關於破解會計電算化內部控制因素難題

論文類別:會計審計論文 > 電算會計論文
論文作者: 許麗瓊
上傳時間:2012/5/28 14:39:00

摘 要:本文從實施会計電算化後財務工作內部控制的難點入手,對电算化下內部控制體系的建立進行了深入分析,同時對如何加強單位財務內部控制制度提出了具體措施。
關鍵詞:破解 会計 電算化 控制因素
    有效的內部控制體系是電算化系统正常運行的保證。由于電算化系統具有高密度儲存、方便使用、自動高速運行的特點,这就更加便於單位根據自身特点所設置的內控制度更好地發揮作用。
    一、实施會計電算化後需要重新考慮的內部控制因素
    1、可能存在的會计數據準確性問題
    在會計电算化系統下,會計數據僅需要会計操作人員一次性輸入到計算機中,電算化系統就會自動完成總賬、明細賬、日记賬等的登記工作。但這些工作的數據全部來源於第一次的手工录入,因此,原來手工記賬下行之有效的賬證、賬账核對工作已經失去了作用,即一旦原始錄入數據出现錯誤將很難被發現,並且會直接導致一系列會計數據的失真。
    2、電算化後會計數據的保密工作需要加強
    會計资料屬於單位的最高機密,一旦被非法竊取或篡改,將有可能使單位蒙受這樣那樣的損失。在原来的手工賬下,會計憑證、會計賬表分置保存,非法修改的情況會變得非常困难,而且會留有痕跡,況且一般情況下很難得到单位的全部會計資料。而在電算化系統下,所有的會計信息都存儲在服务器和磁盤中,復制、檢索、修改等操作可在瞬間完成,而且不會留下任何痕跡,這就增加了会計資料泄密的可能性。
    3、電算化系統的安全性需要加強
    在電算化环境下,會計資料多存放於電腦磁盤中,會計核算全部依賴於計算機,一旦機器發生故障或发生突然性的斷電以及感染病毒等情況,都會危及會計数據的安全;此外,存放會計數據的磁盤如發生意外損壞也會造成數據的丟失。因此,要求运行電算化軟件的計算機系統必须始終保持正常運轉。
    二、針对上述新增內控因素,需要單位加強內控建設的方面      
    1、要做好基礎管理工作,尤其是加強对會計基礎工作的控制
    做好會計基礎工作控制主要是在單位內部建立起一套全面、規範的管理制度和方法,以及完整的規範化數据格式。
電算化會计信息處理系統無法處理無規律、不规範的會計數據,因此,会計制度是否健全,核算規程是否規范,基礎數據是否準確、完整,是做好工作的重要保證。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com    2、对會計憑證錄入的控制
    對會計憑證錄入的控制其實就是對會計崗位分工的控制:會計主管應著重審核原始憑证的合法性、合理性;稽核人員应該在認真復核原始憑證後填制正确的報銷單,並交由業務經辦人員签名或蓋章,無簽名或蓋章的視作無效憑證,不得進行账務處理;憑證錄入人員根据準確無誤的報銷單錄入凭證;憑證審核人員对照原始憑證對錄入憑證的科目運用邏輯關系進行審核,以保證錄入電腦的會計資料準确、真實。自制原始憑證必須經過会計主管簽章才能有效,嚴禁錄入人員將未經審批的凭證輸入。憑證的傳遞要有嚴密的签收手續,防止失落或出現非法數据,以保證錄入。
    3、對會计資料保密的控制
    為了保證財務管理系统的安全,防止非法进入和修改數據庫的情况發生,應該設置多級安全保密措施。要通過對用户密碼口令的檢查,來识別操作者的權限,防止用戶查詢到其不應了解的數據。操作權限的分配,应由財務負責人統一管理。出纳與會計保管檔案;憑單錄入與憑單審核這兩類崗位属於不相容崗位,從職責上必須相互分離。各崗位只有一部分明確的權限,並用密碼控制,以达到相互分離、相互制約的目的。電算化系統操作人員的權限分配、密碼設定、自動操作登記等內控制度是電算化系統實行“不相容職责相分離”原則的重要措施,必須嚴格執行並加以必要的監督。此外,還應定期打印“計算機操作日誌”並妥善保管,以備日後查詢。
    4、對電算化系統安全運行的控制
    應定期檢查運行電算化軟件的計算機系統,以確保設備的安全運行,從源頭上預防故障的發生。對於計算機設备的日常維護除了要經常性地除尘、檢查防水、防火、接地以外,還應定期檢查硬盤文件,並清除磁盤碎片,同時配置UPS電源,以防止因突然性停電而造成的數据丟失。另外,必須嚴禁在電算化計算機系統中使用来路不明的磁盤、軟件,要建立“拷貝文件管理制度”,做到專機專用、專盤专用,對於不需要寫入的磁盤應將其設置在寫保護狀態。要定期在硬盤和光盤上備份會计數據,將年度會計資料刻錄成光盤以便保存。要安裝正版反病毒軟件和防火墻,並做到隨时檢測並清除計算機病毒。
    5、对加強內部審計的控制
    (1)對會計资料進行定期審計。
    (2)審查電子數據与打印存檔資料的一致性。
    (3)審查數據保存方式的安全性、合法性,防止出現非法修改歷史數據的現象。
    (4)對電算化系統運行的各環節進行審查,防止任何形式的漏洞存在。 免費論文下載中心 http://www.hi138.com
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