英語商務信函中的語用原則及應用

論文類別:英語論文 > 商務英語論文
論文標簽:英語教育論文
論文作者: 佚名
上傳時間:2009/9/6

隨著我國加入WTO,書信溝通在各種商務情景中扮演著極其重要的角色。如果業務人員對信函交際的語言特征及表達研究不够,就會出現詞不達意,引起對方誤解,使企業形象及经濟受損。那麽,商務信函中應該遵循哪些原則?如何用這些原則來指導商務信函以避免不必要的損失呢?本文將從語言學的角度來分析商務信函中的最基本的語用原則。一、商務信函中的語用原則  語用學是研究在特定情景中的特定的話語,研究如何通過语境來理解和使用語言[1](P6-10)。正如Yule所認為的“Pragmatics is concerned withthe study of meaning as communicatedby a speaker(or w riter)and interp reted by a listener(or read2er).”(語用學所關心的是說話人或寫作者所傳遞的和聽話人或讀者所理解的意義。)[2](P3)  (一)合作原則  美國語言哲學家Grice从形式邏輯和自然語言的逻輯之間的差別出發,提出說話人(或作者)所傳遞的和聽話人(或讀者)所理解的意義。[2](P3)在會話活动中,為保證會話的順利進行,談话雙方都必須遵守一項基本原則,即合作原則(Coopera2tive Princip le),簡稱CP。他認為,在任何有意義的言語交際过程中,交談雙方存在著一種默契,双方說話都能相互理解,共同配合[3](P45)。這種原則並非只在口語交際中適用,同樣也適用于書面交流。合作原則包括四條准則:  11數的準則  数量準則(Quantity maxim)給交际者在交際中使用語言的详盡程度作了規定———使自己所說的話達到所要求的詳盡的程度,既不缺少,也不超出所需要的信息。用簡潔的語言來把信息完整地傳遞給對方,使接收信息者明确其意圖。  例11Dear Sirs:W e were p leased to receive your letter of M ay1,1999 and thank you for your interest in ourwomen’s leather shoes.A s you know,p rices for leather are now on theincrease and there is considerable demand for leathershoes at home.Our output falls short of the dem and at p resent.However,for the quantity you men2tioned,we are p leased to offer as follow s,subject toyour accep tance reaching here by M ay 30,1999:400 pairs  womenπs leather shoesColor:black and redSize:34,35&36Price:each pair at USS$40 C IF JakartaPayment:by confirmed irrevocable L/C at sightShipment:30 days after receip t of L/CW e look forward to receiving your order.Yours faithfully,M ary B lake[4](P121-122)  以上是一封報價函。全文圍繞報盤的主題,對女式皮鞋的數量、價格、规格、支付方式、裝運時間等方面做了完整、明確的規定,無累贅之词,讀者一目了然,達到現时目的要求的詳盡程度。  21質的準則  質量準則(Quality maxim)要求“不要說自己缺乏足夠證據的話”,不说你認為虛假的話。在商務信函中,交際者應使用具體的,特別的詞來代替籠統的,模棱兩可的詞。要遵守量的準則,措詞上應力求准確無誤,真實自然。  例21We expect sales to rise about three or fourpercent next month.  該例中,作者用了較籠統,不確定的短語,且有語法性錯誤(見划線部分)———“大約3%或4%”。about表示不確定之意,而or则表示選擇之意,讓句子內容更令人迷惑。因此,可改為“a2bout three”或“about four”便顯得清楚、明白、具體。  31關联準則關聯準則(Relation maxim)規定了“說話要切題,不要說與主題无關的事”。關聯準則是交际中最重要最關鍵的準則。Sperber和W ilson认為,“話語的關聯性越大,要求作的推理越少,交際的效率就越高;反之,關聯性越小,要求作的推理越多,交際的效率也就越低。”[5]在商業活動中,時间就是金錢,效率就是生命。涉外商務人員要力爭做到明確交際意圖,回信必須與來信相關聯,以便繼續交際,直至達到目的,否則,正常交際只能中断。  例31We would like you to send us details ofyour various ranges,including sizes,colors,p rices,and also samp les of the different qualities of m ateri2alused.  Reply:We are pleased to receive your inquiryand would like to inform you that if you order inquantities of not less than 500 dozen of our p roducts,we shall allow you a discount of 5%.Your early or2der is expected.  在上例的回信中,作者沒有就來信提及的有關商品的具体細節向讀者提供相關信息,而提到了數量折扣問題,這樣對方無法了解要訂購的商品情況,一筆可能达成的交易就此告吹。  41方式准則  (1)避免晦澀的語言。在現代英語商務信函中,避免用陳詞濫調,否則會让對方感到觀念上過於守舊,無創新意識。試比较:例41(過時):This will acknowledge receipt ofyour letter of July 8.(現用):Thank you for your letter of July 8.  (2)避免歧義。如一份信函中有歧義,會使读者很費力地去琢磨,或造成誤解,影響效率。  例51(含糊):I believe that Mr.Johnson’semp loyment record seem s to show that he m ay be ca2pable of handling the position.  (清楚):Mr.Johnson’s employment recordshow s that he is capable of handling the position.  用“seems to”讓讀者看起來,不知是他認為有能力勝任这項工作,還是懷疑沒能力勝任這項工作,讓人揣摩不透。而修改后的句子用了肯定的語氣就顯得清楚、明白多了。  (3)避免贅述。商務信函中要求简潔明了的風格,盡量使用言簡意賅的短句,尽量簡化沒必要復雜化的句子。句子字數最好不超過20個字。  例61(冗贅):Please don’t hesitate to call up2on us.  (简潔):Please write us.  (4)井井有條。文章要有邏輯性,敘述有條理,围繞主題,由主到次層層展開,層次分明,這是寫作的基本要求。  (二)禮貌原则  Brown和Levinson認為,人們言談中的言語行為都是一些“威脅面子的行為”(face threateningacts),即人在言語交際過程中,他们的話語總是使對方或自己的面子受損,人們为保全自己的面子,即使錯在己方也會竭力否認,或找借口把責任歸咎於他人。他們在保全自己面子的同時又損害了別人的面子[6]。這是“面子論”。Leech在“面子论”的基礎上,效法的合作原則,提出另一條語用原則,即礼貌原則(Politeness Principle),簡称PP。合作原則是規定性的,禮貌原則是解释性的。它既援救了合作原則,又能保住雙方的面子, 解释了說話人有意違反合作原则來含蓄地表達自己的真意,是出於禮貌的考慮使話語得體[7]。此項原則對外貿信函英語具有特別重要的意義。因為人人都有“面子”,若在信函中不給对方“面子”,本來可以成交的買賣也會失去;反之,如能重視對方的觀点,尊重對方的權利、願望和需要,迎合對方的心理,能產生令人愉快的感覺,從而促成和擴大對外貿易。禮貌原則包含以下準則:  11策略準則和慷慨準則  策略準則(Tactmaxim)和慷慨準則(Generos2ity m axim)要求在商務交往中,使他人受損最小,受惠最大,而自身受損最大,受惠最小。  例71(1)Send us a fax,please.  (2)Maywe ask you to send us a fax?  (3)Would you send us a fax?  (4)You must send us a letter.  此組句子受話人利益受損,而發話人得益,而(2)(3)相對而言禮貌些,受話人利益較小,而(1)是祈使句,雖句後有please,但與其說是請求,還不如說是命令式。用(4)用更有威脅意味,受話人損失大。因此,(1)(4)不可取。  21贊譽准則和謙遜準則  贊譽準则(Approbation maxim)和谦遜準則(Modesty m axim)要求盡力縮小對受函方的貶損,誇大對受函方的贊扬,盡力縮小對自身的贊揚,夸大對自身的貶損,體現在信函和称呼語和結束語中,在信函中多用“Dear Sir”“Thank you for”“Wecould app reciate it”“Yours faithfully”等。  31贊同準則  贊同準則(Agreement maxim)要求盡量縮小自身和受函方的分歧,盡力誇大自身和受函方之间的一致,商務活動要求交际雙方具有高度的合作精神,謀求一致。其實同意或部分同意對方的观點比反對別人更為禮貌。  例81Your proposal is reasonable,we can ac2cep t it.  41同情準則  同情準則(Sympathymaxim)要求發函方尽力縮小自身對受函方的厭惡,盡力誇大自身對他人的同情。商貿合作伙伴,當對方受到損失時,應致函表示同情。如對方有幸運之事,應表示祝贺。  例91(1)Congratulation on setting a sales re2cord last month!  (2)We were distressed to learn from thismorning’s TV new s report that your managing direc2tor D r.Holleyson died of a p lane accident.  Bobbye在Business Communication Fundamen2tals一書中提出,商务英語寫作應遵循6個C’s:正確(Correctness)、簡明(Conciseness)、具体(Concreteness)、文采(Colorfulness)、得體(Consid2erateness)、連貫(Coherence)。國內研究人士根據各自的觀點與實踐,歸納不一:閻善明的4C’s(完整、簡潔、清晰、禮貌)[8](P3),範紅的10C’s(明晰、簡洁、正確、禮貌、體諒、具體、誠意、個性、完整、優美)[3](P6-8),王興懿的7C’s(清楚、簡潔、準確、具體、礼貌、體諒、完整)[9](P1)等。  其實,以上各家觀點都是語用原则在商務英語信函的具體體現。商務信函語言特征中的“具體”、“完整”體現數量準則;“準確”体現質量準則;“清晰”、“簡明”、“文采”、“連貫”、“優美”均體現方式準则;“禮貌”、“得體”、“诚意”體現策略準則和贊譽準则;“體諒”體現慷慨準则和同情準則。可見,商務信函語言特征與Grice、Leech和Levinson等提出的語用原則的要求是一致的。二、語用原則在英语商務信函中的運用  商務聯系學Business Communications中,根据receiver的利害關系,將商務活動中所傳遞的信息分為肯定信息、中性信息、否定信息和勸服[10]。如何有效地傳遞這些信息呢?下面,將用語用原則來分析傳遞各種信息信函的寫作方法。  (一)傳遞肯定和中性信息的書信  肯定的信息有利於receiver,中性的信息無損于receiver,均屬於正面信息。為了達到心理的溝通,開拓更多的業務機會,写傳遞肯定和中性信息的書信时可運用得體準則和贊譽準則,采取積極的態度,用直接表達法,即在信的一开頭就傳遞對方期待的信息,信文表現作者熱情友好的態度。  例101Dear Sirs,  Thank you for your order ofAugust 11 for bicy2cles.A ll item s are in stock,and we can guaranteeshipment to San Francisco well before Sep tem ber 30.A s requested we w ill inform you of the date of dis2patch immediately upon comp leting shipm ent.Yours faithfully  中性信息信函的读者一般為常年客戶,目的和內容只限於傳遞必要的信息;而肯定信息的信函讀者一般為新的業務夥伴,其目的和内容是重點肯定那些讀者喜愛得到的信息,故語言較為細膩,感情色彩較为濃厚,以激勵讀者采取行動。  (二)傳遞否定信息的書信  “好消息,人皆喜之;壞消息,人皆惡之。”在商務活動中,在傳遞不愉快的信息时,為讓收信人較為自然地接受其並不希望得到的信息,應特別註意禮貌原则中的各項準則。在拒絕時,按得體準則的要求,用間接表達法。根據慷慨準則和贊譽準則的要求,以您為重(You2attitude)的態度,[11]將起到疏通障礙的作用。寫传遞否定信息的書信時,可以以下行文結構來進行寫作。下面以一封现貨不足,無法供貨的訂货回函為例,根據語用原則對其寫作結構進行逐條分析。  例111DearMr.Clarendon,  Thank you for ordering geranium cuttings.Wewere so p leased that when you thought of your gar2dening needs,you thought of us.  We wish we could fill your order,but our bestgeranium cuttings have already been sold.M any ofour customers are from the South,where the grow ingseason is earlier than the rest of the country.Thisyear,according to our orders,the South must bebursting w ith geranium s.  Enclosed in this letter is a brochure on gerani2um grow ing and p ropagation which we hope you w illfind helpful.W e have also taken the liberty of put2ting your order in for the first and best cuttings wehave available next sp ring.  Our fall catalogue is in the mail to you today.W e hope you w ill see in it the type of p lantings thatw ill make your flower garden comp lete.M ake sureyou notice our fall savings on bulbs!  Bestwishes for the continual expansion of yourbusiness!Yours sincerelyRonald WorthM anager[9](P110)  11緩沖開头  “好的開頭是成功的一半。”語言本身的機制可以調整語氣的強調,礼貌的級別可以將壞消息所帶來的消极影響降低到最低。文章先以“Thankyou for……”“W e were so p leased that……”等句子婉轉開頭,符合得體準則和赞譽準則的要求。  21解釋否定原因與內容  直接正面拒絕是不禮貌的行為,因其目的是使讀者受損,威脅著读者的消極面子。如果在此以直截了當的方式拒絕很不妥,所以有必要放棄方式准則,采取禮貌原則來緩解这種面子威脅行為。例中,作者運用謙遜準則和同情則婉言拒絕“We wish we could fill your order,but……”表示作者真心希望能满足對方的要求,用“but”直接引出拒絕話語,避免了造成誤會,之後娓娓道來脫销的原因:南方天竺葵的生長季節比其他地方早。这樣的表達照顧了對方的面子,避免了尷尬。  31提供建議和可選性計劃  解釋原因後,一個建議,一份可行性計劃都可為讀者證實他所處的境況,又可以善意地為他解憂,以補救收信人的損失。這種You2attitude的方式体現了禮貌原則中的慷慨准則———使他人受損最小,受惠最大的要求相吻合。表面上,这不屬於答復範圍似乎違背了合作原則中量的準則,但事實上它遵循了O’hair提出的質量-數量準则———“除非有特別顯著的理由,一旦聽話人(讀者)可能會對說話人(作者)所傳遞的住處感興趣的話,後者都应該給予一個較強力度的陳述而不是弱勢的陳述。”[12](P45)這里的“力度”即是交際傳递的信息量。[7](P85)上例中,對方訂不到货,一定非常沮喪。這时,一份有關種植和繁殖的說明書、一份近期訂單目錄、以及部分商品秋季減價的消息,對商家來說,無疑是雪中送炭。這樣既不傷害對方,且留余地,尚有希望今後保持往來合作。由此可見,在商務活動中,人們往往自覺遵循合作原則及其相關準則。但有時因禮貌起見,常常會放棄方式準則。  41積極結尾  結尾與開头同樣重要,措辭也要註意把握分寸和策略,否則即使前面说得再好,也會前功盡棄。上例使用“Bestwishes for the continual expan2sion of your business!”結尾,幫助讀者更自信,以期今後保持更好的合作關系,符合贊譽準則。  (三)勸服信  勸服信旨在勸說对方按寫信人預定的計劃辦事,其前提條件是:读者不情願或可能拒絕寫信人的要求或建議。故采取先引起對方的註意,激起其興趣,增強其欲望,以使对方采取行動。  例121Dear Customer:  No other business graphics software can matchthe versatility and flexibility of D iagraph!  Let us prove to you that Diagraph is a break2through in business graphics software.  Use Diagraph to turn your ideas,plans,anddata into organization charts,signs,flow charts,di2agram s,form s,and m ap s.D iagraph comes w ith amoney2back guarantee.U se it for 30 days and weπre certain that you w ill have discovered so many usesfor D iagraph that you wonπt want to part w ith it.  And now you have two choices:Diagraph/500for only$99 or D iagraph/2000 for$395.  Diagraph/500 files are fully compatiblewithDi2agraph/2000 so you can upgrade it to D iagraph/2000 at any time.W hat’s more,that cost of D ia2graph/500 is credited towards your purchase of D ia2graph/2000.Sincerely,Gerald FerhusD irector,Custom er Services[9](P176-177)  該促銷函一開始就提出了產品Diagraph的優點,以引起顧客的註意。接著又簡明扼要地介紹了Diagraph的主要功能,激起顧客的興趣。之后,根據顧客的購買心理,提出可試使用,不滿意可退款,且提供兩款選擇以及其它優惠條件,增強顧客的購買欲,讀者很可能毫不猶豫地采取行動。三、結 語  在商務信函交往中,我們需要以合作原則與禮貌原则的策略來共同指導商務信函的寫作。但在實際運用中,常常会為了達到禮貌只遵循質量、數量、关聯準則,而放棄了方式準則,有時也會為了达到交際效率而舍棄禮貌,全面遵循合作原則,如催款函、索賠函。這兩種原則是互补的。不論是部分放弃,還是部分遵循語用原則,其最终目的皆是為了成功交际。只有靈活運用語用學的各種交際策略來指導商務信函的寫作,才能更好地拓展商業業務,獲取更大的財富。
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