研討文書檔案管理信息的電子化應用

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 俞錦福
上傳時間:2012/3/8 10:22:00

摘要:文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。文書檔案管理信息的電子化應用對提高文書檔案管理的水平,及時提供準確、完整的檔案信息具有重要作用,但是在電子化的過程中也遇到了一些問題。笔者將探討文書檔案管理信息的電子化的優缺點,同時對其劣势提出解決辦法。
關鍵詞:文书檔案;電子化
    文書档案重要的內容是社會發展歷史。它通過歷史的客觀記錄,来反映在某一時期領導的決策、部門建設、研究開發、問題處理等的过程和成果。文書檔案管理是檔案工作的一個重要组成部分。隨著信息化的到來,使人們進入了電子網络時代,許多的信息通过電子網絡管理和傳輸。目前國家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應用,來提高文書檔案管理的水平,並且及時的提供準確、完整的檔案信息滿足需要。
    一、文书檔案管理信息的電子化的優點
    首先,使用方便,便於檢索,辦公效率大大提高。電子档案使用光盤、磁盤作為載体,將信息存儲在上面。计算機的運算速度極高,具有強大的信息处理能力,這是計算機參與文书檔案管理的最明顯優點。它解决了在傳統檔案管理中人們使用手工操作的時候出現的信息收集不完整,出現漏抄,字跡不工整等問題,節約了人力也提高了準確性。電子檔案使得人們在進行檔案管理的時候,按照資料的分類進行收集、統計和查閱,時間大大縮短。因此,電子信息化管理文書档案相比傳統的管理方式,最明顯的就是方便,檢索效率高。
    第二,信息易於保管。與紙質載體相比,電子檔案使用高科技材料制成,不僅能夠防止蟲蛀、防潮,而且可以重復使用,节能、環保、使用壽命長,解決了紙質載體在高温、濕度大的環境下发生氧化或者是被腐蝕的現象。電子檔案但它最大的有點是存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設備上占用的空間小,操作簡單,不需要占用大量的人財物力。所以,它的特點是存儲時間長,不易受損,節省資源,穩定性好,易於保管。
    第三,電子传輸,實現資源的共享。在傳統的手工操作中,各个單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享,大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網絡的發展,方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流,利用电子網絡傳輸資源。電子傳输可以在瞬間完成大容量信息的传遞,適應現代社會快節奏的工作特點。比起傳統的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸,它所起到經濟效益是無法估量的。網络化的應用更是擴展了信息的傳遞範围,人們以網絡為載體進行資料的傳输,並且相關資料存放在相應的資料库內,人們可以通過协議進行網上檢索和資源的共享,查找、利用更加便捷。
檔案管理實現了從外部的目錄管理到內部的內容管理,並且實現了信息系統的工聯,人們可以交流共享同級部門之間的信息,也可以交流共享歷史不同時期的信息。電子傳輸,資源共享,提高了部門之間的了解,增強了業務聯系。
    第四,提高了文書檔案傳輸的安全性。傳統的檔案傳輸是靠人力,不免會出現在傳輸過程中资料的丟失,並且通過郵递極高費時費力,安全性也隨之大大降低。電子傳輸的出現解決了這一問題,不僅保證文书檔案的及時傳輸,而且能够確保其安全性,不會造成檔案的延誤或者丟失現象。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com    二、文書档案管理信息的電子化的缺點
    首先,檔案真實性難以保障。因为電子介質具有可讀寫性,人们可以對電子檔案進行反復的輸入和修改,並且没有修改後的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式,人們不能通过辨別字體字號的形式判斷文书檔案的原始性,並且電子檔案沒有印章和親筆簽名,相關單位也無法鉴別真偽。在這種情況下电子檔案的真實性就難以得到保障。
    其次,網絡化的發展,電子档案的安全性問題日益突出。目前通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生,網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容,病毒的入侵使得人们的電腦癱瘓、信息丟失,假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了严重的威脅。
    第三,文書檔案管理信息的電子化應用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能够熟練的使用電子計算機,懂得數據傳輸的技術。这樣的管理人員要具備較高的知识水平,但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限,不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現了復合型人才奇缺的尷尬局面。
    第四,電子文件兼容問題。隨著信息化得普及,電子文件的问題凸顯,其中電子文件不兼容的現象尤為明顯,電腦软件開發的通用性差,不同的系統生成的不同的電子文件,他們之間不能識别,或者是不同的軟件生成的電子文件難以实現格式的轉換,這些問題丞待解決。
    三、改革措施和解決辦法探討
    針對在文書檔案管理信息的电子化應用中出現的实際問題,筆者提出以下舉措。第一,針對安全性問題,在文書檔案傳輸的網絡中設置隔離帶。通過這個隔離,文書檔案只能在某一範圍的局部網絡內傳輸,帶防止文件流向外網。最簡單的方法是設置隔離的路由器,路由器的作用是屏蔽不在範圍內的IP地址,這樣就可以有选擇的進行文件的傳輸。也可以通過設置防火墻的方法,對網絡數據進行过濾,檢測不安全的攻擊行為。第二,針對人員素質低的现象,要加強工作人員的教育培训。通過在工作中的培訓,讓管理人員及時掌握最新的電子化管理方法。同時,提法他們的綜合文化水平,比如外語水平、计算機操作水平等。

參考文獻


[1]張寧紅. 淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江檔案, 2011,(01) .
[2]騫麗萍. 文書檔案管理辦公自動化[J].經營管理者,2010,(19) .
[3]殷素芬. 電子檔案應用中的利與弊[J].現代醫院管理,2006,(04) .
[4]張桂珍. 關於人事檔案工作改革的設想[J].河北科技圖苑,1998,(01) .
[5]趙思媛. 淺談文書檔案計算机管理的利弊[J].沿海企业與科技,2010,(12)
[6]冼漢聰. 文書檔案管理的辦公自動化應用[J].商情(教育經濟研究),2008,(06) 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
下载论文

論文《研討文書檔案管理信息的電子化應用》其它版本

檔案管理論文服務

網站聲明 | 聯系我們 | 網站地圖 | 論文下載地址 | 代寫論文 | 作者搜索 | 英文版 | 手機版 CopyRight@2008 - 2017 免費論文下載中心 京ICP备17062730号