會議通知範文格式

論文類別:應用文論文 > 應用範文
上傳時間:2011/6/5 21:51:00

會議通知按形式分,有口頭通知和書面通知;按通知的行為方式分,有面對面通知、電話通知、電脑通知、電報通知、墻報通知、報紙通知、廣播通知、電視通知等。

书面通知按傳遞方式分,有內部传遞通知、郵寄傳遞通知和報紙、廣播、電視通知;按作用又可分為預告通知和正式通知。會議邀請函、請柬也是會議通知的書面形式。

书面通知以寄、發書面文字的形式所進行的會議通知。會議書面通知除具有正規莊重的特點外,也具有備忘和作為會議入場或報到憑證的作用。發會议通知要盡量早些,以便使與會人员接到通知後,有充足的時間準備和趕到會場,也便於會務人員安排回程的車、船、機票。有的會議對發通知有規定的時間,如人大常委會議的通知要在報到前1周至2周發出。當然,一般的会議沒有必要過早發通知,以免情況發生變化而變更會期。做好發通知這項工作,需要在平時打好基礎,不能忽視一些細小、瑣碎的事情。例如领導人、委員、代表们的通訊地址、工作單位、住址等難免發生變化,要注意及時修正。機關单位內部所發的書面通知,要求當事人簽名,當事人不在,請別人代轉通知,也要求代轉通知人簽名,事後通知人要追蹤落實。

電報通知寫電報時要求在明了的基礎上做到簡潔,但不該压縮的文字不能壓縮,容易產生歧義的詞句不能壓縮,各項內容都要寫得明確具體,不能讓对方猜測。在不能確認被通知單位或個人是否參會時,應要求對方接到通知後回電。

傳真和電腦通知:務必弄清對方是否收到、收全通知,收到的通知是否清晰。如果只是個別地方不清晰,可以通過電话方式告訴對方。如果整页模糊不清,就要重新發送一次。如果仍然模糊不清,就要考慮采取電話方式了,讓對方做好電話通知的記錄。

墻報通知墻報通知要求寫清何事、何時、何地、何人這幾個要素。如果參會對象無法預計(比如一些自由參會的演講會、報告會),要安排大一點的會場才行,以免到會人數太多,會場容纳不下,造成不好的效果。

書面會議通知範文,供大家參考:

關於召開機關各部門2008年工作總結2011年工作打算匯報會的通知

機关各部門:

為深入查找2008年機關各部門工作不足,便於安排布署2011年機關各項工作,經研究決定,我局將於近期召開機关各部門2008年工作總結、2011年工作打算匯報會。要通過此次會議,查找工作不足、總結管理經驗、強化發展共識、明確責任事項,為實現企业快速發展、科學發展、和諧發展奠定基礎。

一、會議時間:年月日時

二、會議地点:XX大院XX會議室

三、會議主要内容

機關各部門負責人匯報2008年各項工作任務完成情況和2011年具體工作打算。

四、參加會議人員

局領導、專员、監事會主席,機關各部門(含機關附屬部門)全体工作人員。

五、有關要求

(一)與會人員要準時參加會議,無特殊情況不得請假。機關各部門到會場簽到后,必須報送匯報材料一份,用於2011年度效能監察。

(二)機關各部门要高度重視此項工作,工作總結要客觀實際,真正查找到工作的不足。工作安排要站在加強自身建設、提高行政能力,特別是有效發揮機關部門監督职能的角度,結合部门優勢和業務特點,創新性地確定今年的工作目標和任务。匯報中要列出主導性和創新性工作的實施步驟和時間进度。

(三)匯報材料形成後,要組織本部門人員座談討論、認真修改、提高質量,堅決防止言之無物、偏而盖全。匯報材料字數在1600字左右,匯報時間控制在8分鐘以內。

望相互轉告,屆時準時參考!

XXX辦公室

XX年X月X日

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