淺議怎樣提高機關公文處理水平

論文類別:管理學論文 > 秘書文秘論文
論文作者: 段富林
上傳時間:2012/3/19 11:11:00

  公文處理工作是機關實現職能、處理工作的重要形式和手段,它的工作量大、面廣、頭緒多,稍有不慎就會出現纰漏。如何提高機關的公文處理水平,筆者認為應從以下五个方面做好工作。
  一、夯實基礎,嚴謹规範地做好文件的登記工作
  文書處理要堅持集中統一管理的原則,這就要求文書人員一定要嚴把收文关口,認真做好文件的簽收登記工作。無論是下發的文件、通知,平級單位發來的函件,還是下級報送的請示、報告,都應做到專人來統收、統辦、统管,以便於規範管理、查閱利用。有的單位或部門,文件簽收不定人,對於每天来自各方面的文件,辦公室的几名工作人員,每人都能拆閱文件,這樣會導致文件遺失或接收不及時,因此,正確的做法一是指定專人,二是及時登記。文書人員對來文核對無誤後,要快速簽收,然後詳細登記。目前,大都采用電子表格登记(即excel 表格),蓋簽收章、編流水號並準確填寫公文處理單,送部門負責人簽批。
  二、把握領導批示,科學有效地做好文件的傳閱工作
  為便于領導更好地批示,文書人員要根據實際情況需要做好文件的分類疊放工作。就是要把来文按一定的類別、一定的內容擺放在一起呈領導閱批。一般將最重要的文件放在上面,依次類推。那麽哪些文件是最重要的呢? 標准是什麽?
  這就需要文書人員必須先閱讀一下文件的內容,將那些與本單位有直接關系的文件放在最上面,而那些關系不大的文件放在最後。在處理過程中,要準確理解領导批示意見,凡是批示意見中涉及到的領導和部門要一一傳閱到位,不能隨意簡化传閱程序或擴大傳閱范圍。對於呈批件,嚴格按程序办理,對於請示件要按領導職務由低到高的順序呈批,確保級別较高的領導對其他相關領導同志的意見、態度有一個全面把握,便于拍板決策;對於報告件則要按领導職務由高到低的順序呈批,確保級別較高的領導第一時間了解情況。無特殊原因,不越位傳閱,更不能隨意顛倒文件流向。在傳阅文件的過程中,要隨時做好文件流转的登記工作,理清領導批示內容、办理程度等情況,做到每一份文件的處理過程都有一條清晰的運轉軌跡,便於領導在文件运轉期間隨時調閱。
  三、講究時效,靈活多樣地做好文件的催辦工作
  公文在傳遞、辦理過程中, 都有明確嚴格的時效要求。“及時” 是確保公文處理工作時效性的基本前提。文件傳閱时,要隨到隨辦,不積壓、不拖拉、不誤事,這是公文處理工作時效性的最基本要求。機关工作處於組織和領导地位,從某種意義上講,時效性的强弱,直接影響和決定著整個單位的工作效率。文書人員必须具有較強的時間觀念,在各個環节上盡可能化繁為簡,使文件流程簡捷,管理科學,操作手續簡便,最大限度地提高文件管理效率。送閱文件時,如果領導外出不在辦公室時, 文書人員要根據文件承辦輕重緩急情況,一方面將文件精神電話告知分管領導,一方面將文件超前性地復印給承办部門,提前承辦,以不耽誤工作;如果領導忙於其他事項忘记批閱文件時, 文書人員要適時委婉地予以提醒。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com

  對需要催辦事項的文件,文書人員轉辦後,要跟蹤文件的落實情況,可采用靈活多樣的形式,主动聯系對方,不能將領導批示的文件送達具體承辦部門就萬事大吉、不管不問了,而要定期對所辦的文件進行核查,跟踪督查落實情況,杜絕文件壓誤或漏辦,確保承辦部門在要求时限內落實承辦事項。催辦可采取發催辦單或打電話詢問等形式進行,對緊急重要文件,可專人專件跟蹤催辦,切實做到事事有結果、件件有回音。文件辦理完結,应及時註明落實單位、落實時間和落實結果,並將辦理情況進行整理後,反饋批示領導和分管領導閱知。重要文件,视具體情況,應隨時反饋。因此文書人員一定要增強時間觀念、效率觀念和程序觀念,一旦超過時限就可能錯過時機,貽誤工作,造成損失。

  四、嚴細認真,善始善終地做好文件存放和归檔工作
  公文辦完後,文書人員要把這些文件有序地存放,也可把一些重要的文件歸類存放,比如涉及本单位改制的、單位名稱更換的以及领導職務任免的可以單獨存放,這樣查找起來方便;還有一些將來要歸檔而且利用率較高的文件,也可復印多份或掃描成電子版存放於電脑裏,以備查取。年終根據文書立卷、歸檔的有關規定,及時分類整理,定期向檔案部門移交。歸檔工作是文書處理的最後環節。文書人員要站在對歷史負責的高度,認真做好每份文件的歸檔工作。
  五、嚴守保密制度,認真做好文件的安全保密工作
  在機關公文运行中, 經常涉及到一些秘密事項的内容,文書人員要嚴格按照《中華人民共和國保密法》的要求,積極做好涉密文件的各個環節工作。嚴格按照文件自身的保密要求和閱知範圍辦事,在運行和處理中妥善保管。文書人員是涉密文件的直接接觸者,必須牢固樹立保密觀念,時刻註意並經常檢查自身的言行,辦理好、保護好自己每一份涉密文件,确保安全保密。
  總之,提高公文處理水平,需要在實踐中不斷地摸索,要多總結、多鍛炼,做到腿勤、手勤、脑勤,要有強烈的責任感和事業心,任何一點隨意性,任何一点主觀臆斷,任何一點粗心大意,都可能會造成失誤,甚至会給企業造成重大損失。公文处理水平的高低既是對文書人員素質和能力的一種考驗,又是對公文處理精益求精的具體體現,只有公文處理水平提高了,才能真正達到“以文輔政”的作用。

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