淺議知識經濟時代呼喚秘書更新知識結構

論文類別:經濟學論文 > 新經濟學論文
論文標簽:知識經濟論文
論文作者: 李繼梅
上傳時間:2012/4/19 9:58:00

  論文關鍵詞:秘書工作 知識結構 自我调節
  論文摘要:伴隨知識經濟時代的到來,國內外企業對秘书的要求越來越高。本文論述了秘書如何更新知識結構,全面提升自身的職業能力,來滿足當代經濟發展的職业需要。
  秘書的正式定義為“專門從事辦公室程序工作、協助領導處理政務及日常事務,並為領導決策及實施服務的人員”。秘書在日常工作中經常要與單位各個部門和人員打交道,對單位的日常工作和整體狀況要有比較全面的了解。另外秘書職業也是一個單位的窗口,和其他公司的主管部門、大客戶都有聯系,在工作中频繁與外界接觸。尤其隨著现代社會的不斷發展,在新的知識經濟時代到來之際,秘書職業更能鍛煉人,培養人。秘書工作再也不是傳統觀念中簡單的电話接線員、接待員,以及收收發發、抄抄寫寫的文員,工作涵盖面更廣,要求更高更严,掌握簡單的秘書知識已難以滿足工作的需要。21世紀是知識經濟的时代,新的時代要求秘書工作制度化、專業化、現代化,担任秘書的人員應不斷充實自己,提高自己,應該時刻保持拾遺補缺、不斷更新、不斷優化自己的知识結構。
  一、應具備一定的信息素養
  信息素養(Information Literacy)的本質是全球信息化需要人們具備的一種基本能力,即能够判斷什麽時候需要信息,如何去獲取信息,如何去評價和有效利用所需的信息。在現代社會,秘书人員具備較高的信息素养十分重要。秘書應該能夠熟練地使用各種信息工具,充分利用網絡、媒體接收來自不同渠道的文件資料,根據自己的工作內容有效地收集各種公共決策信息,並對收集的信息進行歸納、分類、鑒別、遴選、分析綜合、抽象概括和表達,在多渠道多方位收集信息的交互作用的基礎上,迸發創造思維的火花,產生新信息的生長點,從而掌握並創造新信息,達到收集信息的終極目的。只有這样,才能夠做好領導的參謀,及时為領導提供各種有用有效的信息资料,幫助領導不斷充實完善工作信息和對決策進行輔助取舍,起到一定的補充提醒作用。
  二、應具備較強的辦公自動化能力
  辦公自動化(Office Automation)是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式,是當前新技術革命中一個技術應用領域,屬於信息化社會的產物。它是集人、機器(設備)、信息資源三者為一體,構成了服务於各種目標的人機信息處理系統。辦公自動化已經成為企業界的共識。眾多企業認识到盡快進行辦公自動化建設,並占據領先地位,將有助於保持競爭優勢,使企業的發展形成良性循環。秘书作為辦公室的重要角色,辦公自動化能力是最重要的,尤其是知識經濟時代,有人提出已經進入了無紙化辦公,因此熟悉電腦操作和辦公自動化設备是秘書最基本的素質之一。秘書办公自動化能力包括熟練使用計算機處理各種文字數据等材料,如Word文本的編輯和使用,Excel表格軟件的高级應用,PPT的制作和使用。當然僅僅使用計算機、傳真机、復印機等設備還不夠,還需要掌握一些多媒體的使用技能,以及網絡信息傳輸、网絡安全、網絡銀行、网絡會議等多種應用技能。這樣的秘書才能跟上時代的節拍,才能為科学管理和決策服務,達到提高行政效率的目的。
  三、具備良好的現代公關工作能力
  秘書工作作為單位的一個對外窗口,在對外交流過程中,要求具有良好的公关意識,更加出色地完成秘書工作的各項任務。因此現代秘書要時刻保持塑造組織形象的意識,保障各種信息畅通的意識,樹立服務公眾的意識,顯示真誠互惠的合作意識。秘書具有公關知識十分重要,這包括要掌握公共關系基本理论知識,公共關系實務知识,相關學科的知識。公共關系是一門新興的學科,有較強的綜合性和多學科交叉性,同傳播學、市場學、心理學、社會學、廣告學、信息學等相關學科有著密切的联系。因此秘書人員應根據工作需要,對這些學科進行广泛涉獵。只有掌握了豐富的相關學科知識,才能站在一個綜合、系統的高度,以更加開闊的視野去分析、策劃和開展公共關系工作。
  在具體工作中還要時刻註意樹立單位良好形象的意識,因為秘書經常出現在重大的、關鍵的場合,客觀上承擔了公共關系的職責。還要具有廣結良缘的意識,知識經濟時代的企業,必須與股東、員工、社區、競爭者、消費者、原料供應商、經銷商、代銷商、甚至是金融機構、新聞媒體等多種人群、多個部門打交道。一個廣結良緣的单位和個人,能夠代表或者協助領导部門真誠地和他們友好相处,與各類單位建立並保持良好關系,為單位結交到越來越多的朋友,在工作中才能得到內外公眾的合作。這些能力雖然從书本上難以系統全面地學到,但是秘書應該在實踐中慢慢積累,提高自己的公關能力。 转貼於 免費論文下載中心 http://www.hi138.com  四、企業管理法律法規知識
  企業作為市場競爭的主體,受到外部市場壓力以及內在市場動力的影響,面臨諸多的風險和變數,為了避免更大的風險,就應该未雨綢繆,防範化解。作為企業的重要員工,秘書更应該掌握一定的法律知識,如果沒有較高法律政策方面的知識修養,往往給工作带來不利,甚至還會造成嚴重後果。因此,企業秘書作為企業的樞紐級人員,法律知識是必備的基礎知識,他們必须做到知法、懂法、守法、护法,才能成為企業名副其實的“参謀助手”。當然,法律政策體系规模龐大,秘書人員可結合工作需要,先掌握一般的法學和政策理論基礎,然後有針對性地學习有關的法律政策知識。首先要熟悉、了解與本企業有關的法律、法規,確保企業的生產經營活動在法律允許的範圍內;其次要熟悉並了解現行法律、政策在本企業是否已經用足,以協助領导在法律允許的範圍內拓寬生產領域和經營渠道,搞活經營活動;再次,還要密切註意本企業的權益是否受到非法侵害,運用法律武器保護企業。另外,涉外法律知識在現代企業進行对外經濟貿易活動中也越來越重要,簽訂涉外經濟合同更應具有嚴格的法律規定。現代企業秘書必須熟練掌握涉外法律知識,既要了解我国的法律,也要掌握国際上相關國家的有關法律規定。與此同時,還要掌握國際上隨時變化著的情況,如中國加入WTO後,秘書還要掌握WTO法等一些法律知識。
  五、掌握與工作相關的其他知識
  現在秘書工作內容越來越豐富,而且因單位性質不同,除一些基礎工作外,秘书工作也不盡相同。這就要求不同單位的秘書人員,從自身工作實際出發,有針對性地選擇學習一些與自己工作息息相關的知識,更新自己的知識結構。就事業單位而言,首先要掌握一定的保密知識。現在隨著網絡的發展,給大家工作帶來方便快捷的同時,也帶來了一定的泄密隱患,所以學習一定的網絡保密知識,提高自己的保密意識,在工作中嚴格遵守各項保密規定,在保護國家秘密的同時,也保護好自己。另外,掌握一定的涉外知识,隨著中國加入世貿组織,國際溝通的日益頻繁,也為單位走出去提供了更多更好的機會和渠道,秘書人員懂得一些涉外知識也是適應這一潮流的需要。
  總之,現代企業秘書應不斷地自我調节知識結構,加深加固基礎和專業知識,把握好秘書所應具备的知識結構,並用發展的觀点豐富自己的知識,提高自己的能力,挖掘自己的潜力,真正成為像心理學家一樣善於觀察和理解他人,像政治家一樣有靈敏的頭腦,熟悉了解各項工作,解決各类棘手問題,不斷提高自己工作能力,把秘書工作做好、做精、做細。
  
  

參考文獻


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