關於檔案管理的現代化趨向

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 田強波
上傳時間:2012/3/19 11:41:00

【關鍵詞】檔案 虛擬化 縮微化 數字化 信息化 網絡化
    檔案是社會發展的“記錄儀”,是社會信息的“儲存庫”。檔案管理實現計算機化是大勢所趨。作為檔案工作者,必須認清檔案管理現代化的趨向,努力學習微機使用、管理知識,以實現檔案管理規範化。
    1、檔案管理將實現無紙化、虛擬化
    隨著計算機技術的普及和網絡的不斷延伸,無纸化辦公將變為現實,傳統的以纸質為載體的檔案管理方式将發生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當今的發展趨勢。文件可以通過網上收發,報告可以通過網上傳輸,這樣既简化了文件收發過程中的手續,又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發展给辦公自動化帶來的變革,同時也给傳統的檔案管理工作提出了新的挑戰。
    檔案資源共享是檔案管理的目的,而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏,虛擬化就是通過網絡互聯和館际互借來增加館藏,豐富档案資源。如果把全世界的檔案信息都並入互聯網,從一定意義上說,檔案資源可以無限擴大,遠至大洋彼岸,近到同城鄰裏,都可以在極短的時間裏查到你所需要的信息資料,從根本上解決了傳統檔案管理的難題,而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優點。
    2、檔案管理將實現縮微化、數字化
    縮微攝影技術和数碼影像技術的應用,為檔案管理实現數字化提供了有力支持。所謂档案信息數字化,就是通過計算機、掃描儀等現代電子技术將館藏檔案資料轉化為電子文件。缩微攝影技術是把大量的纸質文件縮微在很小的縮微品上並制成電子文件,數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實现對影像的高清晰處理,其共同的特點都是以計算機進行识別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數字化後,可通過計算機進行智能化檢索,檢索速度快、範圍广,這就從根本上解決了紙质檔案給庫容帶來的壓力,克服了档案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數碼技術與計算機的結合應用,對檔案管理中的照片、圖片出現的退色、滲化和消褪,能有效地進行技術处理,使原始面貌還原,有利于影像長期保存和準確復制,有利於計算機查閱照片案卷。图文並茂,聲像俱全,這是档案管理發展的必然趨勢。
    3、檔案管理將實現信息化、網絡化
    當今社會是一個信息社会,計算機技術和網絡技術的普及應用,使地球變得越來越小,信息空間越來越大,沒有“國界”,沒有距離,“足不出戶知大小”已成為现實。這不僅提高了整個社會的辦事效率,而且也密切了整個社會的聯系。這就為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。
    目前,從中央到地方,從機關到企业已普遍建立了計算机局域網,其中,為了加強文件資料的保密,有些部門規定不準接入互聯網,有的甚至是單機操作,與網絡实行物理隔離。但隨著計算機技術和網絡技術的發展,如密碼技術的深化、語音识別、指紋識別技術的應用,將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真偽的識別,也隨著電子文件簽署技術的應用,給收文部門和單位建立了信任。這一技術的發展應用,為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術保證。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com    網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性。一是傳播速度快,二是傳播範圍廣,三是傳播不走樣,四是傳播成本低,這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨着這一技術的發展而發展。因此,檔案管理實現信息化、網絡化的目標已為期不遠。
    4、檔案管理將實現多元化、智能化
    隨著新技術的發展,檔案资源的載體已呈現多樣化,除傳統的紙質、圖片、膠卷等載体外,已出現了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數码音像制品。多種檔案載體並存必然使檔案館藏多元化,傳統的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發展的要求,因此,檔案管理設備必須首先實現現代化。
    計算機技術特別是未來語音識別技术的開發與應用,將使檔案的管理模式實現自動化、智能化。在新的管理模式下,將實現文檔一體化,所有的檔案信息都會被計算機自動接收,並按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現檔案管理自動化、智能化,不僅使傳統的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史,使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出来,而且能有效地發揮檔案信息服務社會的功能,展現檔案的自身價值,提高檔案工作者的社會地位。
    5、檔案管理将實現社會化、市場化
    其一,档案資源實行市場化管理,有利於檔案“共存共享”的實現。檔案資料是社會發展的“记錄儀”,有著“鑒往知來”、服務當代、惠及後世的重要價值,是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理,能有效地增强人們保護檔案的意識,完善档案共享機制,實現檔案的真正价值。
    其二,檔案資源實行市场化管理,有利於檔案的開發利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”,其有效地開發利用,有助於人們“鑒古知今”。
    其三,檔案資源實行市場化管理,有利于檔案事業的健康發展。一方面檔案數據庫需得到社會的支持,將社會各行各業的檔案信息匯攏起來,不斷充實和豐富庫存資源;另一方面,社会各界也需要得到檔案數據庫的支持,為其提供方方面面原始的詳實資料。二者的相互依賴的關系,為檔案資源實行市場化管理提供了客觀條件,可以為解決檔案經費不足的困難開拓出一條新路。
    总之,隨著現代科學技術的進步,實現檔案管理現代化已是必然的發展趨势。因此,每一位檔案工作者都要有紧迫感,努力學習和掌握現代科学知識,把檔案管理提升到一個全新的水平。 免费論文下載中心 http://www.hi138.com
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