淺議商務英語信函的寫作

論文類別:教育學論文 > 英語教學論文
論文標簽:英語教育論文
論文作者: 陸潯 武澤君
上傳時間:2010/11/8 8:01:00

   [摘要]面對客戶,同事,上司,信函,報告,電子郵件……很多初入公司的新手會講英語,但是不知道如何寫出簡單、得體、有效溝通的商務文件。此篇文章主要論述了商務英語信函的寫作技巧。寫作需要不斷革新,適應社會、科技以及商業的發展,從而清晰、準確的寫符合時代要求的信函、備忘錄、報告、傳真以及電子郵件。這些技巧可以幫助我們增強個人的寫作風格,避免寫作障礙,消除過時的套話,運用強有力的溝通詞語,創建高效的信函、備忘錄、報告、傳真等。
  [關鍵詞]商務英語 電子郵件 寫作技巧
  
  商務信函寫作能力直接影響到買家對公司的評估,給客戶的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著公司的形象,顯示公司的水平和實力。同時,也可以用這種方式來評估和了解買家。商務信函寫作決定了是否以專業的方式跟買家進行有效的溝通,在業務往來中占據著舉足輕重的地位。因此商務信函的寫作技巧是國際商務人員必須掌握的一門重要功課。
  盡管寫作在今天已經被列為商業領域的關鍵技能之一,但在這一領域接收過全面訓練的人還是少之又少的,人們要不就是在幾乎無須動筆的課程上學有專攻,要麽就是專攻學術寫作之道,而學術寫作與商務寫作不是一回事。
  學術寫作與商務寫作的不同,主要在於讀者和寫作目的不同。在學術寫作中,寫作者的目的是要讓有限的讀者信服自己在專業領域的博學。讀者通常也是行業內的專家,他們閱讀和評價論文是有報酬的。
  而在商務英語寫作領域,文章是寫給那些可能並不了解寫作題材的各行各業的讀者看的。商務文章的寫作,受到時間和金錢兩方面的限制,另外,讀者無須,也不想花時間來整理和閱讀那些冗長而復雜的文章,因此,今天的商務溝通要求的是一種簡潔明了易懂的文風。
  因此要符合上述交流的要求,並且樹立起專業,以顧客為本和思維清晰的形象,要註意的一些問題如下。
  一、讀者
  了解讀者是成功的關鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則即便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進行。
  二、遣詞
  簡單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結果顯示,如果文章的難度稍稍低於人們通常的理解水平,那他們理解起來就會更快。在生意場上的人,無論是老板還是打工族都沒有時間為了看懂生詞而去查字典。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡單詞匯。這樣也就減少了產生誤解的可能。
  行話仍有用武之地。行話是在特定的團體或行業內使用的專業語言。如果給這樣的團體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準確的解釋某些概念,也有助於於技術人員讀者建立起和諧友好的聯系。
  三、造句
  句首、句尾的內容應該得到突出。人們在看電視情景喜劇時也是這樣一個情形,他們一打開電視,因為熟悉劇情的發展看到中間就會開溜去看其他頻道,然後再回來看結尾。因此別把重要信息埋沒在長句的中間位置,這樣可能會被人忽略漏看。
  商務應用文句子的平均長度為15到18個單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長度。如果超過18個單詞,讀者看到這種句子要麽會跳過中間的細節,要麽就會錯誤的理解句意,因此長度應切成兩到三個短句為宜。

免費論文下載中心 http://www.hi138.com   最佳的商務信函應該由長短不同地句子組成。太多長句會使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長短句交錯的文章對讀者最具吸引力。
  標點超過四處的句子令人難以卒讀。句子因為太復雜而需要那麽多的標點的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長句斷成兩句或更多的短句,這樣有助於有邏輯地清楚明白地表達觀點。
  表達三個乃至更多觀點時使用列表是最好的辦法,標題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點,而且也留有空白的間隔。
  四、分段
  信函、備忘錄和報告的起始段落與結尾段落的長度不應超過三到四行。從心理學的角度上看,如果段落過長,就可能使讀者不願意花時間繼續看下去。結尾段落也應該簡短扼要,明白說明讀者應該采取怎樣的行動。意思表達的越清楚越準確,越有可能得到想要的效果,
  位於信函、備忘錄或報告肢體部分的段落絕不應該超過8行長。今天的讀者已經不習慣長篇大論,他們會撇開中間的段落之看第一和最後一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長度控制在8行以內是最好的。
  電子郵件中的起始和結尾應該只有2~3行長,主題部分段落長度不應該超過5行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。
  五、外觀
  外觀是非常重要的。大多數人並不關心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否願意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對方可能就會忽略其內容或推遲到以後再閱讀。
  選擇合適的字體和字號。字體應以適宜閱讀為標準。現在有了word軟件,人們有機會使用多種大量不同的字體,但是如果同時使用多種字體,寫出的東西就會獲得“勒索信”一樣的效果。字號要慎重的選擇,太小太大都不利於讀者的閱讀。
  絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個人的風格或趣味,於是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用——即對某些單詞或習語起到強調作用。只在其強調作用時用大寫字母、粗體字或斜體字。
  
  

參考文獻


  [1]侯曉莉.商務英語函電教學探討[J].北方經貿,2004,(2).
  [2]熊偉.國際貿易實務英語[M].武漢:武漢大學出版社,2001.
  [3]談芳,蘇慧萍.外經貿英語函電[M].北京:學林出版社,2005.
免費論文下載中心 http://www.hi138.com
下载论文

論文《淺議商務英語信函的寫作》其它版本

英語教學論文服務

網站聲明 | 聯系我們 | 網站地圖 | 論文下載地址 | 代寫論文 | 作者搜索 | 英文版 | 手機版 CopyRight@2008 - 2017 免費論文下載中心 京ICP备17062730号