從科研項目管理現狀談高校項目管理系統設計

論文類別:經濟學論文 > 新經濟學論文
論文標簽:高校管理論文 高校科研論文 設計管理論文 項目管理論文
論文作者: 劉沐 謝素萍 皮新
上傳時間:2013/7/2 23:46:00

  [摘 要] 隨著國家社會經濟發展,高校科研項目管理面臨五大問題:科研管理與財務管理脫節、項目立項後實施過程缺乏監管、項目經費入賬手續繁雜、預算編制與實際經費使用不符、統計決策無數據支持。針對這些問題,本文從合同管理、經費管理、預算管理、統計報表、系統數據設計方面提出高校項目管理系統設計方案。該方案在清華大學實施並取得一定效果。
  [關鍵詞] 高校; 科研; 項目管理; 系統
  
  隨著國家經濟體制改革和高校科研管理的深化,政府、社會、企業對科技的投入逐年增加,高校科研事業蓬勃發展,科研經費絕對數量迅速增加,高校科研項目呈現出項目類型越來越多、合同金額越來越大、執行周期越來越長、財務要求越來越高的現象。高校作為項目依托單位,一定要肩負起指導、監督、管理的責任,要建立科學有效的項目和經費的管理機制,管好項目用好經費,這對保障高校多出人才多出成果,大力提升科技創新能力具有十分重要的意義論文代寫。
  
  1高校科研項目管理面臨的問題
  
  1.1科研管理與財務管理脫節
  高校科研經費使用采取的是項目負責人審批、科研院和財務處共同負責管理監督的機制。目前由於高校科研院與財務處管理制度不順暢、分工不明確,兩個部門之間缺乏有效的溝通手段和必要的共享平臺,數據缺乏有效的組織,散落在科研管理部門或財務部門,難以加以有效的管理和利用,造成科研項目管理和財務經費管理脫節。科研院負責組織項目申報、跟蹤項目進展、組織結題驗收等,工作側重於爭取項目的數量、經費和級別,忽視經費使用的合理性和效益性。財務處負責科研經費的財務管理和會計核算,工作側重於經費的收入與支出核算,忽視科研資金的籌集、撥入、耗費等過程。如何妥善處理高校改革發展中科研與財務的關系,保證科研項目管理與財務管理有機結合,促進高校科研工作高效有序進行,是值得深思的重大問題。
  1.2項目立項後實施過程缺乏監管
  科研項目管理是高校科研管理工作的中心環節,它包括項目前期立項管理、中期在研管理和後期成果管理。目前許多高校只重視初期立項,科研管理部門的工作重心普遍放在對項目合同審查和申報等方面,缺少中期檢查,尤其是對項目完成情況和效果沒有後期跟蹤,對項目立項後的實施過程缺少行之有效的監管。如果對項目的實施和經費使用缺少監管措施,將不能實時發現項目經費使用與合同規定的偏差,無法及時幫助項目負責人進行調整;將可能出現項目拖拉無法按進度完成的現象;將可能出現某些不負責任的老師拿到科研經費後應付了事,對合作方利益造成損失,影響學校社會形象的現象。
  1.3項目經費入賬手續繁雜
  科研經費管理是科研項目管理工作的重要環節,也是高校財務管理工作的重要方面,它貫穿於項目研究的前期、中期和後期。科研經費來源渠道多樣,科研項目合作多元,經費管理辦法種類各異,這給高校科研經費管理帶來很大的難度。部分科研經費通過財務處直接入賬,部分經費通過科研院進行劃撥,流程復雜手續繁多,不僅造成老師在科研部門與財務部門之間來回跑路和蓋章,科研經費在從學校賬戶到實際下撥到教師項目賬號的時間間隔長等問題,而且還會因為科研數據與財務處數據無法共享和交換,在項目接受相關部門審計時造成更多的麻煩。
  1.4預算編制與實際經費使用不符
  目前有很多項目負責人沒有認識到經費預算的嚴肅性,沒有認識到嚴格經費管理、合理使用經費的重要性。他們往往把項目預算編制看作是得到科研經費的必要手段,許多預算都是在拍腦袋的過程中形成的,不能全面真實地反映獲得預期成果所必需的項目直接成本和間接成本,這就造成經費申請到了,但一些必要的正常開支卻因事先未編入預算而無法在該項目報銷核算的狀況。預算編制與實際經費使用情況嚴重脫節非常不利於課題的開展。高校的科研管理部門和財務部門對預算大多是在項目進行審計或結題時才對其所有的經費和對應預算進行核算,這種滯後性的管理也是造成預算編制與實際經費使用不符的直接原因。
  1.5統計決策無數據支持
  科研活動的發展和豐富給高校統計提出了新的要求,目前許多高校對科研統計工作的認識仍停留在手工匯總的紙質化階段,統計工作往往是由學校科研管理部門通過各院系二級管理人員手工整理完成。這種傳統的手工統計效率低且極易出現錯誤,統計人員對統計對象的認識不同、量化標準不一,會影響統計結果的客觀性、真實性和準確性。這種滯後的統計時效性很差,統計內容缺乏前瞻性,很難提供有價值的反饋信息和數據,無法為各級領導的有效決策和學校科研發展的提前布局提供必要的支持。另外,紙質化的科研統計材料不僅會增加檔案管理的強度和難度,也不利於單位、個人的查閱和應用。
  
  2項目管理系統設計與開發
  
  隨著國家社會經濟的發展,科研經費在高校資金總量中所占的比重越來越大,高校以往的科研項目管理模式已經遠遠不能適應新形勢下科研管理發展的需要,隨著信息化技術和水平的普遍提高,利用網絡和信息化手段建立高校科研管理信息系統,提高管理效率和服務水平成為必然趨勢。
  清華大學項目管理系統是我校科研管理信息系統建設的一部分,系統的建設目標是要建立符合實際、簡潔高效、服務周全的科研項目管理體制和工作機制,提高科研項目管理工作水平,促進科研管理決策科學化,實現科研管理創新。項目管理系統具有合同管理、經費管理、預算管理、統計報表、系統管理五大基本功能,系統功能模型如圖1所示。
  2.1合同管理模塊
  合同管理是指項目的申請、審批、結題等一系列過程的管理。教師把合同信息填入系統,經過院系和科研院兩級審核後自動生成科研項目編號,科研項目審批流程如圖2所示。科研項目編號是該項目在系統中的唯一身份,將作為唯一識別碼與財務系統進行關聯,參與後續的撥款程序。項目生效前標記為“0”,生效後按照“是否結題”分為“在研項目”和“結題項目”。
  2.2經費管理模塊
  經費管理是指項目的認款、審批、入賬、分撥等過程的管理。為了加快科研經費下撥速度、簡化撥款流程,完成科研經費的閉合管理。系統實現了所有科研經費的網上劃撥和管理功能,提供3種基於科研信息系統的經費入賬和劃撥方式,即:① 教師網上認領,科研院審核後財務處入賬;② 科研院網上認領並審核後財務處入賬;③ 老師網上填寫科研經費入賬單,院系審核後財務處入賬。這3種流程不僅方便教師認款入賬,也便於管理部門監督科研項目執行情況。科研經費認領及撥款流程如圖3所示。

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  2.3預算管理模塊
  預算管理是指項目預算的提交、審批、同步到財務系統等過程的管理。教師把預算信息填入系統,經過院系和科研院兩級審核後預算正式生效,預算審批流程如圖4所示。系統根據項目類別提供不同的預算模板,可以添加一個主預算和若幹子預算,並提供相應的校驗功能。此預算將作為共享數據同步到財務系統,作為該項目經費支出的依據,教師可隨時查看該項目預算額度的開銷及剩余情況,財務處也可憑借此預算數據指導教師合理有效地使用項目經費。
  2.4統計報表模塊
  系統提供表格的在線下載和打印功能,教師和管理人員無需手填便能夠生成並打印項目申請表、項目審批表及責任保證書、合同登記表、入賬單等各種表格。系統還能實時提供和導出各種工作文件、統計報表、評估數據等,例如:系統能夠按照教育部年度統計要求生成所有相關報表,包括在研項目清單、在研項目匯總表、在研項目經費匯總表、新增項目清單、新增項目匯總表、新增項目經費匯總表、項目人員分類統計表等。
    2.5系統數據設計
  系統數據設計是項目管理系統開發的關鍵,由於高校科研項目類型復雜、影響因子繁多,各種類型項目管理方法和側重又不盡相同,復雜的應用環境給系統數據設計帶來很大的困難。經過需求分析,我們提出如下數據模式:
  (1) 合同信息表(項目名稱、歸口管理部門、所屬單位、項目來源、項目類別、課題編號、合同類別、合同簽署時間、項目起始日期、項目結束日期、機構編碼、總經費、付款方式、項目負責人信息、課題組成員、協作單位信息、委托方信息、統計信息、附件密級、產權歸屬、備註等)。
  (2) 經費信息表(單位編號、到賬日期、到賬金額、財務賬號、累計到款、當年到款、匯款號、匯款銀行、匯款日期、匯出地點、匯出公司、到款金額、到款日期、款項用途、幣種、到系經費、外撥經費、撥款去向、經費類型等)。
  (3) 預算信息表(主預算、子預算、計劃經費、自籌經費、設備費、材料費、測試化驗加工費、燃料動力費、差旅費、會議費、國際合作與交流費、出版/文獻/信息傳播/知識產權事務費、勞務費、專家咨詢費、基本建設費、管理費、績效獎勵等)。
  (4) 統計報表信息表(編號、名稱、活動類型、項目總數、延續項目、新上項目、計劃總數、今年計劃、今年實到、下年計劃、後年計劃、負責項目、參與項目、組織形式、學科分類名稱、學科分類、人員總數、人數、人年、博士生、碩士生、國民經濟行業、國民經濟行業代碼、合作形式等)。
  (5) 系統後臺信息表(角色名、角色代碼、角色類型、工作證號、所屬單位、管理部門、狀態、對應關系、字典表維護等)。
  以上5張表既相互獨立又互相關聯,數據處理和存儲有極大的相似性和相關性。在科研項目管理系統的數據庫結構設計時,盡量考慮到將有可能用到的字段,並且每個信息模塊都具備強大的信息檢索功能,便於今後進行各種角度和層面的科研數據統計。
  
  3結論
  
  3.1加強過程監督,實現科研項目全程管理
  系統中項目信息以標準化形式存儲,實現了科研主管部門與財務部門的數據共享,使管理的動態性和經常性成為可能。系統實現科研項目編號與財務項目編號的一一對應,建立了科研系統與財務系統的關聯,解決了長期以來項目信息與經費信息無法對應的問題。項目與經費的關聯使得科研院實時掌握項目到款情況,實現對項目的全過程管理,使得財務處獲得更多的項目信息,為經費的使用和管理提供更多的依據。
  3.2理順管理流程,推動科研項目規範管理
  項目管理系統的閉合式流程設計可以查找出平時工作遺漏的地方、不留死角,減少因職責分工不明確造成的管理混亂、相互推諉和各種重復性的勞動,進一步推動高校科研項目的規範化管理。
  3.3簡化入賬手續,提高項目管理工作效率
  項目管理系統加速了管理信息的傳遞和反饋,簡化工作程序、節省不必要的中間環節,減少人力和資源的浪費,大大縮短項目組織申報、經費入賬的周期,提高了項目管理工作的效率和水平。
  3.4加強監督預警,促進經費合理使用
  項目管理系統的預算網上填報、拆分、審批、動態調整等功能,實現了科研預算的“事前管理”,不僅方便教師隨時了解項目的經費開支情況,促進經費的合理使用,還減少了管理部門調賬的工作量,為後續經費管理提供有效支持。
  3.5加強數據整合,實現科學統計決策
  項目管理系統加強了數據的整合,可以提供動態的、準確的、全面的項目信息,使得統計決策工作突破傳統管理模式時間和空間的制約,科研管理部門能夠隨時獲取最新數據,了解最新動態,大大提高了統計信息的時效性、準確性和共享性,縮短決策周期,減少決策的盲目性和遲滯性。
  清華大學項目管理系統從2008年開始設計實施,各模塊功能逐步建立完善,系統使用取得一定效果,現在已成為我校科研項目管理的重要工作平臺和數據資源,為我校的科研管理和科研信息服務打下了良好的基礎。下一步將繼續完善系統功能,抓住學校科研管理中亟待解決的問題,推動其他子系統的建設,爭取為全校師生提供更加全面快捷的科研信息服務,促進我校科研管理工作邁上新的臺階。
  
  主要

參考文獻


  
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