淺議高等學校財務電子檔案的管理

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文標簽:學校管理論文 學校財務
論文作者: 樊國強
上傳時間:2012/6/18 11:32:00

論文代寫網:   论文關鍵詞: 高等學校 財務 電子檔案
  論文摘要: 對於這些不断發展、日益更新的“新型”檔案,進行有效地收集、整理和保存,為今後提供快捷、方便的利用服務,是高等學校會計電算化應用中的重要環節,也是當前高等學校财務檔案管理中不可或缺的主要內容。
   在電子與信息技術高度發展的今天,處於知識前沿的高等學校的會计電算化已廣泛普及。由會計電算化產生的,蘊含著高科技的檔案貯存介質,就是財務電子檔案。它不僅體積小,容量大,且易於查閱和传遞,而倍受“青睞”。做好这些財務電子檔案的管理工作,進行有效地保管、維護與利用,充分发揮其便利、快捷的特性,成為現代檔案管理中不可或缺的一部分。
   一、財務電子檔案特點:
   財務電子檔案是指存貯於磁盤、光盤等現代電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據资料和系統開發運行中使用的各種基礎語言程序及應用程序。這裏主要指用於貯存財務數據和程序的各種電子介質。作為現代高新科技的產物—財務電子檔案,较之傳統的財務檔案,有了許多新的特點:
   1、財務電子檔案的存貯介質具有多種形式。可存贮於可讀寫的磁性介質中,還可直接刻錄為不可擦寫的光盤,也可打印輸出存貯于紙質材料中。
   2、財務電子档案易於修正、拷貝和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞。
   3、財務電子檔案的體積小,容量大,占用存儲空間小,但對存儲條件要求較高。
   4、財務電子檔案大多不能直接視、讀,需要借助一定的仪器設備予以復現;但易於計算、分析,快捷獲得所需結果。
   5、財務電子檔案的高科技信息含量大,要求較高素質水平的管理人員。
   6、財務電子檔案内涵廣泛。不僅包括票據、記賬憑證、賬簿、报表等傳統會計檔案,還包括會計電算化中的各種系統軟件和應用程序。
   二、高等學校財務電子檔案管理的状況
   高等學校會計電算化生成了財務电子檔案。對於新介質的檔案,既沒有前人的管理模式可參照,又沒有當前的技術可查考。所以,早期的管理中往往有些不尽如人意的地方,主要表現在:
   1、儲存環境欠妥。早期電算化會計生成的是電子輸出檔案,即通過打印輸出的紙質憑證、帳簿和報表。較早的針式打印機色帶輸出的紙質資料原本不夠清晰,又受空間、經濟條件限制,經日曬、風化,字迹極為模糊,有的甚至已消失。
   2、早期软件、程序存留不利以及運行程序版本的更新,造成了原有數据資料的虛設。如在早期DOS系統環境下,生成的磁性數據資料,雖保存完好,但原有運行環境已不復存在,現今程序又不能兼容,多數數據已不能再現,形同虛設。
   3、老化機器的淘汰以及機器設備的快速更新,造成了新、舊運行環境脫節。如早期微機上運行的win3、win95等,已難在現今機器上順暢運行。
   隨著會計電算化的不断發展,財務電子檔案的形式和數目日漸增多,更多替代了原有傳統財務檔案的功能和效用,財務電子檔案的管理也得到了應有重視。許多高等學校投入了大量資金,用於必要的保護、查詢、復現設施的購置和管理人員專業技術的再培訓,其財務電子檔案管理的環境、條件等“硬”件設施得到了全面改善。
   三、高等學校財務電子档案的現代管理
   財務電子档案的現代管理是指運用現代技術手段對財務電子檔案實施有效管理,包括四個環節即財務電子檔案的收集、整理、保存和利用。
   (一)財務電子档案的收集
  1、設定固定的收集區間。一般可視業務量大小,按月、季或年度來設定;也可以視具體項目周期長短,实行分段、分項或全程设定。但必須註意保證收集區間連續、無間斷。
   2、制定固定的數據收集程序。選用質量好、可靠性高的貯存介質,備份所有財務數據,存貯於磁性介質,並刻錄於光盤,確保備份的一致有效,必要時還可打印備份于紙質介質;同時應在磁性介質上,附加其運行的語言程序版本及操作環境標識,作為以后復現時的參照。
   3、制定軟件環境更替的收集程序。在更換新程序軟件時,應首先備份原有的操作系統及語言運行程序,以備舊資料的往復查詢。對轉換前的初始數據備份,確保無誤後,再做謹慎轉換。
   4、制定硬件更新的收集程序。詳細記錄微機主板的級次、型號,內存的大小、硬盤的容量以及外部设備的配套類型等,有時還可记錄下微機的品牌和使用起、止期。更新後,視儲存條件的許可,盡可能留存一套完整的設备,預防意外。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com    5、有關登記资料的收集。制作登記簿,詳盡記錄系統管理員、程序員的操作資料,區分業務具體操作人,以便於後續追詢。並認真填制电子檔案移交清冊,區分責任。
   (二)財務電子檔案的整理與保存
   财務電子檔案的整理與保存是其管理的關鍵,關系到整個管理工作的有效性。不僅需要兼具財務、檔案和現代電子技術知識的專业人員來管理,而且還需根据各種介質的特性,實施不同的整理與保存措施。
   1、貯存的磁性介质。磁性介質檔案應远離磁場或者專設磁場屏蔽櫃,以防消磁,丟失數據。收集的双備份,應載明操作員姓名、運行環境和形成時間,連续順序編號,再分放於不同儲櫃,以防意外。
   2、貯存的光盤介質。光盤介質檔案對儲存環境的清潔度要求較高,需要專用的防塵儲櫃;光盤的保護膜應完好無損,防止的盤面磨损、刮擦;每張光盤應附有硬質護殼,避免擠壓損毀,不可读取。
   3、貯存的纸質介質。紙質介質是電子介质的輔助文本,多是打印輸出,字跡由墨粉形成,見光、受潮易模糊、淡化,因此要註意避光和防潮,置於背光、幹燥處。
   財務電子檔案的多種介質各有其性,管理方式要因質而異。良好的儲存環境是每一介質都所必需的,保持清潔,定期通風,控濕溫,創造良好的儲存環境,使電子檔案維持優良狀態,以期最佳利用效果。
   (三)財務電子檔案的利用
   財務電子檔案的充分利用是電子介質新載體、高科技特性的全面展现,也是檔案管理有效性的最終體現。財務電子檔案具有密集性和微化性,需要配套有較高性能的復現媒體,方能充分发揮其效能。
  1、財務電子檔案的查閱。
   查詢帳目,可直接利用微機檢索,參照版本記錄標识,打開相應程序和運行環境進行读取,省時、快捷。但磁性介質易於修改,所以要專设查閱微機,提供只讀方式查阅界面,防止不法修改。僅許使用雙备份中一個盤面,保證另一盤面的無介入、封存性。
   2、財務電子檔案的計算與分析。財務電子档案的數據匯集,通過微機计算,集成產生多項分析結果。但因其涉及的盤面多,範围廣,存有潛在危險,因此應指定專业人員,在內控專用機器上調閱、操作,避免實在危險。同時還要註意各介質的運行環境,以免不同軟件帶來的誤差,生成錯誤的分析。分析結果一經得出,可以直接打印、復制或傳送,為決策者提供迅速、快捷、詳盡的數據信息。
   隨著數字化、信息化時代的到來,財務電子檔案會有不断的新發展,檔案管理工作者要緊跟時代步伐,不断更新知識結構,使財務电子檔案的效能得以充分發揮。
   参考文獻:
  [1] 李銀素,會計檔案管理中存在的問題及對策[J]檔案天地,2006,(01) .
  [2]姚健萍,葉慧敏.關於會計電算化檔案管理[J]農村財務會計2005,(10) 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
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