關於簡論科技檔案管理信息化建設芻議

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 劉福紅
上傳時間:2012/9/29 11:56:00

  論文摘要:信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業的檔案管理者,務必要樹立起強烈的職業創新意識,以信息化建設推動科技档案管理工作,把建立企業檔案信息網絡,實現館藏科技档案數字化、資源共享、服務對象與需求擴大化,當成義不容辭的職责。從科技檔案在企業信息化建設中發揮的作用、科技檔案管理是企業信息化建設和發展的重要環節、科技信息化管理是一項系統工程、科技管理系統實現了科技檔案現代化管理等几個方面進行闡述。
  論文關鍵詞:信息化;科技;檔案管理;必由之路
  
  進入21世紀以来,由於現代信息化技術得到突飞猛進的發展,對於科技檔案管理而言,不再只停留在保存原有資料的功能上,更重要的是依靠現代信息、網絡等高新技術和資源,利用信息化網絡和計算機技術構成嶄新平臺,從而提高企業的綜合運作能力,增強企業的核心竞爭能力。由此可見,信息化是科技档案管理的必由之路。作為企業的檔案管理者,務必要樹立起强烈的職業創新意識,以信息化建設推動科技檔案管理工作,把建立企業檔案信息網絡,實現館藏科技檔案數字化、資源共享、服務對象與需求擴大化,当成義不容辭的職責。
  一、科技檔案在企業信息化建設中发揮的作用
  檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特点,其中歷史再現性為其本質屬性,其他特點為一般屬性。因此,可將檔案的定義簡要表述為:檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。
  科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中,形成的应該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分,它在企事业單位中是一項技術基础工作。盡管檔案管理历史悠久,而科技檔案管理卻诞生在近代工業革命之後,是社會化大生产和專業分工的產物。科技檔案對于企業建設與發展具有重大的作用,特別是在進入現代化企業建設中,科技檔案在科研、生產、企業科學管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用,具有相當高的经濟價值。
  對於一個企業來說,研發能力的強弱,是衡量其核心競爭力的重要指標,而許多新的研發成果不可能從零開始,更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經驗,吸取大量的前人失敗教訓。科技檔案利用價值是它本身固有的特點,使其变利用價值為使用價值,使科學技術成為生產力,在企业建設與發展中產生经濟效益。
  當今社會正步入一個新的技術革命新時代,这些高新技術廣泛應用於生產,应用於社會之中,勢必帶來社會生產力的飛躍,同樣也會引起社會生活的深刻變化,尤其是計算機和通信技術的迅速发展和廣泛應用,信息已成為人類生存和發展的重要资源,是現代科學技術的支柱之一。信息資源的利用就是人类知識和智慧的利用,科学信息的交流、利用必將推動科技生產力的不斷發展,科技檔案信息化管理勢在必行。
  所谓科技檔案信息化,就是根據企业的實際情況,在科技檔案管理中,全面運用現代信息技術,對企業科技檔案信息資源進行處置、管理並提供利用服務。企業科技檔案信息化一般而言,可以從實現檔案信息的數字化和網絡化,实現檔案的信息接收、傳遞、存储和提供利用的一體化,實現檔案信息的高度共享,引發档案管理模式的變革。具體來說,由於原始檔案經過反復查阅,不可避免地受到一定程度的損害,給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技术就彰顯出獨特的魅力,可以說,现代信息技術成為實現科學开發檔案信息資源的關鍵條件。
  二、科技檔案管理是企業信息化建設和發展的重要環節
  企業信息化以現代化的信息處理技術、網络技術和網絡設備,對企業進行全方位、多角度、高效能的改造,通過信息資源的開發和信息技術的有效利用,來提高企業的生產能力和經營管理水平,增強企業在國內外市場中的競爭力。
  供電企业在改革發展的歷史進程中,特別是經歷了IP市场風雨變換的考驗,以“抓住機遇,迎接挑戰”為口號,已实現了信息化建設的新局面。以遼寧省電力公司ERP项目為例,2008年9月26日全面啟動,2009年6月25日成功上線,11家市級供電公司按照試點设計流程無差異推廣,當年11月25日,ERP项目在14家市級供電公司全面推廣。繼後,2010年ERP在農電系統的71個縣區上線。這說明了以ERP為核心的各信息系統深化應用為主線,為支撐堅强智能電網和三集五大體系建設,为盡快建成“一強三优”現代公司,奠定了堅實的信息化建設的基礎。
  同樣,在供電企業科技檔案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、傳遞有價值的信息,為供電企業的生產、經營、研發和領導決策服務,已成為供電企業信息化建設的核心環節。供電企業的科技档案信息化建設,將檔案管理的电子化、網絡化納入整體企業信息化的重要內容。通過長期的全方位地跟蹤國內外本行業的科技動態、成果和進展水平,建設成具有行業特色的專題數據庫,這樣才能為本企業提供高質量的信息服務。
  三、科技信息化管理是一項系统工程
  供電企業一般設置科技信息管理部門,這個部門的主要職責是:根據本企業生產、經營和发展需要,開展科技工作,解決實際問題,推動電網技術进步與信息化;運用科技管理、計算機應用、信息化和技術監督等手段,提高本企業科學管理水平。管理的內容:一是負責制定科技發展規劃,負責科技計劃(資金)管理,包括科技項目計划,青年科技促進費項目計劃等;二是負責科技管理成果,包括鑒定、申報、評審、獎勵、科技成果產業化及推廣应用、技術市場等;三是負责專利管理,包括申報、統計、實施等;四是負責計量管理,包括計量升級、貫徹執行计量法、計量認證與认可、計量標準的建立與檢定、計量站管理等;五是負責全質管理,包括全質管理成果的申報、評審、發表、獎勵等;六是負責標準化管理,包括标準的制訂、修訂、標准化審查等;七是負責科技统計工作;八是負責信息化工作,包括信息規劃、信息网的建設與維護、組織開發應用軟件等。當然,供電企業科技管理部門管理的內容並非僅僅以上八個方面,筆者之所以羅列出來,是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情,它是供電企業科技管理的重要組成部分,建立科技管理系統與科技數據庫,同樣是一項系統工程。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com  供電企業科技管理系統服务於全網的各級科技管理部門,在功能上覆蓋運作層、運作管理層、戰術管理層和戰略管理層。通過集約化的共享數据庫和發達的計算機通信網络,溝通各層間的信息交流,實現全網科技管理工作(當然包括科技檔案管理)的統一管理。
  科技管理系統、科技計劃管理系統、科技成果管理系統、科技統計管理系統、計量管理系統、全面質量管理標準化管理系統以及科技評審專家庫、科技成果專家評審系統等等,就為科技檔案管理提供了強大的支撐能力,提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統計功能。
  推进科技檔案信息化的關鍵是人才。舉例來說,如由於科技档案的信息化,其中包括档案信息內容的數字化,文檔處理的一體化,電子檔案保存的技術化,開發利用形式的多樣化,使得電子档案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法,这就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才问題解決好了,才能使档案信息化建設符合正確的方向,才能最大限度地能滿足企業對科技檔案的需求。
  科技档案信息化建設是一项長期、全面而又具體的工作,信息化建設的實現不可能是檔案部門力所能及的,也不是僅僅單憑幾個計算機技術人員,它固然需要所有科技檔案人員的積極參與,更需要企业統籌兼顧全面安排,特別是依靠企業科技信息管理部門所發揮的主導作用。
  四、科技管理系統實現了科技檔案現代化管理
  1.科技計划管理系統
  以遼寧省電力公司為例,科技計劃管理信息系統采用面向對象的系統分析與設計,利用先進的三層體系結構(BAS),應用JAVA技術開發,符合J2EE標準的強大的企業級資源管理平台,是建立並實施ERP的核心。科技計劃管理的主要功能包括:對基層、省公司和發供電企業的科技計劃進行分類查詢,按項目類別,負责單位對資金分配的統計,設備的購置計劃,科技計劃草稿,科技計劃的上報等。該系統運行以來,通過信息網絡完成計劃上报與下達、項目申請若幹个。
  2.計量管理系統
  計量管理主要包括:基層單位申報計量室认證資料、基層單位計量管理資料信息采集與查詢等。
  3.全質及標準化管理系統
  全質及標准化管理系統主要包括:行業標準維护、基層單位上報QC成果、QC成果評審結論及上報QC成果,企业標準化編寫模板等。
  4.科技成果和專利管理
  科技成果和專利管理主要包括:基層單位上報科技成果、科技成果匯總維護、基層單位上报專利、篩選申報科技進步獎项目、基層單位返回科技進步奖推薦書、匯總上報科技進步獎推薦書、科技成果專利統計及收集科技成果推廣項目申請書等。
  5.科技統計系統
  統计是科技檔案工作的一個組成部分,基本任務是对檔案工作發展情況進行統計調查、分析、監督,以計量化的管理,科技統計系統的所有報表均采取網上電子報表形式。對各類統計信息實現計算機管理,通過網絡實現信息共享,使統計工作標準化、實用化。基層單位可以錄入、查詢、統計、修改、打印。
  在遼寧電力科技管理系統應用過程中,不僅实現了科技檔案現代化管理,同时湧現出大量的新技術、新成果服務於企業建設。信息化是科技檔案管理的核心,它可以帶動其他新技術的應用與發展。隨著企業信息化建設和網絡技術的不断發展,必將實現科技檔案的管理信息化,科技檔案信息化的實現也一定能促進企業的發展。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
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