出版物國際交換述略

論文類別:教育學論文 > 教育理論論文
論文作者: 未知
上傳時間:2008/1/3 11:18:00

【內容提要】文章對出版物國際交換的歷史背景、國際、國內的現狀、運作模式、理論研究等方面做了全面的論述和探討。提出了文獻的國際交換工作在我國存在的諸多問題,並論證了全國性的文獻國際交換中心建立的必要性。
【摘 要 題】國際信息
【關 鍵 詞】文獻資源建設/國際交換工作/理論研究……
【 正 文】
       一、歷史背景與現狀
  出版物的國際交換工作是一項區別於圖書館其他業務工作,而又與其相互聯系、互為補充的一項系統工作。它作為科學技術文化交流的一個重要方面,是圖書館館藏書刊的特殊來源,是采訪工作不可缺少的組成部分,是圖書館開展資源建設和資源共享的重要基礎。它對圖書館發展和利用有重要的影響。
  一直作為圖書館間收集相關資料,進行館際合作的重要形式和主要手段之一的出版物的國際交換工作,有著悠久的歷史背景。
  早在17世紀末,法國國王路易斯十四於1694年授權法國皇家圖書館,利用其館藏復本與英國、德國進行新書交換。此舉為國際間的圖書交換提供了一個良好的開端。1697年(清康熙三十六年)該館首次從我國換回140冊中國書籍。1875年,德國馬爾堡大學聯合17所大學成立了“德國大學交換社”,吸引了全歐洲50余所大學參加。隨著國際書刊交換範圍的擴大,以及國際間交換內容的深入,1886年第一屆國際出版物交換會議在比利時首都布魯塞爾舉行,英、法、德、荷、比等國共同簽訂了《布魯塞爾協定》,規範了國際間書刊交換的運作模式和組織體系。1946年,聯合國成立了出版物國際交換中心,以協調各國書刊資料的國際交換事宜,並定期出版《國際出版物交換手冊》,為國際書刊資料交換的進一步開展提供了一個廣闊的平臺。
  二戰之後,許多國家的圖書館都開展了書刊資料的國際交換工作。以美國國會圖書館為例,1834年便開始進行出版物的國際交換工作,1869年(清同治十年)美國國會圖書館從清同治皇帝處獲得10種、933冊中國古籍,並訂立了政府間圖書交換協定,從而開始了中文書刊的收藏。1948年,由於交換工作的日益擴大,美國國會圖書館建立了交換與贈送處,下屬4個交換科,即:美英科,歐洲科,西班牙科,非洲科。該處從事交換工作的人員最多時達65人,交換對象也已超過14000多個,是目前世界上規模最大、數量最多的文獻交換中心。1974年加拿大國立圖書館也建立了加拿大圖書館交換中心。這些交換中心由國內書刊的交換業務很快擴大到出版物的國際交換。
  我國1925年9月加入了《布魯塞爾協定》,成立了隸屬教育部的出版物國際交換局。1928年10月,改由中央研究院接管,下設出版物國際交換處。1934年由國立中央圖書館籌備處接收。1932年,當時的浙江圖書館委托國民黨中央研究院出版品國際交換處向歐洲各國聯系書刊交換事宜。到了1936年,已經與日本東方文化學院京都研究所、日本佛教研究會、波蘭華沙大學圖書館、蘇聯烏克蘭科學院建立了書刊交換關系。1937年,又與美國哈佛燕京學社建立了聯系。在一份1947年4月19號國民政府下發的文件中,我們看到了國民政府正式發布的國立中央圖書館辦理出版物國際交換事項辦法,文件中第一項規定:政府各機關編輯出版,或給予津貼經費出版的中外文圖書、期刊、政府出版物等,均應根據“實事之需要”,檢送30份(本)交出版物國際交換處,用於《協定》內各國圖書館交換的業務。
  自上世紀80年代以來,我國對圖書資料的交換工作愈來愈重視,從國家圖書館到各地區圖書館、高校圖書館及專業機構圖書館都普遍開展了國際交換工作。到世紀末。中國國家圖書館國際交換組已與140個國家和地區的500余所圖書館及機構建立了交換關系,中國科學院文獻情報中心同45個國家的1349個機構建立了交換關系,北京大學圖書館建立的交換關系有30多個國家300多所大學及科研單位,清華大學建立的交換關系也涉及30余個國家400多個圖書館。僅上海圖書館一家的統計,與國外交換的書刊就達到了19198冊的規模,包含了英、日、法、德、朝等多個語種,交換機構70余家。這充分說明,國際交換已為信息的交流與互補,國際間的合作以及相關行業的深入研究創造了必要的條件。
  1958—1972年我國召開了幾次國際性會議,就出版物的國際交換工作不斷提出新的建議,推動了國際交換工作的進一步開展。1980年—1982年的三年間,我國在與其他國家簽訂的32個文化協議中,涉及圖書館間的合作與圖書流動意向的就達28個,占協議內容的80%以上。
      二、運作模式和步驟
  開展國際書刊資料的交換工作應首先參考《布魯塞爾協定》的相關準則,切合實際地選擇國際交換對象。對合作對象的選擇應大致考慮三方面因素:
  1.與本單位科研方向或課題有直接聯系的機構。
  2.在本專業上具有影響力並有研究水平的書刊資料。
  3.有正式或非正式出版物可提供交換的機構。
  就國際交換工作的實施步驟來說又可分為對內工作與對外工作兩個方面:
  (一)在對外工作方面
  1.先要確定建立交換工作的單位和機構。
  選擇交換夥伴首先要清楚所交換機構的學科重點和研究方向,公共圖書館也要了解合作對象的資料交換優勢和特點,從而使文獻交換工作在建立之初就具有很強的專業針對性和實效性。
  2.主動提供用於交換的資料的同時收集或索要對方可提供的書刊資料的目錄。
  交換文獻資料的目錄是交換雙方各自提供給對方的可供文獻目錄,交換雙方應從可供文獻目錄中篩選自己所需的書刊資料。交換關系確立後,雙方應在不斷磨合中豐富和調整交換文獻的目錄。
  3.根據館藏特點和研究專題,篩選本館所需交換的書刊資料。
  在交換資料的選擇上應本著在聯系本館及本單位館藏特色的同時,註重選擇和交換國際上較有影響和水準很高的書刊資料。並應考慮本單位目前的研究重點和課題所需,盡量選擇新的動態文獻和新的研究成果。同時也要考慮期刊資料的連續性問題,避免有頭無尾。
  4.制定細致的交換方案和交換細則。
  在進行出版物的國際交換之前,交換雙方應首先制定交換方案,共同協商交換的數量和價值。在制定交換細則時,應明確規定好交換中必須遵守的所提供資料的範圍,交換目錄的變動周期,交換方式,交換所限時間等。以美國國會圖書館為例,其擬定的《美國國會圖書館交換章程》包含了除農業科學和醫學文獻外的所有專業文獻(農業和醫學文獻由美國國家農業圖書館和美國國家醫學圖書館提供)。其中重要的內容是美國政府出版物和該館所收各種類別資料的復本文獻。國外在書刊資料的交換上大多采用對等原則,即數量的對等或價格的對等。《美國國會圖書館交換程序》中寫道:“一般言之,圖書交換是一本對一本(雜誌對雜誌,書對書)為執行標準”。美國國會圖書館在國際交換中對問訊、索取、修改、致謝等信函交往都有明確的時間限制,一般自發函之日起3個月內無回復即視為拒絕。而在提供交換目錄時則采用Exchange List Reply Form的方式進行資料提供,一般在規定期限內優先回復的客戶,即:Fist—come,將得到優先提供的待遇,即:Fist—served。
  國際書刊資料交換在國外的發展已日臻完善,它大致以三種協定方式被固定下來:1.政府間的多邊公約,各成員國根據公約共同加入交換關系(一般通過交換中心進行);2.交換出版物的雙邊協定,是通過交換記錄或信件的非正式協定,或正式文本;3.一般性文化協定(雙邊的或多邊的)具有直接涉及交換或通常涉及科學文獻傳播的條款,根據這種協定,可以促進甚至建立契約國機構之間的交換關系。目前,涉及出版物交換的多國條約重要的有:1886年布魯塞爾公約(交換公約)、1902年墨西哥公約(交換公約)、1936年布宜諾斯艾利斯公約(交換公約)、1945年阿拉伯聯盟公約(多邊文化協定)、1949年歐洲經濟合作組織公約(交換公約)、1958年聯合國教科文組織公約(交換公約),這些條約或協定,既是不同時期國際書刊資料交換的歷史記載,也是國際書刊資料交換雙方一直遵守的準則。需要指出的是,就不同國家的交換夥伴的活動和國際特點來說,交換細則的標準化問題目前仍然是個亟待解決的現實問題。國際圖書館協會聯合會出版物交換委員會多年來一直提倡在可能的情況下采用統一的交換形式,但這種標準化卻尚未在各國圖書館界形成統一的認識。所以,包括我國,還缺乏相應的國家書刊資料交換細則的標準化制定,特別是與國際接軌,共同交流,取長補短,以求在內容和方法上趨於統一、為國際交換工作制定一個共同遵守的統一原則尚是一個努力的方向。
  (二)在對內工作方面
  1.內外有別,職責明確
  應劃分出本單位可提供國際交換資料的範圍,防止保密資料和內部資料及可交換資料混淆,將對內服務的資料與對外交換的資料作必要的區分與限制。既能使出版物的國際交換達到促進學術交流,豐富館藏的目的,又能做到使所交換資料界限清晰,交換人員的工作職責明確。
  2.設立專人專管的工作流程和健全的規章制度。
  國際交換工作最好由專人負責,並使這一工作保持相對的獨立性和持續性,以解決其交換工作中特有的資料連續性問題。杜絕由於工作交叉、兼職工作或頻繁更換人員出現的交換工作的混亂狀態。避免給交換對象帶來不穩定的負面印象,以保證國際交換工作順暢進行。
  3.經濟核算,力求做到少花錢,多辦事。
  出版物的國際交換還應本著工作需要第一,利用價值第一的原則,對所支出費用與所交換資料進行具體而細致的測算。國際書刊的交換工作說到底是書刊采訪工作的重要補充。是豐富館藏資源的特殊手段。所以,它就有一個補充的合適與否的問題。交換工作應與常規采購渠道形成互補,更多的是要註重交換非商業渠道發行的資料和對口專業的書刊資料。
  華東政法學院圖書館在1993年館藏90余種外文期刊中,交換來的刊物有24種,占26%,減少經費支出2萬元。館藏外文書952種,交換所得外文書500余種,占52%。顯然,書刊的國際交換工作總的來說是經濟實惠的,因為雙方往往在交換之初是本著互惠互利的原則建立交換關系的。
  但僅僅算經濟賬還不行,如果是館藏的重點所需,又是內部資料,正常的采購渠道無法購得,那麽即使與之交換的資料從數量到價格都在經濟上不是很合算,也要保持住交換關系,維護好交換渠道,從工作出發,從需要出發,使圖書館真正做到為課題服務、為業務研究工作服務。
  另外,國際交換工作在強調專業性和規範性的同時,還應註意到其特有的情感層面的因素。試想:一封請求建立交換關系的信函如果字跡潦草、拼寫錯誤、言詞雜亂,或是冷冰冰的公文形式,它能讓人有溝通、交流的欲望嗎?而一封格式標準、行文規範的信函,在言簡意賅的同時熱情誠懇,措詞得體又不失謙和真誠,效果自然不一樣。在交換工作中,認真細致,一絲不茍的工作態度,從圖書的卷次、刊物期號的連續性,到郵寄書刊的打包、標簽、地址的清晰準確,都會給對方帶來好感。及時地回復對方的信函,年終給對方寄賀年卡、明信片等也是國際交換工作中應有的禮節和深化感情的方式。
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      三、目的、效果和利益
  1.就經濟上而言,國際交換就是以很少的支出,換回較大的收益。在外文原版書刊不斷上漲的情況下,國際交換的作用就越發明顯。由於我國出版物價格遠遠低於發達國家的圖書價格,交換所得到的書刊資料價格就大大高於所付出的價格,從另一個角度看相對增加了圖書館的采購經費,節約了外匯支出。
  清華大學圖書館通過交換獲得國外期刊100余種,其中50種為重點交換期刊,而這50種期刊通過“以換代購”方式,每年節約經費達5萬余元。四川大學圖書館與全球13個國家60多個機構建立了固定的交換關系,通過國際交換的期刊已達300多種,共計3萬余冊。交換來的圖書已達1.4萬余冊。僅1996年一年用一萬元的人民幣換回價值20余萬元的書刊資料。
  2.就圖書資料工作的收集渠道而言,國際交換工作可以作為主渠道的有效補充。特別是可以通過交換收集到沒有公開出版的內部參考資料,利於全面掌握和了解所研究專業的信息和動態。可以獲得正常購買渠道無法采購到的政府出版物、學位論文集、學位論文摘要、絕版書、內部交流的會議紀要、學會出版物、學術專著等,同時也是過刊補缺的重要途徑。
  沈陽金屬研究所通過國際交換收到大量的政府出版物、科技報告、學位論文、年度報告、科研數據、專題論文等不公開出版的資料信息。正是通過國際交換,四川大學圖書館收集到了某些學科的前期出版物,如通過與美國陽伯翰大學圖書館的交換補全了《幸福》、《心理學文摘》等期刊五、六十年代的刊次,從而保證了這些刊物的連續性。
  3.就本單位和本專業研究的交流而言,有助於擴大所提供資料(或刊物)的知名度,促進專業課題的研究。
  4.避免了中間環節,進一步縮短了圖書資料的收集周期,為研究人員更快捷地掌握所需信息和更有針對性地進行研究工作提供了方便。
  據浙江省圖書館(公共圖書館)和中科院沈陽金屬研究所(專業圖書館)提供的資料,他們通過交換得到刊物及資料的速度比正常的預定刊物提早到館3~4個月。
  5.為圖書剔舊工作找到了很好的消化渠道。剔舊工作是圖書館經常要做的工作,但剔舊圖書的去向往往又成為各館頗為頭痛的一個問題。雖然所剔均為舊書,但其仍然具有一定的利用價值,就某些專業性研究機構來說,有些館的剔舊圖書正是其他圖書館急需補缺的圖書,在國際交換工作的促進下,圖書館所進行的剔舊工作就不僅僅是解決本館自己的問題那麽簡單了,往往增添了另一層含義,那就是在節約交換經費和交換到更多更好的圖書的基礎上為館際合作、資源共享提供了一個可供發展的條件。
  6.推動了圖書館間的合作與交流。書刊資料的交換也是國際間文化交流的一個側面。它為增進國際間圖書館之間的交流,促進圖書館的多方面合作,為發展圖書館事業和活躍國際文化交流,增進友誼,提供了一個平臺。1987年上海圖書館與美國舊金山圖書館簽訂了每年互換5000冊書刊及音像資料的交換協議,以此為基礎,雙方又進一步商定,互建一個友誼圖書館,作為兩個友好城市的文化交流項目之一。1987年6月15日,舊金山各大報刊報道了上海圖書館在舊金山的開館儀式,當時的上海市市長江澤民專程前往舊金山出席儀式,剪彩並致詞。
      四、不足、弊端和問題
    1.現狀背後的隱憂
  我國出版物國際交換的現狀大多還停留在簡單的等價或等量的低層次交換上,沒有對所交換書刊資料做進一步的深度挖掘,沒有把書刊資料交換工作放到圖書館資源建設的重要補充這樣一個高度來認識,書刊資料的交換也不設專人和專職,滿足於摯要不丟掉這一塊工作就行的現狀,國家對書刊資料的國際交換工作至今也未有具體的文件、規定和政策出臺。
    2.重復現象嚴重
  從我國的總體情況看,雖然國內開展國際交換的單位和機構日漸增多,但往往都集中在國外幾家大的圖書館或本專業有影響的很少幾家研究機構,而對本系統本專業領域的研究單位開發尚不深入,交換對象的重復,導致交換的範圍和品種實際上並無多少增加。
    3.認識上有待統一和加強
  從國家圖書館學會到各級信息資源的管理層,對開展書刊資料的國際交換尚有不盡相同的認識。1979年3月,中宣部批準並下發了由國家文物事業管理局起草的《關於擴大對外圖書交換的請示報告》。指定了全國10所省級公共圖書館(即上海、天津、黑龍江、遼寧、四川、陜西、甘肅、湖北、廣東、南京館)進行對外圖書交換業務試點。其後書刊資料的國際交換工作也逐漸由試點擴展到各級各系統圖書館。但自1988年起,在全國高校圖書情報工作委員會進行每年一次的全國文獻統計調查工作中,卻均沒有把全國高校的國際交換的進展情況進行切實的統計與調查。1994—1995年由國家科委信息司牽頭聯合其他四個相關圖書及科技信息的管理部門共同進行的文獻資源調查的文件中,也沒有把書刊資料的國際交換作為列入項目。
    4.缺乏書刊資料國際交換的理論指導
  由於理論研究的缺乏,導致國內各單位的國際交換工作各自為政,無章可循,在認識上也是單純而簡單。實際上,書刊資料的國際交換不單單是一種“以物易物”的原始交換形式,更不是一個“以小換大”的簡單經濟換算過程,它是一門學問,更是一個行為準則。早在1975年,國際圖書館學會聯合會(IFLA)就出版了《出版物國際交換》(The International Exchange of Publication)一書,1978年由聯合國教科文組織 (UNESCO)編寫的《出版物國際交換手冊》(Handbook on the International Exchange of Publication)也已出到了第四版。它們都對國際間的書刊資料交換進行了清晰的理論分析與論證,並提供了統一的實際運作步驟及方法。在我國加入世界貿易組織的今天,我們的書刊資料交換應如何和國際接軌,如何規範化地開展這一工作,並能熟練地依據其特有的理論在實際工作中深入下去,已成為亟待解決的問題。據了解,目前國家或圖書館學會尚沒有制定出臺針對書刊資料交換的規定或運作框架。在此現狀下,中國科學院文獻情報中心只能自行編寫試行《國際書刊交換各種文獻資料的著錄方法》、《國際書刊交換各種工作卡片的著錄方法》,《國際書刊交換各種目錄及其組織》等章程,以指導本館的具體工作。
  據統計,我國總體的圖書文獻利用率只有5%~30%,英美發達國家則達到230%~500%。從文獻的國際交換的開發與利用在我國尚處於低水平層次上運作可以看出,現有的文獻交換,還沒有使資料的實際利用價值發揮出來。曾有人呼籲加強交換單位的橫向聯系,拓展交換渠道,增加交換載體的種類,建立穩定、長期、全方位的文獻資源交換的保障體系,使交換來的文獻能充分產生“效益”。但就現狀來看,現有省市的采購中心或各圖工委有一點這方面的業務,但還沒有形成氣候,更沒有統一的協調和管理。
  所以,建立全國性的文獻國際交換中心,協調和管理各級各類圖書館已經開發建立的交換對象和交換資源,並提供場地開展那些交換來的不適合本館使用的文獻資源進行國內或國際的“二次交換”,實屬必要。
  以美國書刊交換中心為例,這所非盈利性機構接受世界各國圖書館的書刊資料交換業務,只要繳納一定的會費、運費、手續費即可參加。交換範圍為近15年內出版的社會科學、文學藝術及近10年內出版的自然科學、工藝類圖書、期刊(學科不限)和古籍等書刊資料。中心也每月發行可供交換資料的書目,供各會員選擇。該中心的成員館已達2000多個。大大加強了書刊資料的利用價值。加拿大圖書交換中心不僅僅提供書刊資料的交換業務,甚至還面對機關、組織、協會和個人進行書刊資料的交換。該中心目前收到各類出版物約2千多萬冊,交換出去的約6百多萬冊。這些中心都為文獻資源的多次分配和合理利用提供了可能。
  總之,國際圖書交換工作有其自身的特點和規律,它在圖書館建設中起著特殊的作用。就其目前的發展現狀和理論研究看,在我國尚有待積極的開發和規範,並且需要進一步提高認識。因此,對國際書刊資料交換工作的梳理與研究也就成為圖書館理論研究中不可忽略的一個部分。

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