的紙質檔案調檔搜索繁瑣,對於遠距離共享或調度也十分不利,造成信息更新效率降低,文件信息查找困难等。利用信息化手段,高效的辦公自動化軟件可以實現檔案的體系管理,索引更靈活,搜索查找更快速便利。還可以根據不同要求實現分類、搜索、排序、過濾等操作,使文檔的管理和調度更便捷。
  此外,以電子文檔形式保存的檔案文件,其保存方式和對環境的要求較傳統紙質文档要低。由於傳統檔案存儲媒質為纸張,環境中的溫度、濕度以及微生物環境都可能影響其存储壽命,所以在存放過程中對環境的要求較高,防潮防蟲等工作都是必不可少的。同時,大量的數據消耗紙張,不利於環境保護。而現代的電子文檔的存儲方式多樣,DVD光碟、閃存U盘、硬盤,存儲量大,1GB的存儲卡就可以存儲5億字,相當於近1000套《三國演義》;且儲存時间長,受外部環境影響小,具有很強的穩定性。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
  最後,采用信息技術還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位,这樣的速度是傳統書寫無法比擬的;存儲卡體積小重量輕,两個手指就能輕松移動,如果傳遞記錄著5億文字的紙质檔案,這是無法想象的。在安全性方面,高校檔案經常涉及異地傳遞等遠距離傳送,文件在郵遞過程中丟失等情况時有發生,導致一些重要文件的遺失,信息在調用過程中的丟失或延誤,都給档案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網絡進行共享傳遞,能夠有效提高文件的安全性和時效性。
  2.電子檔案在應用中的風險
  當然,電子檔案也不是萬無一失的。事實上,電子檔案在存儲和使用的過程中,都存在著一定程度的風險。
  (1)電子檔案存儲的安全性。由于存儲設備具有高速讀寫速度,倘若被盜取,受侵害的程度将遠大於傳統媒質。另外,由于信息化手段采用統一字體、統一標识,喪失了手寫漢字的特征性,不利於真假鑒別,受侵害的文件不易被發現。由於網絡的風險性存在,通過网絡的遠距離調用存在信息被修改、被盜用等風險。由於高校保存的檔案多是學生、教職工的關鍵信息,安全问題不可忽視。
  (2)電子檔案數据的完整性。對於傳統的手工文件,一次的筆誤或处理失誤,其影響範圍有限,而且容易在後面的錄入過程中被發現。而批量處理的文件,一次處理的文件量極大,一次誤操作就可能造成大範圍的結果受影響。此外,文件多處於開放狀态,更新不及時,便可能造成信息丢失。另外電子文件結構復杂,存儲方式多樣,在各種方式轉換中也容易造成信息的缺失。
  (3)電子檔案的长期可讀性。電子檔案的信息存儲在不同的介質上,信息的存儲和讀取都需要特定的設備,造成了信息對軟硬件的依賴。當前電子技術发展迅速,計算機軟硬件的更新換代速度快,如果兼容性不夠好,也可能造成信息的丟失,從而直接縮短了電子檔案的壽命。
  三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應用
  針對電子檔案在實际運用中所涉及的風險问題,可以采取以下措施進行預防:
  第一,加強電子檔案存儲設備以及網絡的安全性。首先,保障存儲設備的安全,專機專用,定时進行軟硬件更新升級,定期對设備進行管理維護,保證存儲設备的良好狀態;定期對存档文件更新備份,防止文件在意外情況下的丟失;還可以通過網絡防火墻、身份驗證、數字簽名、病毒預防以及档案及時備份、嚴格規定讀寫權限,加強電子檔案在存储處理過程中的安全性,確保电子文件在存儲、傳輸过程中的安全、保密,預防電子文件被其他用戶非法訪问和隨意刪改,應當不斷改進现代化管理手段,努力提升館藏檔案的安全保護水平。
  第二,規範操作流程,杜绝檔案在操作過程中的風險。首先加强人員的職業道德意識和安全操作規範培訓,使檔案管理員具備較高的職业操守,同時通過規範的操作,杜絕在人員操作的过程中存在的漏洞。其次,盡量統一各單位檔案存儲的格式、處理軟件,防止文檔在格式轉換或者由於軟件兼容性問題被損壞。
  第三,為了保證電子檔案的壽命,使用多種媒介手段進行備份存儲,同時及時升級和更新存儲技术,保證文件存儲的安全性和可讀性。嚴格控制管理人員的權限,做到職責權限同步,防止由於管理人員操作時对其他信息造成的無意刪改。
  四、结論
  在这個高度信息化的時代,信息技術無疑為檔案管理,特別是數據量大、更新频繁和遠程需求大的高校檔案管理註入了新鮮血液。繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足高校規模發展的需要,只有把工作重點放在信息化管理,網絡資源化建設,充分利用信息高速路的優越性,才能使高校的檔案管理更健全、更高效。
  
  參考文献:
  [1]教育部.2006年全國教育事業发展統計公報.2007.06.08.
  [2]教育部.2007年全國教育事業發展統計公報.2008.05.05.
  [3]教育部.2008年全國教育事業發展統計公報.2009.07.17. 轉貼于 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
  [4]楊小華,唐日梅等.關於高校人事檔案管理工作的幾點認識[J].沈陽建築大學學報,2006(1). 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
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