電算會計內部控制制度淺談

論文類別:會計審計論文 > 電算會計論文
論文標簽:會計制度論文
論文作者: 毛育紅
上傳時間:2012/3/22 11:45:00

  摘要:随著電子信息技術的发展,會計電算化得到普及成為發展趨勢,文章就如何在新的工作模式下建立一套行之有效的內部控制制度進行了分析和探討。
  關鍵詞:會計電算化;內部控制企業实行電算化,大大提高了財务數據處理的速度、准確性和可靠性,而新事物往往具有其兩面性,在给企業帶來便捷的同时也帶來了企業內部控制的新的問题,對企業內部控制提出了新的要求。
  一、與傳統會计相比,實行電算化後企業的內部控制環境發生了變化
  會計電算化是利用电子計算機進行會計數據的處理,從而實現會計數據处理的電子化操作。由於计算機的介入使得會計核算環境發生了很大變化,會計部门的組成由單純的財务人員轉變為包括財務人員、计算機處理系統的管理人員和計算機專家的組合。這一變革對於提高會計核算的效率,促進會計核算工作的標準統一,提高經營管理水平,促進會計工作的進一步發展,促進會計職能的進一步發挥,提高對經濟活動的監管水平都具有十分重要的作用。
  網絡環境下會計信息系統的數據處理突破了原有的封閉式的系統環境。企業的內部控制不再局限於企業的內部,而是擴展到企業與企業之间、企業與客戶之間、企業與國家之間。利用互聯網的優勢可以實现內部控制的宏觀化,擴大企業的内部控制範圍,會計信息的網上實時處理成為可能,原先應由會計人员處理的有關業務事項,現在可能由其他業務人員在終端机上一次完成;原先應由几個部門按預定的步驟完成的業務事項,現在可能集中在一个部門甚至一個人完成。
  二、與傳統會計相比,內部控制的内容也更加廣泛
  在電算化方式下,内部控制的內容在傳统方式的基礎上,又出現了許多新的問題,主要有以下幾個方面:
  1.業務信息與財務信息的有機統一。當企業的信息集成還僅限于部門內部時,財務人员與業務過程完全脫節,则對於一些不合理的業务,其僅僅只能從財務的角度判斷單據是否可以入賬,如是否有领導簽字、單據是否齐全等,而對業務本身內容的合理性無從判斷,如當一張價格嚴重失真的采購發票傳遞到財务人員這裏,由於不知材料的真實價格,其在經過簡單的復核後只能根據发票付款,從某種意義上說,其只能起到一個記錄员的作用而不是控制員的作用。企業內和企業間的信息集成可以提供足夠的信息量,使工作人員可以根據各部門提供的綜合信息判斷業務的合理性,從而避免錯誤的數據進入系統,使工作人員從事後控制轉变為事中控制成為可能。因此,工作人員可以在數据采集端完成更多、更實时的內部控制任務。
  2.人為的幹預大为減少。高度的信息集成使人為的幹預大為減少,業務部門人員負責原始電子單據的錄入,很大程度上減少了會計人員的工作量,而且電子單據也可以通過先進的條碼識別技術、電子貨幣转賬技術等進行錄入和傳遞,從而保证了輸入的快捷和準確,而如果再對電子單據的格式和内容加以規範,就會使記賬憑證的自动生成成為可能。
  3.決策權下移。由於原始數據采集端前移至業務部門,因此決策權也下移到業務部門,關於業務的審核如其合理性、正確性也由業務部門來負責,會計部門的工作也相應地由核算轉變為管理和決策。
  4.內部控制的外部化。傳統的企業內部控制側重於內部管理,隨著網絡的發展、信息集成度的提高,企業內部控制的範圍不再局限於企業內部,完全可以通過互聯網進入其合作夥伴的信息系統,實现內部控制的外部化。
  三、加強電算化系统的內部控制制度建設的具体措施
  1.保證輸入口數據的正確性。應建立起完善的審核機制,除了軟件自身的檢查控制,審核人員還特别要針對一些軟件無法檢查出的錯誤進行認真的審核,並建立安全有效的數字簽名制度,确保電子單據不會被篡改、假冒、否認,并通過數字簽名技術明確責任。這就要求一切數據的處理方法和過程都必須規範化,並保持準確性和相對的穩定性,這樣才能保證會計信息質量的真實性、完整性和準確性。 免費論文下载中心 http://www.hi138.com  2.加強會計信息化下的組織和人員控制。會计信息化下的組織機構控制。從管理的效率上來看,一個企業的組織機構的設置對企業的整體效率有直接影響,一個不合理的機构設置不僅會導致物不能盡其用,人不能盡其才,而且可能會導致企業经營效率低下,甚至虧損。網絡環境下的會計信息系統更加要求企业優化組織機構的設置,通過崗位的設置和權責的划分,形成一種相互監督、相互牽制的機制,以保證會計信息的完整性和真實性,減少營私舞弊的发生。不相容職責的恰当分離可以為避免單獨一人從事和隱瞞不合規行為提供合理的保证,按照職責設置計算機會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析等崗位,保證組織結构設置的精簡、合理。並嚴格执行授權、審批制度。實行電算化後,由於功能的高度集中導致了職責的集中,某些人員既可從事數據的輸入,又可負責數據的輸出和報送,如果不加強內部控制,就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數據庫進行個性操縱處理結果,加大出現錯誤的風險。所以,除部分組織程序有特別規定以及不能實行職責輪流制的岗位外,員工應該輪換工作,以便及時發現錯誤。同時,企業應樹立員工主人翁的意識,激發员工對工作的熱情和積極性。對各個岗位的性質和業務範圍進行分析,保證各個崗位人員權利和義務相適應。
  3.加強系統與網絡的安全控制,嚴格系統操作環境管理。加強系統安全控制主要應從防止未經授權的人員擅自動用系統各種資源。保護程序和數據的安全,减少因外界因素導致計算机故障等方面入手。主要的控制措施包括:(1)訂立內部操作制度,禁止非電腦操作人員操作財務專用电腦;(2)設置操作權限限制;(3)操作人員身份的密碼控制,規定交接班手續和登记運行日誌;(4)數據存儲和处理相隔離,嚴格控制系統软件的安裝與修改,對系統软件進行定期的預防性檢查,系統被破壞時,要求系統軟件具備緊急響應、強制备份、快速重構和快速恢復的功能。(5)采用网絡安全技術,主要包括:數據备份及機器的使用規範,U盤專用及防病毒感染,數據加密技術,訪問控制技術,認證技術等。網絡傳输介質、接入口的安全性也是應該引起註意的問題,盡量使用光纖传輸,接入口應保密。通過上述技術可基本確保財務信息在內部網絡及外部網絡傳輸中的安全性。
  4.要避免會計檔案无紙化和電腦操作無形化帶來的風險。會計信息化下的会計檔案與傳統的紙質檔案有很多差異,在手工會計系統中,企業的經濟業務發生均記錄於紙张之上,增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。會計電算化後,會計憑證轉變为以文件、記錄形式儲存在磁性介質上,使會計核算無紙化,修改數據不留痕跡。電磁介質也易受損壞,且有丟失或毀損的危险。因此企業應專門指定檔案管理負責人,並制定備份、歸檔、借閱制度以及防磁、防火、防潮、防盜措施。建立完善的檔案管理制度,保证檔案資料的完整性和安全性,這不僅可以提高系統的可維護性,而且還可以減少使用過程中錯誤操作的機会,從而使系統能夠高效运行。
  企業處在經常變化的環境之中,这就會導致原有的控制程序对新增的內容失去控制作用,在變化過程中可能會發生差錯和不合規行為。應建立一種例行過程的反饋機制,監督控制的功能。對於大的损失和發生可能性小的不頻繁的损失,購買商業保險不失為最好方法。購買承保保險總額大小取決於管理者偏好以及企業能够承受系統風險所引起損失的大小。保險並不針對普通操作上的薄弱點,但是,它能保護系統因破壞者、自然災害、盜竊文件者、盜用者、能接近系統的員工以及因失去文件、軟硬件或數據中斷所引起的收入損失。
  参考文獻:
  [1]張瑞君。網絡環境下會計實時控制[M].北京:中國人民大學出版社,2004.
  [2]王棣華,杜晉賢。淺析会計信息化與企業內部控制[J].會計之友(上旬刊),2008 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
下载论文

論文《電算會計內部控制制度淺談》其它版本

電算會計論文服務

網站聲明 | 聯系我們 | 網站地圖 | 論文下載地址 | 代寫論文 | 作者搜索 | 英文版 | 手機版 CopyRight@2008 - 2017 免費論文下載中心 京ICP备17062730号