民辦職業院校檔案管理內涵建設問題探究

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 崔立華 李建江
上傳時間:2012/5/31 9:22:00

代寫論文網:   摘 要:加快檔案工作管理規範化、制度化建設的進程,是依法辦好民办職業院校的重要基礎工作之一,也是衡量民辦職業院校教學質量和管理水平的一個重要标誌。本文通過分析民辦職業院校檔案管理工作中存在的一些突出問题,提出了整改建議和對策措施,供參考研討。
  關鍵詞:民辦職業院校 檔案管理 內涵建設
  隨著国家大力發展高等教育事業的政策機遇和城鄉居民迫切希望獲得高等教育機會的需求剧增以及大學生就業形势的嚴峻,民辦職業院校發展態勢和前景看好,但是由於民辦職業學校起步晚、發展快,其“速度、規模、質量、效益”,出現了發展不平衡、結構性矛盾突出等現象。民辦職业院校的制度管理和內涵建設方面問題較多,尤其是民辦職业院校檔案體系的建制和管理工作,成為影響和制約民办高職院校發展的重要瓶頸之一。根據《中華人民共和國档案法》及中華人民共和國教育部第27號令關於《高等院校檔案管理辦法》的明確規定“高校檔案工作是高等院校重要的基礎性工作,院校應當加強管理,將之納入院校整体發展規劃。”因此,民辦職業院校建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度,定期布置、檢查、总結、驗收檔案工作,明確岗位職責,強化責任意識,提高檔案管理水平,是提高民辦職業院校教育水平和管理水平、加強内涵建設、促進學院发展的必由之路。
  一、民辦職業院校檔案管理存在的主要問題
  调研發現雲南省的民辦職業院校檔案工作普遍存在以下幾個方面的問题:
  1、民辦職業院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、機構不健全、專業人員缺位的現象。當前,很多院校都忽略了檔案管理工作,缺乏对檔案工作管理重要性的認識,認為檔案工作屬於學校的附帶工作,不影響其長遠發展, 因此忽略了檔案管理建设。這種認識不足不僅體現在学校領導身上,更是體現在學校全体教職員工身上。在很多民辦職業學校根本沒有檔案館和專職檔案工作管理人員,即使有些民辦職業院校存在檔案館和專業人員,由於民辦院校的特殊性,出於對人力資源充分利用的考慮,專職檔案管理人員也往往身兼數职,還要承擔院校的很多其他工作。比如系部的兼職檔案人員多是教學秘書或行政秘書兼職,既有日常教學管理工作或者辦公室行政事務性工作,又要兼顧檔案管理工作,造成档案管理工作不盡人意。
  2、民辦職業院校檔案管理缺乏明確的規定責、權、利的規章制度。目前,多數民辦職業院校的發展只註重規模與速度建設,忽略了內涵建設,這對学校的檔案管理工作造成了很大的影響。由於档案相關規章制度沒有遵守國家檔案工作要求的規範標準,甚至是缺乏相關的檔案管理制度,導致負責部門不能、不知道如何把在教學、科研等日常工作活動中產生的檔案按照檔案工作管理規定要求統一歸檔、集中管理,導致檔案材料分散,致使档案資料收集不及時、文件材料殘缺不全,不能及時立卷和歸檔;且因為缺乏規章要求,導致各職能部門和系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性,缺少規範的要求和長久保存檔案的考慮,存在“档案材料幾大箱,用時要去紙箱中翻找,很多材料被丟棄”現象。這不僅直接影響了檔案整理、歸檔,而且也影响到檔案作為學校歷史憑證的作用。
  3、經費投入不足,導致不能實现檔案信息電子化建设。目前很多民辦職業學校在檔案管理方面的經費投入非常有限,无法購置檔案管理工作所需的現代化設備,現代信息技術手段如高校數據庫、校園網络等沒有切實應用到民办職業院校的檔案管理中,導致民辦職業院校的檔案信息化建設相比於其他院校相對滯後。一些民辦職業院校的檔案管理以傳统的手工管理方式為主,書寫速度慢,工作量大,嚴重影响了案卷質量和收集時間。此外,因財力不到位,檔案人員也就得不到現代檔案管理技術的業務培訓,缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識和基本技能,無法對档案進行現代化的科學規范管理。而對檔案管理人員继續教育的措施乏力,直接制約著檔案信息電子化建設進程。
  4、檔案材料單一,缺乏編研檔案,影響了檔案利用率。由於民辦職業院校成立的時间短,對檔案工作的認识不夠到位,平時不註意檔案的收集與整理,導致很多院校只存在教學檔案和行政檔案,黨群建設和科研建設等檔案材料缺失,檔案保存單一。由于檔案人員本身能力的局限,學校沒有編研檔案。同時,由於缺少专職檔案管理人員和對檔案工作的忽視,檔案利用率不高,不能充分發揮檔案在院校發展路程中的作用,檔案的服務职能處於被動狀態。檔案信息資源的開發利用渠道單一,僅限於發展黨員、評選三好院生、優秀畢業生等方面。在師資培養、人才選拔與考核及推薦院生就業、擴大對外交流、宣傳教育、樹立學校良好形象等方面,未能真正發揮檔案應有的作用。
  二、民辦職业院校檔案工作建設的對策措施
  1、加強院校領導對檔案工作的重視,提高全校職工檔案意識。一所學校能否把檔案館建立起來並制定出規範、科學的規章制度,做到館藏信息豐富、檔案工作有章可依、檔案工作真正為學院發展服務,關鍵是領導的重視程度。領導重視檔案建設,善於用檔案資料來處理和規劃院校各項工作,是做好檔案工作的根本保證;學院全體教職工的配合也是關键。因此,檔案管理人員不仅要爭取學院領導對檔案工作的理解与支持,讓他們意識到檔案工作的重要性,把檔案管理納入院校計劃和規劃,納入學校管理制度,納入學院工作人員的職責范圍,同時還要做到档案工作的意識與任何一項工的布置、檢查、總結、驗收同步進行。 免费論文下載中心 http://www.hi138.com 要強化全體教職工的檔案意識,让他們能夠真正從思想上和行動上意识到檔案工作對於學院和個人发展的重要性,自覺配合檔案部門的各項工作,積極參與学院檔案建設,在參與檔案建设過程中,認真研究落實本部門的檔案工作任务, 做到在平時的工作中自覺收集、整理檔案资料,並交檔案室統一保管,使學院檔案工作保質保量限期完成。
  2、檔案工作管理做到科學化、規範化、制度化。針對民辦職業院校實際,建議制定规章制度,《民辦職業院校檔案資料分類編碼及歸檔範圍》、《各系、部檔案归檔範圍和保管期限》、《系部教學檔案資料分類編目格式及類目代碼表》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等各項制度要健全。要做到教学檔案、行政檔案、黨群建設檔案、学籍管理檔案、教師業務檔案和其它声像檔案等等及時歸檔,對檔案管理实施細則,檔案的歸档範圍、保管期限和立卷归檔的原則以及立卷歸檔的程序等做出明確的規定,對檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求,從制度上保證檔案資料能長期有效地收集和保存。建立完善的檔案管理工作制度,是檔案工作逐步实現規範化管理的有力措施和可靠保證。
  3、設置檔案室或者檔案館,配備專職檔案人员並註意對專職檔案人員的培訓,增強檔案管理人員的服務意識。要針對民辦職業院校實际情況設立檔案室或者檔案館,配備專職檔案管理人员,盡量做到檔案管理人員的穩定,即使出现人員流動也要做好檔案資料的交接工作,防止人員變動便出現資料丟失的現象。同時,要求專職檔案管理人員強化檔案知識學習,做到职責明確,歸檔有範圍,立卷有標準,借閱有規定,保密有條例,庫房管理有措施,開發利用有目標,在细節上保證檔案工作管理的順利進行。專職檔案管理人员要順應現代教育發展要求,做好從被動的傳統檔案的管理到利用檔案為學校发展和社會發展服務的過渡。過去,檔案人員往往以自身為中心來開展工作,片面註重檔案工作的收集與管理,較少做到主動利用档案為學校發展服務。針對社會發展和民辦院校的實際,檔案管理人員不能按照自身的認識、理解、思维甚至是想象去收集、整理、保管檔案和提供檔案服務,更不能憑想象、圖方便,必須改變觀念,重新審視檔案管理的全過程,以適應民辦職業院校的教育教学,為社會各界對民辦職業院校的教育評估提供翔實可靠的档案資料,在服務理念、服务目的、服務主體、服務方式、服务手段、服務策略、服務過程等方面進行創新、拓展和提升。
  4、針對民辦職业院校實際,重視檔案材料收集,做好檔案編研工作。做到文件材料完整收集是確保檔案材料完整的前提和基础,也能直接反映出院校平時的工作成績。因此,要做到定期对文件材料進行清理檢查,确保材料齊全;強化文书管理,抓好院校活動所形成的文件材料的收集。對有请示沒批復或有批復沒请示的文件材料,檔案人員應及时查詢,保證這類文件材料的完整歸檔。檔案人員在復印文件材料時,對有价值、需要歸檔的文件材料应留下原件,以備日後归檔。針對有些院校存在資料積壓多年未歸檔、檔案管理工作缺乏延續性和完整性的問題,應建立長效管理機制,保障檔案資料收集的連續性和完整性。比如,各系部的教改實驗課題,針對其周期長的特性,要註意材料收集的連续性,保證每院期、每院年的阶段性實驗報告和終結性的實验成果報告收集齊全。某項活動材料的收集要有頭有尾、善始善終,防止檔案材料收集的缺失與不完整。
  檔案工作的基本任務在於及時、準確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息材料,而檔案的編研工作,是達成這一基本任务的保證,例如民辦職业院校教學、科研檔案材料的編研。這些編研材料不仅是教學、科研的最新成果,也是師生學習知識的鲜活教材。尤其是科研,它是教師每個時期完成的最新研究,許多教師會把科研成果寫入教案,形成了比書本知識更新的内容,同學們可以從這些編研檔案中学習到最新的知識。在知識更新換代飛速的今天,編研檔案彌補了書籍知識傳播速度不快的不足,成為師生學習知識的鮮活教材。因此,依照檔案編研工作“存真、求實”的原則,根據民办院校發展要求和教學評估要求,做好學校檔案材料的新編、续編、開發等編研工作,編研出《教學規章制度匯編》、《教育改革成果匯编》、《教學論文集》以及《相關課题研究匯編》、《特色教學成果匯編》等資料,以满足師生對檔案資料的需求和教育督導評估對檔案資料的需求,是民辦職業院校檔案編研工作的基本任務。
  5、強化檔案建設信息化的設施投入与現代化管理水平。要采取切实措施,把檔案工作需要的經费納入學校經費預算;要为檔案部門添置必要的設备,以便開展工作。檔案馆(室)的庫房建設,應列為學校基本建設規劃,逐步改善工作條件,維護檔案的完整与安全。促進檔案信息化建設,應當把檔案信息化建设納入學校信息化建設總體規劃,与數字化校園建設同步發展。要設立專項經費,為檔案機构配置檔案管理現代化、檔案建設信息化所需的設備實施,采用先進設備充實檔案工作。要盡快做好庫藏目录的整理、錄入規範工作,編制檢索工具,充分利用網絡化環境,快捷、準確、广泛地為院校的教學、科研、管理等工作服務,提高檔案服務質量和服務效率。
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