淺談化工企業生產管理中的科技檔案的收集

論文類別:管理學論文 > 管理其它論文
論文標簽:生產管理論文
上傳時間:2016/7/20 6:35:00

論文摘要:淺談化工企業生產管理中的科技檔案的收集

論文關鍵詞:化工企業 生產管理 科技檔案


企業檔案是企業發展的真實記錄,它承載了一個企業的興衰記憶和發展歷程,是一項維護企業歷史真實面貌的工作,是企業經濟效益的需要,同時也是社會效益的需要。企業檔案收集是企業檔案的基石,它直接影響著檔案的完整,並體現企業檔案的管理水平。企業如果沒有資料的收集,企業檔案部門也就無所謂檔案的整理、保管、鑒定、統計和開發利用工作。因此,檔案收集工作,是檔案部門開展一系列工作的前提。企業檔案有文書檔案、科技檔案、會計檔案和人事檔案等部分組成。在這裏我淺說化工企業科技檔案方面的收集工作。一個企業如要更好完整、準確、系統地做好科技檔案的收集工作,本人認為要做好如下幾點:

一、積極開展各種形式的宣傳活動提高全員、特別是管理層的檔案管理意識取得管理層的高度重視和支持

為確保歸檔的順利,各企業應根據《檔案法》、《科技檔案工作條例》等相關的法規、條例,制定企業相應的科技檔案管理辦法,明確崗位職責及相應的歸檔流程,規範科技檔案的工作程序和管理要求。

企業科技檔案是保存備查的直接記述和反映科技生產活動的科技文件,科技檔案是直接反映企業生產、建設、科技和設計活動的直接記錄,歸檔保存的科技文件材料,是把人們在生產、建設、科研和設計等工作中形成的科技文件材料通過各有關單位、生產技術部門集中收集而成的。然而企業科技檔案所能產生的效益的隱蔽性很強,難以計量,不能為企業代來直接效益,也難以立刻見到效益,容易造成企業管理層對科技檔案的收集忽略。這就要檔案管理部門利用多種形式宣傳檔案法規、檔案知識,增強檔案意識,使全體員工都認識到檔案的價值。使管理層懂得重視和做好企業科技檔案管理工作,是對企業歷史負責,為企業實現服務、替企業未來著想,才能更好的使企業得到發展,以得到管理層的更多的理解和重視。

二、檔案部門對檔案的收集要做到事前介入

生產設備檔案是企業的生產的中樞,它記載了設備的結構、性能及其管理使用、維修過程的科技檔案。設備是否能正常運行,在於設備的維護與管理,設備的維護與管理依賴於設備檔案的準確數據。檔案技術人員要參與生產管理,對進入企業的各種設備。檔案管理人員要參加開箱驗收,並做好驗收和缺陷記錄,收集原始資料。特別是對化工企業的鍋、容、管、特設備及主要生產設備應根據設備開箱清單逐項進行驗收。例如:鍋爐設備開箱的驗收主要有鍋爐質量證明書、使用說明書、工業鍋爐內部檢驗報告、鍋爐外部檢驗報告、各種合格證、鍋爐強度計算書、圖紙、整(組)裝鍋爐安裝監督檢驗報告、安全閥檢驗報告、鍋爐安裝質量證明書。壓力容器設備主要有壓力容器產品質量證明書、設備銘牌、鍋爐壓力容器產品安全性能監督檢驗證書、圖紙等。都是企業申請使用登記的基礎材料。企業管理論文如果收集的不全、不仔細,會給企業的辦證使用代來很大的不便。

在參加設備開箱驗收進行資料收集時,檔案人員不僅要認真、仔細的收集,還要了解這些設備的性能,了解它們的原理,了解它們的用途。這樣才能保證檔案資料的齊全、完整、適應企業利用的需要。同時,根據生產技術人員的需要將設備說明書復印成冊分發給生產部門和技術部門,供生產人員和技術人員參考。還要幫助、指導設備技術部門建立、建全設備技術檔案。要做到專業管理與群眾管理相結合。技術管理與經濟管理相結合。

三、對企業科技檔案的收集要做到事中控制

在各生產、技術部門的協助下,才能使收集資料的工作做到及時、準確、完整。平時的收集工作決定資料收集的完整性。生產技術部門不是專業的檔案管理部門,平時往往不太重視歸檔材料的積累和保管,要歸檔時臨時設派人員收集整理文件材料,造成一些需要收集的資料未能收集完整。企業在生產過程中檢查、中修、大修、更換、改造中等都產生大量檔案資料、圖紙資料以及在工程施工過程中產生的施工記錄、工程項目的報告等材料,這些都是反映企業發展狀況的具體憑證和很有保存價值的原始記錄,這都是靠工程技術人員平時的收集來完成;還有部分工程技術人員擔心科技資料交接到檔案局部門後,自己今後利用不方便或為了在工作中自己有的過人表現而封閉技術不願交出某些關鍵性的技術材料。使得檔案的完整性得不到保障。這要求檔案技術人員在整個生產過程中定期對生產部門提供監督和幫助。宣傳《中華人民共和國檔案法》,強化部門和工程技術人員的檔案意識,使每位技術人員把科技材料的歸檔看作自己的職責和義務。避免關鍵性技術資料由於保管不善和應歸檔而未歸檔造成檔案資料缺失的現象發生。同時檔案技術人員就必需了解工程的性質以及設備性能,掌握工程技術專業的相關基本知識。制定工程資料收集的大綱和具體範圍,避免了移交單位人的主觀移交,使接收的檔案內容不全和形式單一的現象得到改善。

四、對企業科技檔案的收集要做到事後核查和驗收把關

在收集過程中,不僅要收集主要檔案,還要收集次要檔案,從而保證檔案的完整性。另外,在收集的過程中,還要註意收集的有效性,不是有文必檔。做到精密、準確地收集每一份資料,體現收集檔案的準確性。

五、註重培養企業復合型檔案管理人才。

企業科技檔案管理要註培養重復合型檔案人才,不僅應熟悉國家檔案信息政策法規,而且應具有豐富的科技檔案管理經驗,能運用計算機網絡技術,懂得各工程技術專業基礎知識和信息知識,組織匯總處理並能分析企業各類檔案信息。以豐厚的知識儲存、齊備的資料收集、快捷的信息掌握、完善的功能設施,使企業檔案管理工作再上新臺階,為企業各項重大決策服務。

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