探究《高等學校檔案管理辦法》對成人高校檔案管理的影響

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文標簽:高校管理論文 學校管理論文
論文作者: 許月英
上傳時間:2011/12/30 9:46:00

   摘要:《高等學校檔案管理辦法》是指導新時期高校檔案工作科學發展的法規性文獻,對促進和規範高校档案管理,特別是成人高校的档案管理工作具有重要的指導意義。本文從分析其內容變化入手,試圖從改變檔案管理模式、加快檔案信息化步伐和搞好電子信息檔案管理工作三方面談談個人對提高成人高校檔案管理工作水平的幾點認識。
  關鍵詞:高等學校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理

  《高等學校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月發布的國家教委第6號令《普通高等學校檔案管理辦法》(簡稱原《管理办法》)為基礎修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實施。修訂後的新《管理辦法》,從高等學校档案工作的定義、適用範圍等方面有了新的論述,對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高的標準,充分體現国家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。
  一、新《管理辦法》的幾點變化
  1.擴大適用范圍,把成人高校納入办法適用對象
  21世紀的高等教育事業蓬勃發展,除普通高校外,成人高等學校、高職高專學校和民辦学校也不斷得到發展,而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分,很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學校已經不能適應高等教育的發展現狀和要求。所以新《管理辦法》擴大了适用範圍,涵蓋了各級各類的高等學校,有利於促進所有高等學校檔案工作的發展。
  新《管理辦法》明確規定“本辦法適用於各类普通高等學校、成人高等學校”,特別把成人高等學校列出,這为成人高校檔案管理工作提供了明確的方向,有利於規範成人高校的管理。根據新《管理辦法》,成人高校可以重新修訂本学校的檔案工作管理辦法,這為提升学校的管理能級、規範檔案管理工作和促進學校更加科学發展奠定了堅實的基礎。
  2.明確了高校檔案的管理體制和學校領導的機制
  新《管理办法》規範了高校檔案工作的領導體制,規定“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域内高校檔案工作”,“国家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部门在職責範圍內負責對高校檔案工作的業務指導、监督和檢查”,確定了政府教育行政部門對高等學校檔案工作的業務指導、監督和檢查職責,明確了高校檔案工作的領導關系和業務指導關系,领導體制層次清晰、責任明確,操作性強,有利於高校檔案管理工作的開展。
  檔案管理工作既是一項基礎性工作,又是一項服務性工作。要做好這項工作,学校領導必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學校校長是高校檔案工作的第一責任人,强化了學校主要領導在高校檔案工作中的責任,《管理辦法》還规定“遇有特殊情況,應當立即向校長報告”。這些規定的推出有助於高校領導更新觀念,增強檔案意識,了解本校檔案工作的現狀,統籌全校檔案事業發展規劃,把檔案工作作為學校管理工作的重要事情來抓。
  3.規範了檔案管理制度和檔案人員的職責
  新《管理辦法》重新划分了適應於學校檔案工作的11類歸檔範圍,這樣可以使學校檔案工作朝著規範化的目標發展,使學校檔案的歸檔內容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學校“應当建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”,以評促進檔案建設;“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,強化學校各部門立卷制度。
  《管理辦法》要求“立卷人應当按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律,对文件材料系統整理組卷、編制頁號或者件號,制作卷內目錄,交本部門負責檔案工作的人员檢查合格後向學校檔案機構移交”,規定了各部門負責檔案工作人員的具體職責,保證學校各項管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。
  4.增加了“學生類”檔案管理内容
  高等學校的主體是教師和學生,原《管理辦法》片面強調了學校管理、教師和教學,而忽視了學生和學習。教育以學生為本,學生以學習為本,新《管理辦法》對此进行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔範圍裏增加了“學生類”檔案的保管內容,具體內容“主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案,畢業生登記表等”。學生類檔案要求從學生入校開始到學生畢業結束,檔案中的記錄要伴隨學生在校學習的整個過程。把學生類檔案正式寫進档案管理辦法中,把學生、學校和對社會有價值的檔案並列起來,充分說明了學生管理檔案在学校檔案工作中的重要性,體現了學校對學生的人性化管理。
  5.從經費、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設
  隨着社會信息化的發展,數字校園的建設、數字檔案館建設勢在必行,新《管理辦法》明确規定“高等學校應當設立专項經費,為檔案機構配置档案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數字檔案館(室)建設,保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”。
  新《管理辦法》在檔案機構的管理職責上明確規定:“組織實施檔案信息化建設和电子文件歸檔工作。”提出了高等學校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質、錄音帶、錄像帶、實物等傳統檔案載體的局限,突出了電子或數字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位,這符合時代發展的要求。在檔案的利用方面規定:“應當設立專門的閱覽室,編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、全宗指南,檔案館指南、計算機查詢系統等,為社會利用檔案创造便利條件”。

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  6.從職務聘任、待遇補助等方面彰顯對檔案工作者的人文關懷
  新《管理辦法》中明確規定“高校檔案機構中的专職檔案工作人員,實行專业技術職務聘任制或者職員職級制,享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。”這個規定可以從根本上改變目前成人高等学校檔案機構工作人員,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人員學歷層次低、工作積極性差等不利於成人高校檔案工作發展的局面,為成人高校檔案工作發展的人才需要奠定了基礎。
  對長期接觸有毒害物質的檔案工作人員,“保障其依法享有工傷社會保險待遇及其他有关待遇,並可以按照有關规定予以補助”,這使得多年來高校檔案界極力呼籲的對因為長期接触有毒害物質的高校檔案工作人員建立職業保障和依法取得補助得到了落實,體現了以人為本的檔案科學發展觀以及對高校檔案工作者的人文關懷。
  二、新《管理办法》對成人高校檔案管理的影響
  目前,成人高校檔案管理工作的發展與教育發展的實際需要還存在着一定的差距,特別是隨着成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯後性。針對新《管理辦法》提出的規定和新要求,加強成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點。
  1.改變檔案管理模式,適應成人高等教育事業改革發展的需要
  在當前科學技術迅猛發展,知识經濟和信息化浪潮日益發展的背景下,成人高等教育學校建設開始出現新的局面,使原有的檔案門類、數量和內容远遠不能滿足教育發展的需要。隨著成人教育改革和發展形勢的需要,檔案工作重點應由以往收集、整理、保管為主轉向以開發、利用和服務為主,提高档案的利用,擴大服務功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源,只有重视開發利用,不斷拓展業務範圍和服务領域,才能充分發揮信息资源的優勢。

    2.加強檔案管理人員的隊伍建設,提高檔案人员的業務素質
  要實現成人高校檔案的科學化管理,關鍵要提高檔案管理人員的素質。首先要註重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修养,使之能熱愛檔案管理工作,有强烈的事業心、責任感和良好的職業道德修養。同时,要加強對檔案管理人員的業務技能培訓,不断為其提供接受繼續教育的機會、更新檔案專業知識,通過系統學习,使之在專業的深度與廣度上都有较大的提高,在管理實踐中能够具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展档案利用工作,為成人高校的發展和評估提供詳實的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發展與改革工作的需要。
  3.大力加強電子檔案管理,不斷探索檔案管理現代化的新途徑
  隨著人類进入信息時代,檔案的形式和载體、檔案信息的傳播方式和途徑等發生了根本變化;隨着教育的改革與發展,成人高等教育檔案資料呈現出復杂、繁瑣、量大的特点,這對高校檔案機構提出了新要求,必須應用現代化信息技術手段實現對成人高校檔案的管理,實現檔案資源和檔案管理的信息化。針对網絡和計算機的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部門的專門教育教務管理软件,從錄取新生開始,將學生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數據庫,將在讀學生的學籍信息輸入到互聯網以便於檢索,將學生在校期間的学科、專業、成績檔案等信息化管理。同時,成人高校要適應档案管理發展的趨勢,对形成的重要文件建立紙質文本和电子檔案雙備份,減少紙質檔案的使用,努力做好檔案信息管理系統的使用、維護和安全工作。
  總之,成人高校的檔案是衡量學校教育管理水平和教學質量的重要標誌之一,也是學校開展教育教學、科研的重要信息來源與決策的依據。因此,作為成人教育檔案工作者,要按照法制化的要求不斷走上正規,不斷加強檔案管理意識,加强檔案的開發和利用,實現档案的數字化管理,充分發揮成人教育檔案功能,為推動成人高等教育檔案事業的發展和促進學校各項工作做好服務和保障工作。
  
  

參考文獻


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  [3]陳娟.成人高等教育檔案管理中存在的問題和對策[J].繼續教育研究,2008,(1):33-34.

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