淺談信息資源管理背景下 檔案信息開發人員科學思維的構建

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 黃吉春
上傳時間:2012/2/2 11:23:00

論文代寫網:   論文關鍵词:信息資源管理 檔案信息開發 思維 思維導圖
  論文摘要:隨著檔案工作中心從“檔案保管”轉移到“檔案利用”上,對档案信息開發人員的思維素養要求越來越高,本文就信息资源管理背景下,檔案信息開发人員科學思維的培養問題提出一些解決之策。
  恩格斯指出:“每一個時代的理論思維,都是一種历史的產物,它在不同的時代具有完全不同的形式,同時具有完全不同的內容。因此,關於思維的科學,也和其他各門科學一樣,是一種歷史的科學,是關於人的思維的歷史發展的科學”錢學森教授在《系統科學、思維科學與人体科學》一書中曾提出:“我想思維科學似乎應該是專門研究人的有意識的思維,即人自己能加以控制的思維。檔案工作人員的職業角色已從單純的檔案保管者擴展為同时作為概念、知識的提供者”[1]。檔案信息開發人員面对的更多的是諸如電子文件的真實性鑒定,網絡信息歸檔及其檔案化管理、數字遺產的保護与開發等新問題、新事物的探究都需要檔案信息開發人員對档案信息的客觀性的把握,對所面臨問題深度和廣大的把握都提出了更高的要求,因此,在信息資源管理背景下,檔案信息開發人員科學思維的培養就顯的尤為重要,檔案信息開發人員需要培養自己科學思維模式,去解決档案領域不斷出現的新的問題,同時檔案信息開發人員需要對自己的思維模式進行一些轉變,以更加符合檔案信息資源開發對信息開發思维素養的需要。
  一、由尋找問題原因思維方式向如何解決問題思維方式轉變
  (一)尋找问題原因思維方式、如何解決問題思維方式的定義
  尋找問題原因思維指当一個問題出現時,追根溯源,探究問題是如何產生。这種思維方式不適合檔案的實際工作中對實際問題的解決。在檔案信息开發過程中,當遇到与檔案相關的問題時,檔案信息開發人員更多的以如何解決問題作為自己思維的出發點,而不應該以探究問題出現的原因作為自己思維的出發點。而如何解決问題的思維模式是問题發生時,不是去尋找事情發生的原因,而是更多的去尋找解決問題之道。這種思維方式更適合去解決檔案信息開發過程中遇到的問题,是一種更高效的思维模式。
  (二)由尋找問題原因思維向如何解決問題思維转變的必要性
  档案工作人員在實際參與檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用等工作中更多的是考慮如何解决問題,而不是問為什麽。所以,檔案人員應該在學習档案學專業理論知識的同時,註重這方面思維的训練。
  比如根據《機關檔案工作條例》和《檔案館工作通則》等有關文件的規定,檔案館在接收現行單位档案時,必須符合以下要求:
  1.一個單位的檔案,應作為一個整體,歸入一個檔案館。
  2.規定移交的應由有关單位收集齊全,必須經過整理,必須經過鑒定。
  保管期限要劃分準確,要具備一式三份的案卷目錄(一份經檔案館签收後退還原但單位保存),一份作為檔案館的檢索工具,一份由檔案館存檔),同時还應附一份有關檔案及其形成單位歷史情況的說明,與該部分档案有關的資料,應随同檔案一起移交。現行單位在檔案移交之前,應就檔案的移交時間,移交方式等具體事項與有關的檔案馆取得共識[2]。档案工作人員在參與接收現行單位檔案時,需要判斷接受的檔案是否符合上述條件,而無需探究原因。這是一種檔案工作的思維模式。所以檔案工作人员在日常生活中,遇到各種問題时,應有意識的問自己該如何解決,有什麽解決問題之策,只有這樣才能漸漸的由問为什麽的思維模式向問如何解決的工作思維模式轉變。並使之成為自己的一種思維慣性。
  二、由主觀性思維向客觀性思維轉變
  (一)主觀思維、客觀思维定義
  主觀性思維指人們在接受信息時,不是客觀地接受面前所看到的信息而是加入自己的背景知識且根據現有的知識經過自己的判斷,推斷後而得出的結論。已經改變了原有信息的原始面貌,而客觀性思維指在接受信息時,只接受客觀信息本身,而不加入個人的主觀判斷。
  (二)強調客观性思維培養的必要性
  檔案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統計檢索、編研、利用等工作中的原則與判斷標准都是非常客觀的,檔案信息開發人員必須從實際出發,客觀的實事求是的對其進行判斷,切勿加入個人的主觀臆斷。
  另外,在實際的各項檔案工作中,客觀地表達檔案信息和接受档案信息可以最大量的減少溝通障礙和對信息內容的誤判。同時客觀性思考問題比主觀性思考問題更為合理,更為科學。
  所以說檔案管理工作是一项客觀性極強的工作,無論是档案管理人員之間,還是檔案管理人員與檔案利用者之间在交流信息,相互溝通的過程中,都必須客觀的接受信息。另外,檔案全宗構成的条件、判定檔案所屬的全宗、档案統計工作的步驟及档案真偽的鑒辨、檔案鑒定的程序等都需要做到客觀。王向明教授在《檔案管理學原理》》一書中,曾多次提到客觀性。如(1)在檔案著錄的要求中提到,檔案著錄應遵循以下要求:檔案著錄應客觀地反映被著錄檔案的實際情況,在对著錄對象的內容特征和形式特征的分析和選擇過程中,應以著錄對象为主要信息源,如實反映檔案的實际情況,即使對某些需要著錄人員自擬的內容,也應堅持從實際出發,切忌摻雜個人的觀点或褒貶,更不能無中生有,隨意增減。對某些不能确定的內容,應進行細致的考證,對考證確有困難的,也可以存疑;對檔案中某些詞不达意的部分,甚至錯誤的部分,一般也應該堅持客观性的原則照錄,但應在自拟內容部分或附註內加以說[3]。(2)在檔案檢索中,主題分析的客觀性是按照檔案或提問的本來面目分析其主題,標引人員在分析檔案或提问的主題時,一定要不偏不倚,切忌摻雜個人意見,主觀猜測和褒貶,以避免或減少主題分析誤差的產生,保證主題分析的網羅度,專指度和一致度[4]。
  另外陳兆祦、和寶榮、王英玮合著的《檔案管理學基礎》也多次提到檔案工作對客觀性的要求。如(1)全宗內檔案分類的科學性要求檔案類目和檔案材料的劃分應該具有客觀性,對於任何事物的分類,都必須力戒隨意性,由於檔案不同於其他資料,它是在機關活動中系統地積累而形成的歷史產物,所以必須遵循檔案自然形成的規律,從全宗成分的實際出發進行分類。全宗內文件之間可能有多方面的聯系,應當竭力保護它们在立檔單位活動中原有的某些主要方面的歷史聯系,為此,要按照不同機关、不同檔案的情況,科学地選擇分類方法,合理地設置类目,準確地歸類,使全宗內檔案的分類能夠較為系統地反映出立檔單位活動的面貌[5]。(2)檔案的鑒定應遵循客觀性規则,會計檔案鑒定應當避免主觀性的決斷。會計檔案的鑒定必须按照有關的標準,以及對会計檔案本身保存價值的合理預測為依據進行,各個立檔单位都應當按照財政部和國家檔案局頒布的《會計档案保管期限表》,結合本單位的會計檔案的實際情況,繪制本單位的會計檔案保管期限表,並用以指導本單位的會計文件、會計記錄或會計檔案的鉴定工作。任何隨意處置會計檔案的主觀性、武斷性的思想和行為都應当避免[6]。
  (三)客觀性思維培養途徑
  客觀性思維的培養需要一個漫长的過程,需要檔案工作人員在學習和生活中不斷滲透,使之逐漸成為自己的一種思維習慣。
  在學習檔案學的理論知识過程中,檔案信息開發人員應有意識的要求自己只接受檔案信息的字面意思,及字面意思的前提,在阅讀檔案學教材及文章中,在涉及到檔案學現象的描述時,只允許自己客觀的接受現象描述的字面意思,不做任何的主觀猜測。
  在日常生活與人談話時,需要做到只接受對方說话內容信息的字面意思及字面意思的前提,不加入已有的常識。跟對方講話時,假裝對方什麽都不知道,盡量把要表達的內容說的盡量詳盡,齊全。
  三、演繹思維與歸納思維模式的訓練
  (一)演繹思維與歸納思维定義
  所謂演繹思維指以一個主題為中心,由這個中心主題思維層層向外輻射,思維不斷深入,不斷細致化,這符合人類大脑的思維模式,可以將人類的思維過程直觀的呈現。而歸納思维指從部分到整體,从個別到一般的總結概括。
  (二)演繹思維與歸納思維在檔案中的應用
  全宗內文件的分類主要是從整體到部分,從一般到个別,偏重於分析的方法,偏重於演繹法,立卷主要從部分到整體,從個別到一般,偏重於歸納法。因此,分類時要有一個整體設计方案,按著某種異同將全宗內的全部文件,統一分成若幹部分或層次,而且一分到底。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com   档案管理實際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統計檢索、编研、利用本身就是一个相互影響相互制約的有機整體,需要從宏觀整體去把握,才能使各項工作井然有序的进行。需要用到演繹的思維,而其中涉及到的具體過程是程序化,流程化的操作,需要歸纳性的思維,檔案人員只有靈活掌握這兩種相輔相成的思維模式才能在檔案信息的開發中熟練應用。這樣才能提高檔案信息開發的效率。
  (三)演绎思維與歸納思維的訓練工具——思維導圖
  1.思維導圖簡介。思維导圖,又叫心智圖,是表達發射性思維的有效的圖形思維工具,它簡單卻又極其有效,是一種革命性的思維工具。思維導圖運用圖文並重的技巧,把各級主題的關系用相互隸屬與相關的層級圖表現出来,把主題關鍵詞與圖像、顏色等建立記憶鏈接,思維導图充分運用左右腦的機能,利用記憶、閱讀、思維的規律,协助人們在科學與藝術、邏輯與想象之間平衡發展,從而開啟人类大腦的無限潛能。思维導圖因此具有人類思維的強大功能。
  2.思維導圖在档案信息開發中的應用。(1)如何制作檔案信息的思維導圖。檔案信息開發中,最大檔案信息的主題(档案信息的名稱或書名)以图形的形式體現出來。把主題體現在整張紙的中心,並且以圖形的形式體現出來中央圖要以三種以上的顏色。一個主題一個大分。支每條分支要用不同的顏色題以大分支的形式體現出來,有多少個主要的主題,就會有多少條大的分支。每条分支用不同顏色可以對不同檔案主題的相關信息一目了然。(2)檔案信息思維導圖要求:1)運用代碼小插圖不但可以更強化檔案信息每一个關鍵詞的記憶,同時也突出關键詞要表達的意思,而且還可以節省大量的記錄空間。當然除了這些小的插圖,我們還有很多代碼可以用。比如厘米可以用CM來代表。所以可以用代码的盡量用代碼。2)箭頭的連接在分析一些信息的時候,各主題之間會有信息相關聯的地方,這時,可以把有關聯的部分用箭頭把他们連起來,這樣就可以很直觀地了解到信息之間的聯系了。如果在分析信息的時候,有很多信息是相關有聯系的,但是如果都用箭頭相聯接起来會顯得比較雜亂了。解決這個問題的方法就是,可以運用代碼,用同樣的代码在他們的旁邊註明,當你看到同樣的代碼的時候,就可以知道这些知識之間是有聯系的。3)只寫關鍵词,並且要寫在線條的上方。思維导圖的記錄用的全都是關鍵词,這些關鍵詞代表著信息的重點內容。一定要寫在线條的上面。這樣更有利於閱讀。4)思維導圖有很多線段,它每一條線条的長度都是與詞語的长度是一樣的。思維導圖的體現的層次感很分明,最靠近中間的線會越粗,越往外延伸的線會越細,字體也是越靠近中心圖的最大,越往後面的就越小。思維導圖的線段之間是互相連接起來的,線條上的關鍵詞之間也是互相隸屬、互相說明的關系,而且線的走向一定要比較平行,換言之線条上的關鍵詞一定要讓你自己能直觀地看到,而不是要把纸的角度轉了120度角才能看清楚自己在寫什麽。5)做思維導圖時,它的分支是可以灵活擺放的,除了能理清思路外,還要考慮到合理地利用空間,你可以在畫图時思考,哪條分支的內容會多一些,哪條分支的內容少一些,你可以把最多內容的分支与內容較少的分支安排在紙的同一側,這樣就可以更合理地安排內容的擺放了。整幅畫看起來也會很平衡,你畫思維導圖前,要記得思考如何布局會更好。6)學會思維導圖之后,我還鼓勵你能夠成立自己的風格,每一幅思维導圖雖然都有一套規則,但都能形成個人的風格。关鍵詞是最重要的一部分,因為思维導圖只記錄關鍵詞,檔案信息開發人員在開發檔案信息過程中,如果關鍵詞選擇不正确,思維導圖所要表達的信息就不準確了,要想學會全面總體的分析信息,需要學會觀察出信息當中哪部分是它們的關鍵部分,並搜索到它們的關鍵點,也就是關鍵詞。
  3.思維導圖在檔案信息開發人員科學思維培養中的作用:(1)成倍提高檔案信息開發人員学習的速度和效率,更快地學习檔案館藏中的新知识與復習整合已有的檔案舊知识。(2)激發檔案信息開發人員的聯想與創意,将各種零散的有關檔案信息資源的智慧、資源等融會貫通成為一個系統。(3)讓檔案信息开發人員形成系統的學習和思維的習慣,並使檔案人員將能夠达到眾多檔案信息開發人員想達到的目標,包括:快速的記錄檔案館館藏中檔案資料筆記。(4)做思維導圖的時候,檔案管理人員会處在不斷有新發現和新關系的邊緣,鼓勵思想不間斷和無窮盡地流動;有助於檔案信息直接的融合與交叉,建立新的聯系,對信息有所創新。(5)檔案信息開發人員的大腦不斷地利用其皮層技巧,起來越清醒,越來越願意接受新事物[7]。
  俗話說,十年树木,百年樹人,冰凍三尺非一日之寒,檔案信息開發人員科学思維的培養,需要一個漫長而艱辛的過程,需要檔案信息開发人員對自己的嚴格訓練,也需要思维科學領域新鮮研究成果的註入,这樣才能使檔案信息達到最大化的利用,促使檔案事业蓬勃發展。
  

參考文獻


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  [5]陳兆祦,和寶榮,王英玮.檔案管理學基礎(第三版)[M].北京:中國人民大學出版社,2005,116-117
  [6]陳兆祦,和寶榮,王英瑋.檔案管理學基礎(第三版)[M].北京:中國人民大學出版社,2005,452-453 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
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