商務英語電子郵件寫作解析

論文類別:英語論文 > 商務英語論文
論文標簽:英語教育論文
論文作者: 佚名
上傳時間:2009/9/6

在經濟全球化的形勢下,商業人士不僅要精通商務,而且要通曉英語。作為現代商務重要的溝通手段之一,商務英語電子郵件的寫作愈來愈受到人們的重视。據調查,88%的英特网用戶使用電子郵件,而在商務場合中約有90%的员工是利用電子郵件來联系公務。提高商務電子郵件的質量,亦即意味著減少誤解,成功溝通。但許多人並不知曉商務英語電子郵件的寫作原則、格式及相關技巧,因此,筆者在此就如何寫好一封商務英語電子郵件做一個詳尽的介紹。一般寫作原則在撰寫商務電子郵件時應確保郵件信息明了(Clear)、內容完整(Complete)、準確無誤(Correct)、简明扼要(Concise)、禮貌周到(Courteous),简稱5C原則。具體內容如下:1、信息明確:郵件要寫得清清楚楚、明明白白、毫無晦澀難懂之处,使收信人看了信後不會誤解寫信人的意圖。盡量做到开門見山,直入正題。2、內容完整:郵件的內容應力求完整全面,向收件人提供所需的信息。若是郵件的回函,需回答來信中所提出的所有問題。3、準確無誤:正確性不僅僅是指英語語法、標点符號和拼寫,更重要的是書信的內容要敘述正確,不要说過頭,也不宜漏說略述。避免使用一些語意模糊的词語或短語,如:majority,ASAP等,以免引起不必要的糾紛。4、簡明扼要:簡潔是商務寫作中最重要的原则,一封拖沓冗長、措詞復雜的書信不僅寫時費時,對方閱讀更浪費時間,甚至會看不懂。故撰寫商業信件時要避免羅嗦,用盡可能簡潔的文字完整、清楚地表達需要表達的意思。5、禮貌周到:写郵件時要註意禮節,語氣要真诚、善解人意、考慮周全,不要盛氣凌人;避免使用冒犯、傷害、貶低的短語,如:your neglectful attitude,impatience,we deny your claim等;為了做到禮貌得體,應多使用諸如“please”,“your kind inquiry”,“I wouldappreciate it if you would...”等詞語和句式。格式範例常見的商務英語电子郵件格式如下:From:寫信人電子郵件地址To:收信人電子郵件地址Cc:抄送收信人電子邮件地址Bcc:密送收信人電子邮件地址Subject:主題摘要-URGENT-急件標示方法稱呼Beginning:Body:(Reasonsforwriting)(Requestforaction)Ending:禮貌結束語(Complimentary Close)寫信人全名(Writer's Full Name)寫信人職務及所屬部門(Writer's Title and Department)寫信人所屬公司(Writer's Company)……其他信息(Other information may include company's name,logo,address,phone number,fax number and website)各個構成部分的寫作介紹1、郵件的寫信人電子郵件地址、收信人電子郵件地址、抄送收信人电子郵件地址、密送收信人電子郵件地址這四部分處理比一般信件要簡單得多,無需填寫繁雜的郵政地址,只需填入相應的电子郵件地址即可,而且並非每一项都填,若收信人只有一個,就不需填寫抄送收信人電子郵件地址。當填寫密送收信人電子郵件地址時,寫信人將郵件發c)若知道對方姓和名卻無法識別對方的性別時,不應冒險亂猜測对方的性別,可用“Dear First name Surname,”作為稱呼,如:Dear ImranJawed,Dear Moira Gedding。d)若郵件是一份通函,同時群發給幾個人收時,可用“Dear all,”作為郵件稱呼。e)若雙方關系較親近,可用“Dear First name,”或“Hi First Name,”作為稱呼,後者在美國英語中尤為盛行,如:Dear Jack,Hi Mike等。f)稱呼後面一定要用逗號(,)與郵件的正文隔开。美國、加拿大等國的正式商務电子郵件中,還可能會用冒號(:),如:Dear Mr.Jones:。4、開頭(Beginning):萬事開頭难,商務郵件更是如此,不过一旦掌握郵件開頭的寫作規律及實用句型,這部分寫作不过如此。郵件的開頭因郵件內容的不同而有所變化,但無論何種商務郵件,開頭一般都需表明寫信的緣由或主旨,常見開頭句型如下:a)I am writing because/to...b)Iamwritinginconnectionwith...c)On Saturday,3rd March,I boughta BX Mountain bike from your shop.SincethenIhavehadtoreturniteighttimesforrepairs.d)The noise made by the work-men in your apartment is causing meconsiderable discomfort.若是回函或寫信前與收信人已经聯系過(如:通過電話等),開頭应確認已收給收信人的同時,還將郵件秘密發給了其他人,而收信人卻不知道這一事實。2、主題摘要(Subject):郵件的標題应當意思明確、信息具體化。郵件標題是郵件主要內容的濃縮,也是讀者瀏覽信箱時決定是否讀郵件的根據。郵件標題選擇合適與否也影響讀者處理信箱中信件的效率。因此,為了確保收信人及時閱讀郵件,郵件的标題不僅要引人註目,而且應該意思明確,避免模糊籠統。此外,還应註意標題應該是名詞短語或動名詞短語。如:“A:訲hisisveryimportant!Read Immediately!?B:訫eeting?C:訯uestions about Meeting?D:訫onthlySales Meetings?”等四個標題中,A項既不是名詞短語,也沒有體現郵件的主旨,B和C過于籠統,只有D項最為妥當,信息明確、一目了然。3、稱呼(Salutation):每封郵件開頭稱呼語表应禮貌得體,符合商務写作習慣。以下幾點可供參考:a)下屬寫給上司或双方關系較為正式時一般用“Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. surname(姓)”作為称呼,如:“Dear Mr.Jackson,Dear Mrs.Anniston,Dear MissJones”。其中Mrs.用於已婚婦女,Miss用於未婚女子,Ms.作為未知婚否的女子禮節尊稱,相當於中文裏的“女士”。b)若不知道对方的姓名卻知道對方的商務頭銜,可用“Dear Title,”作为稱呼,如:Dear Credit Manager,DearSales Manager,Dear Human ResourcesManager,這些稱呼比“Dear Sir orMadam,”要更清楚、更可取。到对方的郵件或提及這一聯系,常见開頭句型如下:e)Thank you for your email of 12thMay in which you asked for informationabout holidays in Thailand.f)Further to our meeting lastTuesday,I am sending you the amend-ments to the contract as we agreed.5、正文(Body):信的正文是信函的主體,是最重要的部分。這一部分的寫作好壞決定了整篇信函的水平和質量。寫作時應牢记“5C”原則。此外,正文寫好之後應進行编排,確保其結構清晰,便於讀者閱讀。為了達到這一目的,以下幾點值得參考:a)使用小段落,盡量做到每個小話題都用一個段落來闡述;b)段落與段落之間空一行;c)提供段落的小标題;d)使用列舉符号羅列具體信息;e)使用項目符號或下劃線強調重點内容。Dear Mr.White,Further to our telephone conversa-tion yesterday,we would like to confirmyour additional requests and are pleasedtoprovidethefollowingservicesforyou.●Provide two rooms from March 15thto the 17th.●Provide ten tables for each room.●Provide a TV and DVD in one room.●Serve lunch on the 16th.We guarantee that you will enjoyour excellent service.If you have anyother questions,please feel free to con-tactus.We are looking forward to meetingyou soon.Sincerely,Bush JacksonOfficerArrowhead Conference Center6、結尾(Ending):郵件的結尾部分一般指明寫信人將采取的行動或寫信人希望收信人采取某種行動或反應。這部分應避免畫蛇添足,造成累贅感;同时也應註意措詞禮貌得體,語調積極樂觀,給讀者留下良好的印象。常見句型如下:a)I am looking forward to meetingyou soon.b)Thank you for your cooperation.We wish to take you as our regularcustomer.c)Iwouldappreciateitifyoucouldconfirm the order by the end of thismonth.d)If you require further copies ofthe contract,please contact me and Iwill arrange for them to be sent to you.7、禮貌结束語(Complimentary Close):一般信函禮貌結束語有幾种,在英國“Yoursfaithfully,”是正规用法,在美國常用“Sincerely yours,”,兩種作為电子郵件的禮貌結束語都过於冗長、陳舊。一般來說,正式的邮件可用“Sincerely,”,若雙方比較熟悉、親近时,可用“Regards,”。註意結尾客套語的第一个詞的頭一個字母要大寫,後面要逗號。8、寫信人全名(Writer誷FullName):在禮貌結束語空一行處寫信人應该寫上名和姓。若讀者是關系比較親近的同事或商業夥伴,可不加“姓”。中國人的姓名就按照漢語拼音寫,姓和名第一字母都要大寫。若是雙名,其漢語拼音應作为一個整體,不能分開而且第一字母需大寫。此外應註意的是無需將姓和名顛倒,如:“He Dongling”屬於正確的寫法,而“Dongling He”、“He DongLing”則不妥。9、寫信人職務及所属部門(Writer誷Title and Department):增加這部分信息主要是為了便於讀者了解寫信人的身份,以便在回郵件的时候采取恰當的稱呼和寫作語氣。10、寫信人所屬公司和其他信息:這部分可能包括寫信人公司的名稱、標誌、地址、電話號碼、傳真號碼、網址等。商務英語電子郵件寫作的其他註意事項和一般商務信函相比,商務電子郵件除了有自己的習慣格式以外,其最大的特點是它通過英特網這一媒介進行傳送,其傳送的速度比一般信函要快,正因為這一特點,才受到越來越多人的青睞。然而,人們在享受這一快捷服務的同时,也應根據網絡的特征註意以下幾點:1、了解收信人和抄送收信人的區別。一般來說,寫信人不會期望抄送收信人的回復或采取某種行動。2、選擇一個職業化的郵箱地址。諸如“SexyGirl、CoolCat、Ladykiller”等過於隨意,不利於正式商務溝通。3、不要发送對方不需要的郵件(即垃圾郵件),以免浪费對方的寶貴時間。4、郵件若攜带附件,應在郵件中加以說明。傳遞附件時,應當註意盡量减少附件的數量;若附件容量較大,還應對其進行壓缩,從而減少收件人的下載时間。5、寫郵件時應心平气和,切莫在生氣時發郵件,以免寫出一些對商務溝通不利的言語。寫一般郵件时,有足夠的時間斟酌、思考,甚至在寄信的路上還可以反悔,將信撕毀。然而,電子郵件的传送速度驚人,一旦點击“Send”,一切不該說的話都已覆水難收。6、避免過度使用縮略語。諸如“Plz、Immed、IOW、RGDS、FYR、FTF、Thks”等屬於網絡聊天缩略語或手機短信使用語言,不宜用在商務郵件中。它們相應的正確寫法為:“Please、Immediately、Inother words、Regards、For yourreference、Face to face、Thanks”。當然,類似於“Mr.、Mrs.”等縮略語早已成為正式的表達,其全拼寫反而不妥。7、一般郵件中都自動生成寫信日期。若要加日期,可以放在郵件的底部,但寫法要規範。如“10/12/2005”這一寫法容易產生歧義,在英國指的是2005年12月10日;而在美国是指2005年10月12日。規範寫法為:10th December2005(英國英語)、10 December 2005(英國英語)、October 12th,2005(美國英語)、Ootober 12,2005(美國英語)。8、在點擊“Send(發送)”之前,应當仔細閱讀郵件,以確保信息、語法及拼寫正確。一封含有語法錯誤的郵件會有損公司的形象,也會令人費解;一封郵件若出現信息錯誤,輕則导致溝通失敗,重則帶來經濟損失。最後要和大家說的一点是,電子郵件的普及往往會让人忽視其應有的規范和格式,以上對商務電子邮件的寫作原則、格式以及註意事項的介紹,正是要喚醒人們的註意。要知道,在商務場合中,一封準確、規範的英語電子郵件不僅反映寫信人的英語水平,更重要的是可以看出寫信人為人處事的態度和風格。

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