試議檔案管理信息平臺的深化與應用

論文類別:公共管理論文 > 檔案管理論文
論文作者: 丘軍江 林蔚
上傳時間:2012/10/31 8:33:00

  論文摘要:介紹了厦門電業局檔案管理信息平臺深化應用的背景、目標、實施步驟、效果及前景,以供借鑒。
  論文關鍵词:檔案管理;信息化;文件
  
  近年來,随著信息技術高速發展,傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革——從纸質和電子混合檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動档案管理為主轉變、从單一部門檔案管理向跨部門、跨專業、跨地域檔案管理轉變。
  一、檔案管理信息平臺深化應用的背景
  當前,國家電網公司加快實现電網和公司發展方式轉變,努力創建“一強三優”(電網堅強、資产優良、服務優質、業績優秀)现代公司。國家電網公司高度重視档案管理工作,並將其作為企业管理重要組成部分,大力推進檔案管理信息化。2006年,國家電網公司與紫光电子檔案事業部合作開展“国家電網公司檔案管理信息平臺建設項目”;2009年,在國家電網公司公司总部、華中電網公司、四川省電力公司等網省公司試點成功。目前,國家電網檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網公司协同辦公系統,福建省电力公司隨即也全面推廣应用,廈門電業局作為國家電网公司轄區內唯一的特區供电企業,在福建省電力系統內率先深化應用該檔案管理信息平臺。
  廈門電業局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年,在全省系統率先晉升為“國家一級”,連續3年获得省公司檔案管理先進單位、连續6年獲得廈門市档案先進集體稱號。截至2010年底,共有綜合檔案室1個,二級綜合檔案室17個,共有文書、科技、會計檔案近 30萬卷(件),机讀目錄12萬余條,照片檔案4000余張,及音頻、視頻檔案200多份。
  但目前廈門電業局檔案管理工作還依然存在一些問題:一是仍存在大量紙質档案未實現數字化;二是各部門之間系統互不相連、數據互不交換、信息孤島較為严重,無法形成統一的檔案信息資源庫;三是各部門档案管理水平及管理軟件應用水平參差不齊,低水平重復建設現象較為嚴重,软件管理系統功能存在缺陷,無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統的自動化、智能化程度不高,用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足,不能適應機構調整對檔案管理的要求。因此,急需通过深化應用統一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。
  二、档案管理信息平臺深化应用的目標
  福建省電力公司根據自身工作實際,在國家電網公司檔案管理信息平臺的基礎上,采用B/S多層應用體系結构,應用SOA、J2EE等先進技术對軟件應用系統進行深度開發,建成符合福建電力檔案業务工作要求的功能模塊和界面处理,實現了電子文件與電子檔案全程管理。同時,福建電力數字檔案信息資源管理系統創新性地開發了全宗定制、門類定制等多種定制功能,使系統可隨著業務的變化而進行自行定制,减少了因業務變動而導致的二次開發費用和時間,極大地方便了使用;創新性提出了“現行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式,建立了文件中心、整编中心、數檔中心和控制平臺,實現了信息管理系統電子文件網絡采集、整合、處理、歸檔全過程數字化。
  檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業知識、部門知識、个人知識、你問我答。其中數字化檔案存放在企业知識模塊中,按照檔案属性分類為:文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技档案、聲像檔案、實物档案、招標檔案。檔案檢索条件包含:題名、文号、責任者、起止日期、機構、文件类型、主題詞、關聯詞、分类號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性为基礎目標,確定了十大功能:確定需要捕獲的檔案,確定檔案的保存時間,檔案捕獲,登記,分類,存儲和保管,利用,跟蹤,處置計劃的實施,對檔案管理过程的記錄。
  用戶可根据工作考查、學術研究、經濟建設、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案检索。檔案管理信息平臺內嵌智能操作平臺(IDOL),在檢索的同時對信息進行智能理解,主要完成檔案內容資源的各項分析服務,以及智能化的文本處理,包括文本挖掘、分類聚類、內容提煉等,從无序的海量數據中,找到數據之間的關系和規律,進一步提高檔案資源的利用价值。此外,還有一些特殊应用,例如,檔案分類並不完全采用業務職能分類方法,而是在按業務活動劃分類別的基础上,綜合運用了機構級別、機構性質、所屬區域、文件格式等分類標準。
  檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺,使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用後,將實現檔案信息傳输網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化,充分發揮檔案部門的信息服務功能,註重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國际標準的貫徹實施,融合思想理念創新與技术方法創新,最終實現電子數據的共享利用和綜合應用,為企業生產、管理提供決策服務,真正實現檔案管理水平質的飛躍。
  三、檔案管理信息平臺深化應用的實施步骤
  第一步:引入文件連續體模型。文件連續體(Records Continuum)模型註重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續性與集成性,提倡檔案人員提前參與文件管理,直到文件被銷毀或永久保存,要求將文件管理與業務流程相結合。為此,必須做到以下几點:第一,新開發的各種业務系統必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二,對於已有的各種業務系統,建立其與檔案管理信息平臺的接口,使系統能自動獲取歸檔电子文件並捕獲元數據,盡可能地將檔案管理監控職責向前延伸;第三,對於文件檔案,明確各業務部門歸檔範围和責任,提供檔案收集、整編及業務系統接口,实現對歸檔文件的前端控制和全程管理;第四,對於基建、設備檔案,在工程項目立项之初就同步確定項目歸檔範圍、整理規則、歸檔責任,最小化人為因素,使歸档工作與工程建設同步、有序進行。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com   第二步:引入知識管理理論。知識管理(Knowledge Management)是企業管理的新範式,也是指導檔案管理創新的新理念,即將文件檔案視為企業重要的知識資源,将檔案管理的關註點從文件檔案實体轉向文件、檔案所蘊涵的知識,应用先進的知識管理技術方法,創新、拓展文件檔案的收集、整理、鉴定和服務等各項活動。因此系統应突出以下功能:
  第一,数據資源全覆蓋,對於沒有納入傳统文件檔案收集範圍,但具有知识價值的資料、數據、信息進行管理,以實現企業內所有顯性知識資源的整合與共享。
  第二,服務手段多元化,如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務等。信息推送即在其他應用系統中主動提供需要的檔案信息,使用戶在需要的时候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統中可以訂閱自己感興趣的專題,以便檔案管理信息平臺中一旦出現相关信息可以主動發送郵件通知用戶;收藏夾類似於專題,即把相關的主題內容统一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務即將平臺的查詢窗口嵌入到各應用系統中,用戶可以在多種應用系統中便利、快速地查詢檔案信息。
  第三,服務技術智能化,在基本的數據采集後,檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析,構建資源内容平臺,為搜索引擎系統提供應用基礎。
  第三步:实施紙質檔案數字化。即通過各種掃描設備采集影像信息,通過數字化加工系統的數據錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質量審查、質量二次檢查、數據掛接等一系列流水化作業,對掃描的文件进行了糾偏、去汙處理和格式轉換工作,把紙制文檔轉化為可供用戶瀏览的全文信息影像。
  四、檔案管理信息平臺深化應用后的效果和問題
  檔案管理信息平臺建設應用後,用戶只需在個人電腦上輕點鼠標,輸入檢索字段,各種所需檔案文件就能以电子形式清晰呈現。用戶或查閱数據,或打印復印,或資料收集,均可自行快捷完成。檔案管理实現了圖、文、聲、像信息融合及網絡一體化管理,檔案從收集、整理、编目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網絡上完成。數字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應用能力強、传輸速度快,大大提高了辦公效率,降低了檔案管理的人力、物力、財力成本,減少了人工檢索失误率,提高了辦公效率,增強了檔案服務的實時性、實用性、安全性和保密性,實現了管理科技化、检索便捷化、服務人性化,滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。檔案管理信息平臺是檔案工作標準化的重要手段,它將傳統管理手段和先進技術手段有機結合,註重電子文件管理、檔案管理的先進理論的具體应用和國際標準的貫徹實施,實現了檔案信息傳輸網络化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統一的檔案管理信息平台,樹立了發展、創新的理念,充分發揮了檔案管理部門的信息服務功能,推進了檔案管理高素质人才隊伍建設,真正实現了檔案管理從“保管範式”向“後保管範式”的變革,真正實現了思想理念創新與技術方法創新。
  因檔案管理信息平臺在廈門電業局上線運行時間不長,普及性不強,應用用戶人数不多,有待進一步宣傳推廣;檢索功能過於簡單,有待廣泛征求用戶意見後,進一步完善;其他應用系統與檔案管理信息平臺的標準接口尚未建立,有待進一步建設實施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務等應用模塊尚未正式啟用,還需要抓紧建設。
  五、檔案管理信息平臺深化應用的前景
  在現行檔案管理信息平台的應用基礎上,可進一步規范檔案數字化信息標準接口,開發檔案掛接輔助工具包,精細權限分層分级控制,完善檔案日誌跟蹤,強化档案元數據管理和統計报表管理,提供主動性推送服務。待檔案管理信息平臺在廈門電業局逐步完善並深化應用後,將建立以高速信息網絡為基礎,檔案數据管理為核心,內容建設為重點的統一有序的綜合資源档案管理系統。新的檔案信息管理系统將實現歷史、現在、將來的檔案管理,涵蓋檔案管理的接收、整理、利用和保管等環節,將檔案管理的全部流程纳入系統一體化管理,並与各相關業務系統關聯對接,實現數据資源的共建共享。从而將檔案管理信息平臺進一步演化为專屬供電企業的、資源更加豐富的、功能更加強大的、自動化程度更高的數字化檔案館。
  正如加拿大著名檔案學家特里·庫克所言,檔案管理人員要“停止扮演保管員的角色,而成為概念、知識的提供者”,這樣才能“重新坐回上帝的身邊”。 免费論文下載中心 http://www.hi138.com
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