對於加強教學檔案管理工作的思考

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 唐偉芳
上傳時間:2012/9/4 9:23:00

  論文摘要:教學檔案是衡量高校教學質量和教學管理水平的重要標識之一,加强教學檔案的管理,對推進教學管理工作的科學化和制度化,具有重要的意义和價值。基於這一認知,對教學檔案的管理工作進行探討,以期推進该項工作的探索和完善。
  論文關鍵詞:教學檔案;管理;歸档;制度
  教學檔案是高校師生在進行教學活動、教學管理過程中的歷史記錄和真實反映。教學檔案由文字材料、图表、音像、照片等材料匯總而成,是教學活動和教學管理的客觀反映和具體總結。建立完整的教学檔案,對於提高教學質量、推进教學研究、提升教学管理水平,具有重要的意義。
  一、教學檔案管理的意義
  教學檔案是衡量教學質量和教學管理水平的重要標识之一,加強教學檔案的管理,對推進教學管理工作的科學化和制度化,具有重要的意義和价值。
  第一,它是提高教學質量和提高教學管理水平的重要依據。
  教學檔案是教學活動和教學管理工作的具體體現,同時,它又會反過來促進教學质量和教學管理水平的提高。在日常教學活動中,各種工作的不足和問題都會在相關的教學記錄上有所體現,因此,分析、研究、總结這些教學記錄上的內容,可以直接發現問題、解決問題,進而推動教學質量和教學管理水平的提升。
  第二,它是進行教學改革和教学研究的重要依據。
  作為教學工作情況的重要記錄,教學檔案記載了長期的教學活動情況、科研情況,以及教學管理工作中的經驗和教训等,當教學活動或教學管理需要作出新的決策時,教學檔案可以提供針对性的參考和以往所總結出的各種經驗,從而促進管理部門及時有效制定出符合本單位實際的相關決策。比如,教學大纲的完善和修訂,教學質量的提高、教學改革的進行,都可以借鑒教學檔案所提供的具體材料。
  第三,它是支撐教學評估工作的重要依據。
  在教學評估過程中,教學檔案是支撑教學評估工作最直接、最堅實的方面,教學檔案的管理和利用水平直接反映了學校的辦學水平和能力。在教學評估環節,專家主要通過查閱和閱讀檔案資料,尤其是教學檔案的資料來掌握相關的具體情況,如果沒有完整、真实和相應的教學檔案,將无從佐證教學活動和管理的水平,從而缺乏說服力和實證性。因此,從教學評估的角度来看,教學檔案的管理尤為重要。
  綜上所述,正確認識教學檔案的重要作用,努力提升教學档案的管理水平,是當前高校建設和發展的必然。
  二、教學檔案管理工作的具體展開
  教學檔案管理工作涉及到教學活动的各個環節,提高教學檔案管理工作各個環節的科學性和有效性,将規範具體教學教務工作的展開。
  1.教學檔案的搜集
  教學檔案的搜集是教學檔案管理工作的前提和基础。教師、學生和教務管理人員在日常的教學活動、教學建設、教學管理等活動中,形成了諸多具有保存價值的文件資料,如文字、圖片、圖表、錄音、錄像等。作為教學檔案的管理人員,必須對這些資料進行積極的搜集、整理、分類、歸檔等,从而做好教學檔案的管理工作。同時,作為教學档案管理的相關人員,應合理把握教學文件材料歸檔的范圍,制定相應的教學檔案管理計劃,力爭做到對教学檔案的搜集有計劃性和實效性。
  此外,由于教學檔案的來源相對分散,從而使得教學材料的搜集相對難度較大。同時,因為教學活動學年性的特點,使得教學檔案的歸檔與其他檔案的歸檔工作不能同步進行,從而容易產生漏檔的情況。這些問題都是我們在教學檔案的搜集環節中應該著力註意和避免的問題。
  2.教學檔案的歸檔
  在教學檔案的管理過程中,應尤其重視教學檔案的歸档工作。教學檔案的整理是一項復杂並細致的工作,同時,在教學檔案整理的过程中必須按照嚴格的標準和要求進行。每份教學檔案材料從最初的形成到最後的立卷歸檔,都需要經過十幾項具體的内容,如分類、擬寫案卷標題、卷内文件排列、編頁碼、抄寫卷內目錄等等。 轉贴於 免費論文下載中心 http://www.hi138.com   此外,在教學檔案歸檔的過程中,應格外註意教學檔案的歸檔材料,應反映出教學實踐活動和教學管理的全過程,尤其在歸檔的过程中,應按照教學、科研、管理等活動的各個階段來搜集材料,具體來說,一方面,要把需存檔的所有資料補齊、補全,使得相關材料合理連貫、清晰全面。另一方面,要把搜集到的教學檔案材料進行鑒別,去偽存真、去雜存整、去劣存優,從而確保教學檔案材料的準確性和有序性。
  3.教學檔案的保管
  教學檔案的保管,包括教學檔案的保存、借閱、返還等各個環节,因此,必須要根據学校和學院的實際情況,制定相應完善的教學檔案管理制度,從而使得具體工作有制度可依、有制度可循。同時,對於教學檔案的保管應有专人負責,應盡量挑選政治素質好,且具備一定的教學管理經驗的人員從事這項工作。
  另外,隨著教學檔案資料越來越多,教學檔案管理信息系統的建立和應用具有現實性和高效性,以電子檔案代替紙質檔案的工作已勢在必行。因此,對於檔案教務管理人員來說,應掌握計算機多媒體等先進技術,同時可采用相關的檔案信息管理軟件對教學檔案進行管理,進而快速、便捷、直接地對教學檔案進行处理。
  總之,對於教學檔案材料的管理,必須如實反映教学工作和教學管理過程中的各個重要環節,同時應從具體的實際工作出發,遵循其自然規律和邏輯聯系,客觀體現教學活動自身的特點。
  三、加強教學檔案管理工作的具體舉措
  第一,建立健全教學档案管理制度。
  科學的教學檔案管理制度,對加強教學檔案管理工作意義重大。具體来說,一方面要根據学校的相關規定和標準,並結合本院系的具體情況,制定相應的各項具體管理制度,如學院的教學檔案管理實施細則等。另一方面,要确立檔案管理人員的崗位管理制度,如檔案的搜集、保管、利用等要有專人負責,明確工作人物和職責範圍,做到責權明確。当然,教學檔案管理工作較為復雜,不能只靠制度,還應有其他相應的管理手段为補充,如通過宣傳教學檔案歸檔的重要性,使教職工和學生充分認識檔案工作的重要性,進而自覺參加這項工作。这些都可以使教學檔案的管理工作朝著更加標準、更加科學的方向發展。
  第二,加強服務意識,配合教師积極做好歸檔查檔工作。
  在教學檔案管理的過程中,要積極配合教師做好归檔、查檔的工作。對於處在教學一線的教師來說,他們提供著教學檔案的一手材料,這些材料直接反映教學情況,如讓他們切實體會到歸檔的好處和價值,可以直接提升教學檔案管理工作的有效性。如,優秀教師講稿的匯編、教学經驗的總結、教學研究論文的匯總等,都直接反映了教学工作的情況和進展。總之,應充分调動檔案管理人員的積極性,提高教学檔案管理,從而充分發揮教学檔案在教學科研中的重要作用。
  第三,提升教學檔案管理人員的业務素質和能力。
  教學档案管理人員的業務素質和業務能力直接關系到教學檔案管理工作的水平,因此,要盡可能采取多渠道、多層次、多形式的方法,对檔案管理人員進行教學檔案管理知識的相關培訓,進而提升他們的業務水平,如案卷的整理、歸檔的內容和範圍、編研的質量等。同時,檔案管理人員應具有責任精神和敬業精神,在工作中應樹立超前意識,主动摸索教學檔案管理工作的規律,从而優化具體的教學檔案管理工作。這些對於提升教學檔案管理水平,具有重要的意義。
  第四,提高教學檔案管理工作的现代化水平。
  隨著高校教育事业的不斷發展,原先舊的教學檔案管理機制已不能適應當前教學檔案管理工作的需要,甚至在某些方面制約了檔案管理工作的進步和發展。在具體工作中,我们應當更新觀念,逐步將先進的檔案管理技術和檔案管理设備引入到具體的教學檔案管理工作中,從而實現教學檔案管理的信息化。如,成績管理系统、學籍管理系統等信息系統的建立,提高了日常工作的效率,避免了人力、物力資源的浪費。同時,可建立網上檔案服務平臺,從而方便進行教學資料的檢索和查詢,进而發揮檔案管理工作的實效作用。
  總之,在高校的教育教學活動中,教學檔案有著重要的作用。高校應充分註重教學檔案管理工作的重要意義,提升教学檔案管理的科學性和有效性,形成教學檔案管理的先進科學模式,從而推動教育教學工作的開展。 免費論文下载中心 http://www.hi138.com
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