關於中小民營企業秘書在招聘工作中的禮儀運用

論文類別:管理學論文 > 秘書文秘論文
論文標簽:員工招聘論文
論文作者: 韋曉軍
上傳時間:2012/1/10 20:32:00

    [摘要]文章結合中小民營企業秘書的工作特點,從態度、第一印象等方面分析秘書禮儀規範及其运用,並就提升自身禮儀素养的途徑提出建議,使秘書在招聘工作環節中形成良好的企業形象,吸引更多的人員為企業服務。
   [關鍵詞]中小民營企業;秘書;招聘;態度;第一印象;途徑

   隨著近年來我國民營企業的快速發展,民營企業的規模不斷壯大,管理水平也得到了顯著提高,民營企業已逐漸發展成為國民經濟的一支重要力量。一般而言,民營企業尤其是中小型民營企业為了節省人力物力財力,降低經營成本,企業秘書工作都具有綜合性的特點,除負责秘書本職工作外,還擔負很大部分的非秘書性质的工作,如人力資源管理、员工招聘與培訓、企業文化、公关宣傳及新聞發布工作等。可見,中小民營企業秘書人员面臨重要的轉型要求,秘書的角色職能由傳統型向外向型、全能型轉變,秘書要既能文又能武,既會管理又懂专業,既當信息員又當公关人,既做謀士又做助手,为企業及領導提供全方位的服務。
   但是,不少中小民營企業秘書面對工作要求的提高、工作性質的轉变、工作跨度的加大等一系列要求一時難以適應。僅就秘書在從事員工招聘工作環節而言,就由於工作量大、人員流動性大及面试人數較多、面試對象層次較低等因素的影響,常有以下禮儀缺失的现象出現。如:招聘過程中相互大聲談笑;招聘工作当天著裝隨意;招聘交談時坐姿懒散;言談舉止中時有輕视應聘人員的表現等。這些都是招聘工作中秘書礼儀素質缺乏的種種表現。
   秘書形象常常代表著一個企業的形象,在招聘工作環節中給應聘者留下深刻的第一印象,也是應聘者對企业形成的第一印象。因此,秘書人員必須具備強烈的禮儀意识,掌握相應的禮儀技巧,以提高企業的形象與知名度,樹立良好的社會信誉及社會形象。因此,秘书應當自覺地用禮儀規範來約束自身的行為,這就要求秘書應當從各方面明確禮儀規範要求,並熟練地運用到工作过程當中,為招聘工作環節的順利進行及企業招聘到滿意的員工打下良好的基礎。
  
  一、態度至上
  
   尊重是一切礼儀的基礎。禮儀規範的基本要求就是要以尊重為本,以人為本,態度至上。在招聘工作中,秘書擔當企業與企業需求人員之間的橋梁作用,是應聘者進入企業的第一道把關人。因此,秘書在工作中應处處以企業需求為中心,以為企業服務為重點,以招募適合企業需求的員工為目的,尊重应聘者,誠懇、熱心地为企業和應聘者服務,不應以老员工自居,以秘書身份自大,居高临下,輕視對方,給應聘者留下不好的第一印象。據美國華盛頓一家市場調查機構的一次調查結果表明:應聘人員在企業及與企業進行接触時受到非禮待遇後,96%的人不直接抱怨,但有91%的人不愿再到這個企業來。而且受到非禮待遇的人平均要向他周圍的9個人講述,其中13%的人要向他周圍的20個人講述。可見,企業的不良形象會造成比較大範围內的負面影響,企业對應聘者應保有尊重、良好而熱情的態度。
  
  二、營造良好的第一印象
  
   第一印象在人际交往中有著強烈的定勢作用。秘書在接待應聘者時,端庄的儀表、文雅的舉止、得体的語言以及整潔的服飾往往可以留給應聘者良好的第一印象。這既是對應聘者尊重的一種表现,也是讓應聘者產生樂於与之交往的魅力所在,是形成良好的面試關系的開端。
   (一)儀表端庄
   適度地修飾自己的形象,其實也是對自我人格的一種塑造和珍惜。秘書在招聘工作中應註重自身的儀表美。儀表端庄是指秘書的服飾、發型、臉部化妝的綜合形象,要求秘書在工作中要做到職業、穩重、可信、可親。如果秘書給应聘者的第一印象很差,如著裝不整潔等,應聘者則會對秘书的工作缺乏尊重和支持,使双方面試的交往和溝通陷於困境,今後工作中秘書也難以得到未來員工更多的依赖與配合。
   1.幹練的發型。首先,發型比面部特征更能吸引對方的註意。長發暗示著健康和性感,短發看起來自信而成功,自然、中長、沒有特定款式的發型,则讓人感覺智慧和真实。秘書在招聘工作中可采用束發或盤發等方式體現出職業、幹練的企業形象。
   2.淡雅的妆容。出於尊重和自信的角度,秘书在招聘場合應化淡妝,不能化濃妝,才能體現出職業和自然、美麗的形象。
   3.得體的衣著。根據TPO原則,秘書在招聘工作中應註重自身的著裝,應得體而鄭重,不應穿著隨意或穿休閑服參與招聘工作。
   (二)語言得體
   常言道“言为心聲”。語言是招聘場合雙方人員之間溝通與交流的重要工具,是建立良好招聘關系的禮儀要求。語言往往能全面地反映出一个人的文化素養、知識水平和精神風貌。語言得體是指秘書與應聘者之間交流使用的語言準確、友善、親切,包括言之有禮、言之有意、言之有利、言之有體和言之有技。
   1.重在交流。在应聘者面前,應提倡用禮貌的语言、鼓勵性語言。秘書首先要學會使用文明禮貌的十字用語,即“请、您好、謝謝、對不起、再见”。其次要註意正確而礼貌地稱謂應聘者,如可稱先生、小姐、同學等。此外,还應當註重傾聽禮儀,註意詢問技巧等。
   2.善於傾聽。聽別人說話實际上就是對別人的肯定和尊重。有人說,上帝之所以给我們兩只耳朵一張嘴,就是希望我們多聽少說。在招聘工作中,秘書應把應聘者放在首要的位置,讓應聘者多講多談,以更全面地了解對方的各種信息,以吸納為企業所用的人員。
   3.多用詢問。秘書在招聘環節中應多用詢問,了解企業需求的信息,並通過應聘者對於詢問的回答來分析該人員是否符合企业的需求。
   第一印象有大約40%的內容還與聲音有關。音調、語氣、語速、節奏都将影響第一印象的形成。因此,雙方在交流過程中也要註意語調優雅、吐字清楚、聲音高低得當、語氣柔和、情感真摯、以誠相待,處處註意樹立良好的企业形象。秘書掌握溝通的语言交流的禮儀與技巧是密切面試雙方關系的關鍵。秘書學会合理運用語言的特點,在交談中使用禮貌性語言,善於運用理解、含蓄、親切及靈活多变的語言交際方式,就能促進心靈相通,促進相互理解和信任,達到與應聘者交談取得圓滿的結果、吸引人才等目的,使招聘工作得以顺利進行。

免費論文下載中心 http://www.hi138.com    (三)舉止文雅
   秘書在招聘工作環節中,除了註重儀表和談話禮儀外,還要掌握輔助語言禮儀,即態勢語言。態勢语包括表情語、動作語和體姿語。
   1.文雅的动作。招聘工作中,秘書可使用恰當的手勢請應聘者坐下,並在與應聘者進行應聘資料的交接時註意雙手遞接,體现對對方的尊重。手勢活動幅度不宜過大,應節奏明快、自然文雅。
   2.微笑的表情。卡耐基說過:“微笑能照亮所有看到他的人,像是穿過烏雲的太阳,帶給人們溫暖。”微笑可以反映出一個積極的形象,表現友善,同時它也是與人溝通的催化劑。面帶微笑,可以表達對他人的尊敬和禮貌,拉近人與人的距離,表現誠意。
   3.親切的眼神。微笑離不開眼睛的神采,在招聘環節中,秘書應面帶微笑,雙目平視對方,眼神真摯,體現出平易近人的感覺。交談中應時时註意眼神的關註,體現出對交談對象的尊重,不應左顧右盼,心不在焉。
   4.正確的姿態。秘書在招聘过程中,姿態使用主要包括立姿和坐姿。立姿要求脊背挺直、胸部挺起,不要彎腰曲背;坐姿要求是腰部挺起,上身要直,不要給人以“癱倒在椅子上的感覺”,身子可適當前傾讓人感覺你對谈話內容有興趣。優雅的坐姿傳遞著自信、友好、熱情的信息,同時也顯示出高雅莊重的良好風範。就坐後,要註意單手或雙手放在桌下或是雙肘支在面前的桌子上、夾在兩腿間都是不允許的。
總之,采用“SOLER”是一個有效的方法。S——sit:坐要面對別人;O——open:自然開放;L——lean:身體微微前傾;E——eye:目光接觸;R——reaction:放松。秘書在招聘環節善於運用手勢、表情等非言語交流的形式,學會運用“體態語言”,實踐良好的禮儀規范,必將有利於招聘工作質量的提高。
   秘書人员在招聘工作環節中註重禮仪是職業禮儀的需求,也是秘書職業形象的重要組成部分,更是秘書素質、修養、行為、氣質的綜合反映。招聘工作中能注重禮儀有利於自身素質的提高,有利於工作的順利開展。那麽,通過什麽途徑才能更好地提升自身的禮儀素養,在招聘工作環節中很好地運用呢?
   首先,隨著經濟社會和企业的快速發展,人們的礼儀意識不斷加強。秘書在招聘工作中註重禮儀形象,能較好地樹立企業形象,有助於提高秘書自身的整體素質,有助於繼承“禮儀之邦”的優良傳統,適應形勢發展的需要。“礼”的根本是“修身”,而實現秘書禮儀規範的關键,說到底就是秘書自身素質的提高。因此,秘書必須首先树立良好的職業道德修養,成為具有社會責任感和企業責任心的职業人。同時,秘書應加强職業修養意識,秘書的職業形象以秘書群體形象為首要前提,需要每一位秘書為之付出巨大的努力。個別秘書由於心中沒有一个完善的自我形象設計,缺乏必要的知識儲備及內在修養,在行為上表現為專業性不強,致使秘書的職业形象只有與世俗上的小蜜定義相吻合。特別有少數行為粗魯、言語庸俗者,更是嚴重影响了秘書職業整體的社會形象。作为秘書,應努力提高自身的素質,用自身良好的言行及工作作風贏得人們的矚目。誠然,素質的提高並非來自一朝一夕,需要平時在一點一滴的言行舉止中養成良好的習慣,並逐漸積澱而成。
   其次,秘書需要提高自身的知識架構。秘書人員要自覺调整自身的知識結構,终身努力學習。作為一名“知書達禮”的秘書,除了要认真學習秘書專業的知識和技能外,还應該學習企業管理及其他與企業相關的學科知識;同時,對與秘书工作各環節相關的禮儀規範要求等知識也應當加以重視。只有不斷地更新知識,完善知識結構,增加自身修養,為企業提供更為周到細致的服務,才能贏得廣泛的贊譽和尊重,獲得良好的社會輿論及评價,樹立良好的企業形象。
   秘書人员在招聘工作環節中,其形象、言談舉止、音容笑貌,都能對应聘者產生直接或間接的影響,從而影響招聘工作的效果。這就要求秘書不僅要具有豐富的专業知識和技能,還要具備良好的職業素質與修养,自覺履行相關的禮仪規範。可見,秘書具備良好的禮儀修養和履行禮儀規範,已是當代中小民營企業秘書工作不可分割的一部分,也是企業發展與社會進步的必然要求。
  
  [參考文獻]
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