淺議加強電子檔案的管理,做好電子檔案的利用

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 孫誌常
上傳時間:2012/3/7 11:07:00

論文代寫網:   【论文關鍵詞】電子檔案 電子檔案管理 電子檔案利用
  【論文摘要】當前,在日常工作中,電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象,對於電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要课題。加強和做好電子檔案管理的目的,就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手,分析了電子檔案的主要利用途徑,指出了做好電子檔案管理的若幹措施。
  電子檔案,是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關资料。當前,在日常工作中,電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象,對於電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速发展,檔案管理的電子化程度雖然已有所提高,但由於管理理念、管理方法、管理手段等的不同,其中的問題也日漸顯現。加強和做好电子檔案管理的目的,就是為了更准確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手,分析了電子檔案的主要利用途徑,指出了做好電子档案管理的若幹措施。
  一、電子檔案使用的主要途徑
  電子檔案具有快捷、方便的特點,與传統的紙質檔案相比,其查全率和查準率是紙質檔案无法可比的。然而,電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技术基礎之上,而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前,關于電子檔案的利用,其途徑主要有三种:提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
  1、提供拷貝。拷貝是电子檔案使用的第一途徑,目的是向使用者提供檔案的原始狀態,確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門,當向利用者提供載體拷貝時,應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式,由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時,也可向这些用戶提供打印件或縮微品。
  2、通信傳输。通信傳輸可以解决使用者無法到達檔案所在地的難題,而且可以節省時间和財力,是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸,即用網絡传輸電子檔案,在不同的館際之間,可以實現档案資源互相交流,以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料,可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。
  3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦,在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持,也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性,取決於檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。
  二、加強電子檔案管理的重要意义
  電子檔案對於大部分的單位和部門來說,還是一個新鮮事物,加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者,做好電子档案的管理,從理念上說,要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面,我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。
  1、加強電子檔案管理,有利於節省人力物力
  在傳統檔案管理中,由於檔案工作的特殊性,特別是一些易破碎的檔案資料,一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管,而且還不可避免地存在損壞的風險。然而,計算機及其網絡的出現,不但為歸檔提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途徑,免除了立卷歸档、檢索查找的困難,减輕了工作人員的勞動強度,提高了歸檔質量和檢索速度,有利於節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以後,就可把按“卷”立卷歸档,改為按“件”整理歸檔,大大提高了檔案管理的工作效率。
  2、加強電子檔案管理,有利於提高服務質量
  檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務,加强電子檔案管理,資源信息實現電子化,有利於提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化,大量的原始檔案可以集中在計算机存儲介質中,通過互聯網進行傳播,這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理,為讀者提高高質量的服務,要求我們必須拓寬知識面,努力學習新技術,增長技能,提高駕馭現代化技術的能力,使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。 转貼於 免費论文下載中心 http://www.hi138.com   3、加強電子檔案管理,有利於滿足多样化需求
  隨着社會的進步,越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求,他們不但要看原始的文字資料,更要看原始的圖像、視頻等資料,而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多样性,逐漸成為了滿足使用者多样化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性,與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系,隨著社會发展和科學技術的進步,檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化,表现出一定的動態性,加強電子檔案的管理,有利於滿足這一多樣化需求。
  三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
  由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化,導致利用工作的复雜性。因此,加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作,需要多方面的密切配合,並從多個角度展開工作。
  1、建立檔案利用制度,整合各類檔案資源
  要建立檔案利用審批制度,相關人員需要查閱和利用档案時,必須獲得檔案主管领導的審批,還要建立檔案利用管理制度,檔案收藏部門可利用網絡技術來进行檔案收集管理活動,使檔案收集更為及時,保證電子檔案的及時更新,更好的滿足電子檔案利用者的需求,並做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補,整合檔案資源來創新檔案管理模式,实現電子檔案需求利用質的飛躍。
  2、規範檔案利用方式,避免不可挽回損失
  電子檔案的利用不能夠無原則,應該根據利用者的情況而定,並且依據电子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下,對內容不是完全開放的電子檔案,不宜用拷貝的方式提供使用,對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時,有密級的信息內容應進行加密處理,並對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改,避免由於誤操作所帶來的不可挽回的損失。
  3、建立“雙套制”模式,確保重要信息完整
  所謂“雙套制”,指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存归檔。“雙套制”管理模式对檔案工作者提出了新的挑戰,要求檔案人員要緊跟時代步伐,掌握現代信息技術,熟練運用電腦及現代通訊技術,否則就無法介入文档的形成和保管。另外,“雙套制”所面臨的問題,主要是哪些檔案應該實行“雙套制”,哪些不应該實行“雙套制”。只有根據各個档案的內容特點采取相適宜的管理方法,有選擇性地實行“雙套制”管理,才不會造成人、财、物力的浪費,並且實現對重要信息的完整保存。
  4、加强工作人員管理,提高檔案保護意識
  電子檔案由於提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化,導致了利用工作的復雜化。因此,必須加強對檔案管理工作人員的管理,從思想上認識到檔案管理工作的重要性,從技術上確保檔案管理工作的安全性,達到既能使电子檔案信息最大限度的被利用,又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。总之,必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心,使他們養成忠於職守、認真負責、精益求精的工作態度,這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
  四、小結
  现代社會正在跨入“信息時代”,網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的电子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用,是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展,電子檔案的管理與利用著眼點要高,立足点要實,要符合本單位的客觀實際,顺應其規律,加強科學管理,確保電子檔案能夠安全可靠地處於可準確提供利用的狀態,使其在社會生活中发揮更大的作用。
  
  【參考文獻】
  [1] 余慧玲. 試論電子檔案的歸檔、保管與利用[J]. 韶關學院學報·社會科學, 2009,30(7).
  [2] 江微. 浅談電子檔案的保管與利用[J]. 办公自動化, 2010,(6).
  [3] 路玲. 電子檔案和紙質檔案的整合利用與共存發展[J]. 河南科技, 2009,(10上). 轉贴於 免费論文下載中心 http://www.hi138.com
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