關於從文字服務質效談企業秘書工作

論文類別:管理學論文 > 秘書文秘論文
論文作者: 劉佰峰
上傳時間:2012/1/7 10:33:00

   企業辦公室是綜合服務部門,也是重要的樞紐部門,既要發揮參謀助手的職能,也担負著上傳下達、聯系左右、協調各方的重任。办公室的地位和作用之所以特殊,就主要體現在辦公室文字工作的特殊性上。隨著現代企業制度的逐步建立,對企業秘書素質的要求越來越高。因此,秘書同誌必須牢固樹立和不斷強化文字工作是辦公室的“臉面”和“主業”兩種意識,堅持以文立業,在應對挑战中著力改進傳統的文字服务方式,在改革創新中著力提高文字服務水平。
  
  一、做好秘書工作,要下功夫寫材料,練好履職盡責的基本功
  
  能不能寫好材料,已成為影響秘书工作質量和效率的“瓶頸”,也是當前秘書部門迫切需要彌補的“短板”。從上級機关的職能來看,其工作指導主要是通过政策指導和典型指导來實現,這兩種形式都離不開材料這個最基本的載體,都要通過寫材料這個最基本的實践活動來實現。把寫材料這個“瓶頸”和“短板”解決了,秘书部門的工作水平和面貌就會有一個很大的改變。
  一要真正弄清楚什麽是写材料。這是寫好材料的重要前提。有人認為秘書部門主要是协調辦事機構,不需要寫材料;也有人認為寫材料就是玩文字遊戲,是虛的;還有人認為寫材料是苦差事,甚至出現“躲材料”“賴材料”的現象。這些錯誤認識和行为,說明一些人對什麽是寫材料這个基本問題沒有搞清楚。李瑞环同誌在《學哲學 用哲學》一書中說,“領導干部的講話、文章,不單純是文字问題,而是對事物的看法,對客觀規律的認識,對改造世界的意見,不是說著順嘴就行了,起草文稿是很鍛煉人的,尤其是年輕幹部,必須養成這個習慣,要自己動手寫稿子,能不能提高水平,能不能有個飛躍的進步,過好這一關非常重要。”因此,對秘书人員來說,寫材料是講政治的集中體現,是個人能力素質的綜合反映,也是履行职責的重要表現。
  二要弄清楚寫材料應具備哪些能力素质。筆者人為,寫材料必須至少具備8種能力素質:一是領會上級意图;二是了解掌握實情;三是有思想和政策水平;四是理論基礎紮實;五是文字表達能力強;六是知識儲備豐富;七是能吃苦;八是任勞任怨。写材料,對上級的意图把握不準,很難符合要求;对企業的情況掌握不透徹,容易脫離實際,沒有針對性、指導性;思想和政策水平不夠,寫出的材料就會像白開水一樣,淡然無味,甚至出現思想認識和政策把握方面的偏差;理論基礎不厚實,就抓不住事物的本質,不能做到有的放矢;文字表達能力不強,材料就很難組織起來;知识的儲備量,也關系到材料的厚度和張力,需要靠长期的、系統的、艱苦的积累;有吃苦的精神,才能在寫材料上鍥而不舍、精益求精,才能出精品、創一流;任勞任怨,也是寫材料应具備的一種精神境界,否則就會斤斤計較、患得患失。就領會領導意圖而言,有以下四種途徑:一是自己揣摩,二是请教相關領導,三是求教同事,四是當面聆聽領導教誨。
  三要突出工作重点,切忌面面俱到。突出工作重点,就是堅持重點論。重點論告訴我們,在認識復雜事物的发展過程中,要著重把握它的主要矛盾;在認識某個矛盾時,要著重把握矛盾的主要方面。起草文字材料,也必須抓主要矛盾,突出工作重點。在起草文字材料過程中,如何突出重點呢?首先要明確什麽是重點。一般來說,凡是能反映事物本質具有普遍指導意義的重要問題、主要任務、關鍵環節、工作做法、經驗教訓、辦法措施等都是重點。
  四要認真提炼概括,寫出思想深度。起草文字材料不但是一個搜集資料、積累資料的過程,而且是一個研究工作、總结經驗、升華理論的過程。文字材料的思想性,體現在材料、事例、情況和闡述的道理之中。要能從事實背後找出本質問題,上升到理論高度,得出規律性的結論。毛澤東同志曾對文字材料的寫法指出:“只談情況,不談觀點,是开材料倉庫。人的頭腦是加工廠,沒有材料不行,有了材料要經過加工,要產生观點,用觀點統帥材料。” 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
   五要講究結構層次,註意語言得體。文字材料一般在結構上首先脈絡要十分清晰,其次是線條要单一,再次層次不要過多。文字材料主要是說給人聽的,拿給人看的,這就要求語言要實在、簡明,要客觀、翔實,有血有肉,有鮮活的東西,不能老是干巴巴的,就幾個觀點、幾根筋,該用事例、數字說話時就要用事例、數字說話,该量化的就要量化。需要虛化時也得“虛”,該歸納的就要歸納,該概括的就要概括。
  寫材料是公認的苦差事。“操千曲而知音,觀千劍而識器。”起草好文字材料的唯一捷徑,就是不怕吃苦、多寫多練,唯有長期筆耕不輟,才能最終修成正果。
  
  二、要做好秘書工作,除了在文字材料上下工夫外,還要強化“五种意識”,來應對新形势、新任務和新要求
  一是政治堅定意識。這是对辦公室同誌最重要、最基本的要求,也是我們秘書同誌應具備的最根本的素質。我们必須對黨、對企業忠心耿耿,一定要和黨中央保持高度一致,和企業同心同德,成為各级領導信得過、靠得住的得力參謀和助手。重大問題、原则問題、敏感問題不能人雲亦雲,不能自行其是,要謹言慎行,絕對不能口無遮攔,行為失範。必須有高度的政治責任感和自覺性,同時還要在紛繁復雜的實際工作中,努力加強理論學習和业務學習,不斷提高理論水平和工作能力,不斷培養、增強和鍛煉自己的政治敏感性和政治鑒別力。
  二是工作勤奮意識。辦公室的工作,有許多都是跑跑顛顛、抄抄寫寫之類的具体事情,看起來並不驚天動地,甚至默默無聞。但是,別看這些針頭線腦的事,離开了這根針,就挑不起全局的綱;離開了這條線,也織不出整體的網。我們的工作盡管都是瑣碎繁雜的小事,但它和整個大局衔接在一起,影響著企業工作的大局。把這些小事做好了,就可以推動全局的工作;而一旦這些小事沒做好,就會給全局工作造成損害,帶來被动。要從大處著眼,從小處著手,勤奮努力,任勞任怨地做好辦公室的各項工作,樂於其忙,忙在其中,也樂在其中。秘書們就是要主動、勤奋、高效地辦事情,而且要無私奉獻,不怕吃虧,不能患得患失。敬业是辦公室文化的精髓。要務實,干實事、講實效、求实績,糾正急功近利的浮躁風氣;要自信,敢於面對困難,知難而进,樹立不達目的不罢休的信心;要進取,在自己的弱項上多下功夫,提高思考問題的層次和駕馭全局的能力,立足於現在的工作崗位幹出成績。辦公室的主要任務是服務,服務就意味著奉獻,沒有奉献就搞不好服務。秘書同誌要甘当“不為名利的小草、樂於奉獻的蜜蜂、恪盡職守的螺絲釘”。要正確認識自己的工作和價值,正確處理苦與乐、得與失的關系,保持一顆平常心,把工作崗位當成奉献的舞臺,在平凡的工作中實現自己的人生價值。
  三是作風嚴謹意識。“作風嚴謹”这四個字是金川集團公司辦公室對工作人員提出的“勤於學习、技能精湛、素質過硬、誠信待人、樂於奉獻、作風嚴謹、遵守紀律、保守秘密、忠於職守”的36字工作要求中的一條。辦公室的工作千頭萬緒,環節多、程序嚴、要求高,必須按照規定和程序辦理,求真務實,一絲不茍。從某種意義上講,辦公室工作是整個工作大局中最直接、最敏感的中樞工作。如果我們在辦文時作風不嚴謹,文件中有錯別字,就會讓人看笑話,損害企業的形象。辦公室工作無小事,要時時刻刻居安思危,樹立嚴而又嚴、細而又細的思想。在這個問題上不能有一絲一毫的麻痹大意。要發文一個字也不能錯,開會一刻也不能耽誤,報送信息一條也不能漏、不能誤,辦事一絲也不能馬虎,要切實做到零差錯、零失誤。
  “天下大事,必做于細。”不要覺著自己是“幹大事”的,就對身邊的小事不屑一顧。要遵守上下班、會議等規定和約定的時间,養成在任何場合下提前到場的習慣;自觉按照單位規定和要求著裝;禮貌地使用“您好”、“歡迎”、“稍候”、“謝謝”、“再见”等文明用語;高效快速地接打電話、撰文、收文、发文、辦事等等。 转貼於 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
  四是狠抓學习意識。要認真抓學習,促进秘書人員素質的整體提高。抓學習是一項基礎性建設。當前重要的不是認識問題,而是要付出切實行動。只要想抓,就會有辦法、有措施;只要真抓,就會有精力、有時間;只要實抓,就會有進步、有成效。
  堅持用工作牽引學習。秘書部門工作任務重、頭緒多,在這種情況下抓學習,就是要緊密聯系工作實際,發揮工作的牽引力,工作需要什麽就學什麽、什么最急需就學什麽。要緊跟黨的理論创新步伐,用科學發展觀武裝頭腦,不斷提高秘書人員運用黨的創新理論觀察分析問題的能力。還要針對秘書工作的特点,系統地抓好文學、歷史、哲學、經濟、法律、外語、現代管理和高科技知識的學習,從而更好地適應時代的要求和履行職能的需要。

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