關於新形式下的檔案管理的創新服務

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 葉芳
上傳時間:2012/6/11 8:30:00

  論文摘要:當前檔案工作者的重要使命就是開發和利用档案信息資源,不斷創新檔案服務機制,積極主動地为經濟建設主戰場服務,為全面建設小康社會服務。要通過計算機網絡為用戶提供服务,並加強各項事務管理,促使檔案管理現代化。
  論文關鍵詞:網絡;新形式;檔案管理;創新服务
 
  一、從服務手段上來革新
  建立檔案館(室)網頁,開展網上利用服務。隨著檔案館(室)內部局域網的建立,檔案部門將充分利用企事業單位的网站制作自己的網頁,積極組织上網數據和信息,使档案管理服務系統聯上企事業单位網站,實現檔案信息的網上檢索,為用戶提供更好的服務。國內許多单位檔案館(室)利用互联網開展的網上服務,已成為為社會和單位提供檔案利用服務的1種重要形式。档案工作者要以網站为基礎,進1步加快档案信息資源數據庫建設,尤其是文件全文數據庫建設,在網站上實現電子文件的實時管理與利用,實現檔案信息资源數字化、數據庫化,档案信息服務利用網絡化,檔案管理工作自動化,檔案信息管理法制化。如:輸入目錄管理數據庫,在網上公開部分檔案目錄,方便查询檢索;檔案棺(室)與宣傳部門密切配合,可以將本单位重大活動中形成的新聞录像檔案數字化並及時歸檔,建立數字化視頻檔案数據庫,以便於宣傳和利用。
  建立“電子文件(档案)數據管理中心”。档案館(室)與企事業單位信息管理部門可加強密切配合,建立“電子文件(檔案)数據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館(室),是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件(檔案)数據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件,並在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務,實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣,丰富,利用率高。
  電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作,已成為档案管理部門不容忽視的。與傳統紙质檔案收集有很大差異的是,許多電子文件的形成通過下载和上傳就完成了,因此,檔案部门可以改變傳統工作模式,在网頁上建立電子文件自动上傳的工作窗口,在第1時間將其收集到,並在檔案館(室)的服務器上歸檔。例如:為了方便下級或管理部門、互聯網上用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文,檔案館(室)自行開發了“電子文件全文自動上傳歸档系統”。該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機,足不出戶就可将電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔,而不需跑到檔案館(室),也不必交任何光盤或軟盤。
  開展在線服務。傳統的檔案利用方式,如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件,特別是到档案部門利用檔案原件的方式,在信息化裏必然要發生變化,至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環境,使人們更註重信息的時效性,希望通過信息系統、信息網絡及時準确地獲得多種信息。因此,被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。
  檔案部门可以在網頁上通過匯編相应的專題、提供數據库查詢、電子信箱等服務方式,讓利用者與檔案館(室)利用電子邮件在網上進行快速通訊,進行信息交流,回答服務對象對档案材料真實性與保存價值的咨詢,提供查詢和資信服务。
  開展現行文件閱覽服务。隨著改革開放的不斷深入,到檔案館(室)查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO後,公民出於維護自身合法權益、投資興業等需要,希望能够更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢要求,進1步轉變工作職能,提高工作效率,密切黨和政府與人民群眾的聯系,維護廣大人民群眾的根本利益,湖北省檔案局要求2003年全省各級綜合檔案館(室)全部建立現行文件服務中心,要求全省各部門、各單位率先向各級檔案館(室)送交現行文件資料,並要求各級檔案館(室)做好現行文件資料的接收工作,搞好現行文件資料的閱覽服務。
  二、服務领域上的擴展
  信息服務的化、多主體。由主要為企事業单位內的對象服務轉化为社會全方位服務,已成为檔案管理者的共識。這是因为檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等1切社會活动中利用或可能利用档案信息的組織和個人,又要針对性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中,人們對各類信息的需求日益迫切。隨著技術的,人們從事的科學和生產建設、行政管理活動變得越加復雜,越離不開信息服務。对檔案信息的單1需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索资料的綜合需求所代替。 轉貼于 免費論文下載中心 http://www.hi138.com   興辦服務實体,發展檔案產業。處于信息化社會的今天,從信息资源開發的角度看,檔案人員不再單純是檔案的保管員,還應是檔案信息財富的擁有者和提供者;檔案館(室)也不再是單純的收藏機構,還是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識檔案馆(室)的改革創新方向就是走信息化道路,在為社會提供檔案信息服務的基礎上,创建檔案信息服務產業,建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服务為主要的工作實體。對於檔案信息的開放和開發,檔案工作者應當樹立服務意識和產業意识,面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面:開發信息,幫助引進开發先進技術產品;開發經濟信息,为企業結構調整服務;開發市場信息,為企業提供營銷機會;開發信息,為企業維護合法權益服務;開發房地產信息,為城市改造和建設服務等。
  加強橫向聯合,實現信息資源共享。隨著信息時代的發展,人類的知識和信息總量在急劇增长,面對浩瀚繁雜的情报,任何1個文獻部門都不可能将所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面,建立1個完整的社會信息系统,實行1體化管理,充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄,實行資源共享,正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。
  建立聯合目錄是用統一的著錄格式和編排,聯合報道兩個或两個以上檔案館、圖書館(室)館藏的檔案目錄。實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部门相互分享各自的資源,使利用者很方便地獲得更多、更广泛的知識、信息、情報。通過建立联合目錄,形成,實現資源共享,使各文獻部門充分挖掘資源潜力,實現文獻資源互補,提高館(室)藏資源利用率,避免不必要的重復和浪費,因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾,並有利於各級各類檔案館、圖书館(室)館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展,更好地滿足社會多方面的需要。
  三、學校檔案服務創新的主要任務
  面對高校檔案部門“生存”的現状,既不能依靠“上帝”的仁爱,也不能坐等學校的“恩赐”,必須用改革發展的思路来解決前進中的困難。
  (一)進一步强化檔案資源建設在档案服務創新中的基礎地位,把檔案收好、管好、用好。用是根本,管是手段,收是基礎。因此,立館之基在於檔案資源建設,檔案服務之基更在於檔案資源建設。正因為檔案資源建設在档案服務創新工作中具有基礎性的地位,也就决定了要進一步深化檔案資源建設抓源頭的監管理念,聚焦学校重大活動、重大事件、重要會議、重點建設項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的監管工作,全面推進常规歸檔與即時歸檔的相結合,大力開展校史人物、校史资料和社會媒體對學校工作報道等方面的征集工作,為學校歷史站好崗,為學校今天服好務,為學校明天積累好精神財富。
  (二)馆藏檔案數字化是學校檔案服務創新的基礎建設。馆藏檔案數字化的主要目的是方便利用和保護檔案。館藏档案數字化已不再是一個理论探索問題,而是一個如何創造條件,搶抓機遇,力爭支持,這是學校檔案服務创新一項重要的基礎性建設任務。一些名牌高校檔案部門已完成建國前歷史檔案的數字化工作。有的高校檔案部门正爭取完成館藏歷史、黨群、行政、教學等檔案類的數字化工作。
  (三)努力培養造就一支素質較高的人才隊伍是檔案服務創新的根本保障。學校檔案部門仍然是一個弱勢群體,也是一個弱勢部門。究其原因,關鍵在於人才,關鍵在是否有所作為。我們在具有憂患意識的同時,还要苦練內功,更新理念,努力探索档案服務創新之路。不能得過且过,小富即安。只有人才興館强室,才能實現逆境中崛起;只要有一支檔案服務創新團隊,學校檔案工作才能實現跨越式發展。因此,要堅持有計劃地培養和引進高學歷、高層次的檔案服務創新人才。 转貼於 免费論文下載中心 http://www.hi138.com
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