提高高校學生檔案管理水平的理性思考與路徑研究

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文標簽:高校管理論文 學生管理論文
論文作者: 馬潔 佟丞 劉衛智
上傳時間:2012/6/11 8:31:00

摘 要:高校學生檔案記载著學生的學習經歷、成長過程和綜合表現,是學生立足社會和社會选拔任用人才的“原始依據”,關系著學生的前途命運,對社會、高校和學生具有重要的意義。當前高校學生檔案管理存在較多問題。加強制度建設、完善體制機制、豐富檔案内容、做好宣傳教育、拓展档案服務是提高高校学生檔案管理水平的主要路徑。
關鍵詞:高校學生檔案;畢業生;檔案意識;信息化
檔案在人類發展史上具有重要的歷史地位,其演變“与人類社會物質文明、精神文明的發祥和進步程度密切相關,反映了人類記忆的發展脈絡和水平” 。[[1]馮惠玲,張輯哲.檔案學概论[M].北京:中國人民大學出版社,2001:18.]⑴胡錦濤同誌曾經指出:“檔案是人類活動的真實記錄, 是人们認識和把握客觀規律的重要依据。檔案事業是一項崇高的事業,是党和國家事業發展的一個不可缺少的方面。”[ [2]胡錦濤同誌在會見全國档案工作暨表彰先進會議代表時的講話[J].蘭臺內外,2001(1): 1.]⑵檔案因其原始性、真實性、延續性特征,承载著豐富的歷史文化內涵,有著重要的研究和應用價值,對各行各業來說都意義重大。
進入新世紀,档案這個歷史的產物面临著深刻的機遇和挑戰。档案的管理與研究應自覺与社會進步的要求相适應。作為“國家人事檔案的組成部分”[[3]王德欣.高校學生檔案管理的新思路[J].蘭臺世界,2005(8):68.]⑶,高校學生檔案記載著學生的學習经歷、成長過程和綜合表現,是學生立足社會和社會選拔任用人才的“原始依據”,關系著学生的前途命運。但由於復雜的歷史和現實原因,高校學生檔案一方面未能得到應有的重视,其管理體制仍帶有計劃經濟的色彩,管理效率和現代化技術應用水平不高;另一方面未能充分發揮作用,為高等教育改革的深化和社會人才選拔機制的完善作出應有的貢献。
一、做好高校學生档案管理工作的重要意义
1、從高等教育改革與發展角度來看,學生檔案真實记錄著教育教學的全过程及其成效,“不僅是人才工程的核心部分,也是積極貯备人才素質材料的信息載體”[[4]周冀,孫碧燕.高校學生檔案管理要轉變觀念[J].蘭臺內外,2005(2):44.]⑷,可以說体現著高等教育改革與發展的整體風貌,因而學生檔案工作水平的不斷提高是高等教育改革与發展的客觀需要。隨著高等教育改革的深入,學生檔案管理也應該隨之呈現动態的發展趨勢,真正成為教育質量和學生素質的提升在高等教育管理工作中的一个重要“映射”。
2、從高校角度來看,學生檔案管理工作體現著學校的辦学水平。如果說學生是高校的“產品”,那麽學生档案就是“產品說明書”,是高校展示學校校風學風、综合實力乃至辦學特色的窗口。真實、豐富、特點鲜明的學生檔案和嚴格、規範、高效的檔案管理,能夠為高校贏得良好的社會聲譽。因此,提高學生檔案管理水平是高校樹立整體形象、謀求持續發展的必然要求。
3、從學生角度來看,檔案是学生未來事業和人生发展道路上的永久的“身份证”。檔案證明學生在正式进入社會之前的學習經歷、政治面貌、社會關系、品德素養、心理人格、學術水平、綜合能力、實踐技能、身體狀況等,是學生未來人事檔案的重要組成部分和人生履歷的坚實支撐,具有原始性、唯一性特征。而且就目前的社会結構和人事制度來看,檔案還關系著學生的“幹部身份”,與學生的職業選择、定級晉升、職稱評定、工資工齡、社會保險、升學出國等密切相关。使學生了解檔案的價值和作用,並且建設、管理、使用好學生檔案是学校應盡的義務。
4、從社會角度來看,档案是學生步入社會的重要的“通行證”,查閱檔案是用人單位除面对面考察學生之外的又一種重要方式。無論是何種性質的用人单位,都希望盡量節約成本,以最高的效率選拔出最合適的人才。高校加強學生檔案的管理,有利於為社會用人單位提供周到、便捷的人力資源管理服務,滿足社會各類用人單位的現實需要。
二、高校學生档案管理工作現狀及其原因分析
當前的高校學生檔案管理存在較多的問題,高校、學生以及社會各界的認識水平和重視程度不一,其原因也是多方面的。
1、在社會觀念層面,隨著社會競爭的日漸激烈,檔案造假、履歷造假、學歷造假等不道德的事件時有發生,使学生檔案的嚴肅性受到影響,難以得到應有的重視。甚至有的高校為使畢業生就業順利,也為了學校的社会聲譽,對學生檔案進行篡改。[[5]王德欣.做好學生檔案工作 為大學生就業服務[J].中國檔案,2005(10):32—33.]⑸雖然是個別現象,但其影響惡劣,直接降低了高校學生檔案的公信力,致使學生檔案在人才選拔過程中的參考價值隨之降低。現在很多用人單位不再把學生檔案作為选拔錄用人才的依據,甚至還會發生丟失檔案的情況。受此影響,高校、學生對檔案的重视程度也在逐漸弱化。
2、在社會體制層面,隨著我國經濟體制改革的逐步推進,非公有制經濟得到長足發展,逐漸成為吸納高校畢業生就業的主要渠道。非公有制的用人單位沒有人事檔案管理權,事業單位、國有企業也在探索聘任制改革,人事管理逐步與市場接軌,而作為我國“新型人事管理社會化模式”[[6]孫鵬紅.人事代理中的檔案管理問題探析[J].中國校外教育,2009(12):136.]⑹的人事代理制度尚不完善,導致很多用人單位不過问學生的檔案,以勞動合同關系完全取代人事关系。這也是很多畢業生成為“棄档戶”的原因。
3、在管理制度層面,高校學生檔案管理缺少明確的法律和制度依據。制度的缺位是制約高校學生檔案管理水平提高的主要原因。1993年,國家教育委員會發布了《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作规範》,對“高等學校檔案”劃分了党群、行政、教學等十个類別,“學生檔案”沒有列為一個單獨的類別。2005年,教育部頒布了《普通高等學校學生管理規定》,對學生的學籍管理、獎勵與處分等提出了明確的規定,但仍沒有涉及學生檔案管理。作為高等學校學生管理工作在新時期的綱領性文件和主要依據,缺少對學生檔案管理的關註,不能不說是一種遺憾。究其原因,主要是學生檔案具有個体性,並且不在學校永久保存的範圍之內,大學教育也只是學生檔案生成過程中的一個階段。2008年,教育部和國家檔案局頒布《高等學校檔案管理辦法》,在文件材料的歸档範圍中增加了“學生類”,主要包括學生的高中檔案、入學登記表、體检表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組织檔案、畢業生登記表等。这體現了國家教育和檔案工作行政部門對高校學生檔案的重視,但總體來說比較籠統,對具體操作的指導性不強,缺少標準化、規範化的指標體系。
4、在管理操作層面,高校學生檔案管理在體制機制、人員隊伍、建設開發、技術應用以及學生檔案意識培養等方面均存在一定的不足。
一是管理松散,缺乏協調。不同的学校理學生檔案的牽頭单位不同,有的是檔案馆或綜合檔案室,有的是人事處,有的是學生處,比較普遍的是把檔案分散到學院(系)進行管理。由於缺乏一定的協調機制,容易出現各自為戰和臨時突擊的混亂現象。而且人員、場地、經费等往往難以得到保障,使工作無法深入開展。
二是管理人員素質不高,流動性強。多数學校把檔案存放到院系,這種模式有一定的優勢。但管理人員基本上是由團委書記、專職輔导員或黨委秘書兼任,一方面缺乏必要的專業知識,時間和精力也難以保證,另一方面人員流動性比較強,不利于學生檔案管理工作的穩定。
三是內容陳舊,信息不足。多年來,高校學生檔案內容的基本構成沒有多少變化,以入學、学籍、成績、黨團材料、畢業等方面的表格為主。其中的主觀評價也多為套路化語言,往往給人千篇一律的感覺,無法充分展示學生的個性、特點、優勢,能夠提供给用人單位選拔人才的信息不多。
四是學生的檔案意識不到位。高校中絕大部分學生不了解檔案的構成、重要意義和相关標準,缺少基本的檔案處理素养和訓練,比如用筆、用紙、書寫以及組檔、轉接等方面就存在很多無意識的不規範現象。問題雖小,但造成的影响是無法估量的。增強学生的檔案意識,是學生檔案管理工作的一個重要部分。
三、提高高校學生檔案管理水平的路徑探究
1、加強制度建設,規範管理行為。國家教育、人事、檔案等有關部門有必要依據《檔案法》《干部檔案工作條例》等有關法律法规,根據當前高等教育改革和大學生就業工作的整體形勢,出臺具有較強针對性和操作性的高校學生檔案管理辦法、實施細則和评價體系。提出明確的任務目標和全面的歸檔範圍,細化檔案的生成、組檔、開發、利用、轉遞、寄存和學生檔案教育等各個環節的基本規範和工作要求,保證學生檔案的连續性、完整性和安全性,為高校的學生檔案管理工作提供合法、科学、有效的指導。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com 2、完善體制機制,提升管理成效。一是加強工作協調,成立有校領導參加的專項領导小組,明確牽頭單位和協同单位的具體職責,確立聯席會議等制度,定期整理、阶段歸檔、規範轉接,增強工作的動態性,杜絕疏漏、臨時突擊等現象;二是積極創造條件,適當增加人員和經費,加強業务培訓,提升管理隊伍的整體素质和使命感;三是建立考核評價制度,定期組織抽樣檢查和系統考核,强化過程管理和監督。
3、鼓勵建設開發,豐富档案內容。給予高校一定的自主權,鼓勵高校結合自身教育教學和人才培養改革的實際情況,根據用人單位挖掘人才和學生個性發展的需要,進行豐富檔案內容的有益探索,體現高校素質教育的成果和學生自我發展的過程。部分高校建立學生誠信檔案、心理檔案,推進素質學分、德育答辯等,力求全面反映學生的思想心理、綜合素質、實踐能力,使檔案更具個性特征,具有较高的借鑒價值。
4、做好宣傳教育,增强檔案意識。高校應通過入學教育、課堂教学、實踐活動、就業指導、畢業教育等環節向學生講解檔案的基本知識、管理規範以及相關的法律法规,增進學生對檔案和檔案管理的了解,使學生認真對待自己的檔案;结合學風建設,教育學生尊重档案,通過刻苦學習、認真實踐,在完善自我的過程中不斷充實檔案,對自己的未來負責。
5、應用現代科技,拓展檔案服務。“隨著高校教學改革和科學技術的发展,傳統的檔案載體正面临著更新換代,電子檔案在高校源源不斷地形成和積累。”[[7]於立華.對高校畢業生電子檔案管理的思考[J].雲南檔案,2010年(5):64.
Abstrac: college students file records of students’ learning experiences, the growth process and performance, is the student based society and social personnel selection and appointment of" primitive basis", relations with the student ’s future, to the society, colleges and students is of great significance. The current college students file management has many problems. Strengthen the system construction, perfect system mechanism, rich the contents of the file, do good conduct propaganda to teach, expand the file service is to improve college students’ archives management level in the main path.
Key words: college students; graduates; consciousness of archives; information technology
]⑺当前招生、學籍、就業等都已基本实現信息化和網絡化管理,这為學生電子檔案的建設創造了條件。學校可以整合各方面信息資源,通過高速掃描、數碼成像、大容量存儲和數據庫等技術,開發學生檔案管理信息系统和電子檔案庫,依托互聯網建設學生檔案管理與服務網站,經過一定的審批程序,為學生和社會提供便捷、準確的咨詢、查詢、檢索、認证和檔案轉接投遞管理等服務,而且可以實現遗留檔案的網絡化管理和學生檔案意识的網絡教育,從而大大提高工作效率和質量。
高校學生档案管理水平的提高是一項系統工程,需要國家、社会、高校、學生的廣泛關註,必須根据社會形勢的發展變化和学生成才的需要進行不斷的探索與創新。只有這樣,高校学生檔案管理才能有著廣闊的前景和美好的未來。

參考文獻


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[2]胡錦濤同誌在會見全國檔案工作暨表彰先進會議代表時的講話[J].蘭臺內外,2001(1): 1.
[3]王德欣.高校學生檔案管理的新思路[J].蘭臺世界,2005(8):68.
[4]周冀,孫碧燕.高校學生檔案管理要轉變观念[J].蘭臺內外,2005(2):44.
[5]王德欣.做好學生檔案工作 為大学生就業服務[J].中國檔案,2005(10):32—33.
[6]孫鵬紅.人事代理中的檔案管理問題探析[J].中國校外教育,2009(12):136.
[7]於立華.對高校毕業生電子檔案管理的思考[J].雲南檔案,2010年(5):64. 免费論文下載中心 http://www.hi138.com
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