試析社會保險電子檔案管理系統的創新

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 朱麗莎 謝昕怡
上傳時間:2012/5/4 11:04:00

論文網:   【論文摘要】做好社會保險檔案管理工作一直是各項工作的重中之重,而做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問题分析,從紙介檔案到數字檔案的探索,我們需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途径策略。
  【論文關鍵詞】社會保險;档案;創新
  
  隨著國民經濟的逐步發展,我國社會保險的參保數迅速增加,社會保險檔案管理也将面臨著嚴峻的挑戰,因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析,將紙介檔案與數字檔案的轉換,才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。
  一、社會保險檔案管理現狀分析
  (一)社會保險的參保人數增長迅速
  我國社会保險的參保數,增長迅速。2009年底,全國參加城鎮基本养老保險人數為23550萬人,比2008年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的农民工人數為2647萬人,比2008年末增加231万人。根據《國家人權行動計劃(2011-2012年)》指出,到2012年,中國城鎮基本养老保險參保人數超过2.23億,基本醫疗保險參保人數超過4亿,失業保險參保人數超過1.2億,工傷保險參保人數超过1.4億,生育保險参保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企业年金的人數逐年增長。可見,我國社會保險檔案與日俱增,當今社會的發展對社会保險檔案的要求也在提高,需要對社會保險檔案進一步創新。
  (二)社會保險經辦機構實施改革计劃
  近幾年來,國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃,早在2009年最後一次國务院常務會議決定將在2010年內開展全國範圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”。从2010年7月1日起,流動就業人員基本医療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日,人保部就《社會保險費申報繳納管理規定(草案)》征求意見。根據草案,企業繳納險種從养老、醫療、失業險三項擴至五項,新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社会保險事業的進一步發展营造了很大的發展空間以及機遇。
  (三)負責社會保險檔案管理的部門分散
  我国公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具体情況是:社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案;民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金;商業保险公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭经辦,政出多門,業務交叉,資源浪費,政令難以统一的局面。由於管理機构分散、不集中,使人們在利用公民個人社保檔案时,存在著許多不便。例如,我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況,需要到幾個不同的管理機構去了解,這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便;而且這種分散的管理,使整個社會保障體系出现了許多漏洞,於是就出現了一些奇怪的現象:如“涉保”人死亡以後,其所涉及的个人保險賬戶並未隨之終結,仍有人代領保險金。
  (四)社会保險檔案工作缺乏硬指標考核
  社保档案數量巨大,工作環節繁瑣,相對于社會保障工作,社保檔案工作沒有硬指標來考核,也沒有統一的管理辦法和標準,因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案並非一個部門管理,進而導致不同的開發商參與系統建設,相互之間的互不信任以及人為設置壁壘,或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構,導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式,只有極少数地區實現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象,就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息,從而導致社保對於“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。
  (五)社會保險的經辦效率和範圍需要擴大
  社会保險覆蓋範圍不斷擴大,經辦管理效率也越來越引起人們的关註。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受,熱切期待社會保險經辦業務網际申報模式的實現,而傳統性紙质檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求,因而我們應從社會保險事業发展的戰略高度認知社会保險檔案管理問題,再繼續讨論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解决檔案數字化的關鍵是讨論如何確保數據歸檔前後原始性认證和原始性保證問題。
  二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題
  (一)對社會保险檔案管理工作不夠重視
  由於社會保險檔案管理工作是比較新的工作,人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面,強化社會保險基金的征繳和確保企業离退休人員基本養老金按時足额發放等方面,忽視了社會保險檔案管理,使社會保險檔案管理工作处於無序狀態,其作用無法得到充分發揮。
  (二)社會保險檔案管理體制不規範
  由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規範和标準,造成歸檔範圍不明確,社會保险文件材料收集不齊全,檔案管理方法不健全等現象時有發生,嚴重影響社會保險档案管理的規範化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全,沒有專職或兼職人員管理檔案,即使有,也是臨時抽調,沒有經过專職培訓,嚴重影響社會保險檔案的質量。
  (三)社會保險檔案存檔的條件差
  由於場地限制和經費不足等問題無法解決,社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程,大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案,歷年累積的社会保險檔案只能由經辦人員分别保管。由於沒有專有的庫房,只能存放在潮濕的房間裏,致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規範的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難,也給日常經辦工作帶來許多不便。
  (四)缺乏專業社保檔案的管理標準和規範
  社保檔案管理缺乏國家標準,職工檔案管理仍在執行1992年勞动部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理规定》,而該項制度中的部分條款如適用範圍、归檔範圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要,亟須修改。在沒有統一标準的情況下,有的制訂了一些社保档案的地方標準,有的地﹑市制定和公布了醫療保險檔案管理办法、低保檔案管理辦法,而全國許多地﹑市則沒有建立相關管理標準和規範,造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中,管理的規范和水平也不一致。 转貼於 免費論文下載中心 http://www.hi138.com   三、社會保險檔案管理的解決辦法
  (一)將紙質檔案轉換成數字檔案存檔
  社會保險經辦機構出於業务辦理需要,會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明,各類保单合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案资料,是非常龐大的一個數字。紙质材料保存起來不方便,但是將这些材料進行電腦掃描儲存,就可以將紙質檔案轉變成数字檔案。根據檔案工作的实際需要,可靈活運用,如目錄數據適宜采用文本錄人;全文數據則可以采用圖像掃描錄入;而一些当前常用的數據可制作成光盤。
  (二)根據社保檔案类別進行分類管理
  根据不同檔案的類型進行分類管理,方便查找、儲存,可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案,確定不同的歸檔整理方法。首先,確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律,保持文件之間的有機聯系,按社保档案不同價值性質分類,以便於保管和利用。其次,確定归檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型,確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料範圍。最後,根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。
  (三)建立全国統籌的社保管理系统,規範標準
  建立全國統籌的社保档案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指导,以投融資與運營模式和项目實施監理模式為依托,按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業务組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次,樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流动和工資收入的變動,對每個勞動者按號碼設立檔案卡,並用計算機储存,記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡,對每個勞动者的情況進行追蹤記錄;並建立全國範圍內統一的網絡查詢接口,允許公民定期查詢,同時也可替他們預測,比如退休时可拿到多少養老金,以提高工作的透明度。
  (四)在全國統一管理下設分支機構
  在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理中心,結束社保檔案管理分散問題,實行高度統一的管理,改變目前政出多門、決策分散、管理混乱的局面,使其成為統一管理全國社保檔案的領导和決策機構,負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、重大決策和有關法規、規章制度,參與制定社保档案的管理標準和規範。其次,全國統籌的社保檔案管理中心還可以在全国各地設置分支機構,包括地區局、地方辦事處、數據處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新,并送交國家勞動和社會保障部統一保管。
  (五)統一公民社保檔案管理號碼,可供查詢
  實行對每個公民發放社會保障號碼的制度,让公民個人檔案號碼與本人身份證號码、勞動保險號碼統一起來,由國家勞動和社會保障部的分支機構負責公民個人社保檔案內容的定期增加和更新,送交國家勞動和社會保障部統一保管。從发放的號碼上就可以反映出從什麽時候起、在什么地方發的,便於記錄公民的工资收入和保障費的繳納情況,同時便於投保者本人的查询。 轉貼于 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
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