英語商務信函的文體和語言特點

論文類別:英語論文 > 商務英語論文
論文標簽:英語教育論文
論文作者: 佚名
上傳時間:2009/9/6

一、商務信函的概念和特點商務信函(以下簡稱商函)是企业用於聯系業務、商洽交易事項的信函,適用於不相隸屬機關之间商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。从商函往來企業之間沒有隸屬關系,其性質是相互商洽相互詢問和答复這兩個方面看,商函和函有一致性。但商函和函的使用主題不同。商函的使用主體是企業或企業的代表人;函的使用主体是國家機關、社會團體、企事業單位。從制作上講,函要執行國家技術監督局發布的《國家行政機關公文格式》(GB/T9704-1999)和《發文稿紙格式》(GB8026-1989)的規定;商函沒有嚴格的規定,按照慣例來制作。從文書內容上講,函比較寬泛,商函則僅限於交易磋商。商函與私人信函的區別非常明顯。私人信函是個人使用,內容是私人事務。商函和公關文書中的感謝信、慰問信等專用書信也不同。企業也使用這些書信,但所針對的事项和所要達到的目的都和商函不一樣。商函和國家機關、企事業單位、社会團體使用的便函也不同。企業也使用便函。便函也和商函一样沒有固定的體式,但便函的內容和函一樣比較寬泛。商函有这樣幾個較為明顯的特點:1、內容單一。商函以商品交易为目的,以交易磋商為內容。这不適用與商品交易無關的事情。同時,商函內容單一還體现了在一文一事上,即一份商函只涉及某一項交易,而不同時涉及幾項交易。2、結構簡單。商函因內容單一,段落較少,篇幅也較短,整體結構比較簡單,所以看上去一目了然。這種簡單明了的結構,體現了商函完全服務於交易的實用功能,便于對方閱讀和把握。3、語言簡練。商函以說明為主,或介紹业務範圍,或報知商品品種與價格,或提出購買品種與數量,或要求支付货款,或通知貨物發運和到達的日期,直截了當,言簡意明。二、英語商函的種類及範例英語商函基本上可以分為交易磋商函和爭議索賠函两大類。交易磋商是交易雙方就買賣某種商品及交易條件如品質、規格、數量、包裝、價格、支付方式、交貨、提貨等進行協商,若協商一致則達成協議的過程。交易磋商有口頭磋商和書面磋商兩種。书面磋商包括通過信函磋商和通過電報、電傳磋商等方式。交易磋商過程中形成的信函即交易磋商函(範例1及範例2)。當然,隨著科技的發展,通訊技術日益發達,电報、電傳等傳統方式已淡出人们的視野。傳真、電子郵件的应用變得十分普遍。本文中的信函概念,便排除了电報、電傳這兩種傳統的交流方式。在履行合同過程中,只要買賣双方中的任何一方認為另一方沒有履行或沒有全部履行合同所規定的義務,如拖延交貨,交货數量、品質、包裝與規定不符,不按規定支付貨款,無理拒收貨物等,均會引起交易糾紛,發生爭議。爭议發生後,受損方可向違約方提出索賠要求,而違約方則需要就受损方的索賠要求做出答復或受理受損方的索賠要求。爭議發生過程中或爭議發生後索賠理賠過程中使用的函即爭議索賠函(範例3)範例1:Dear Sirs, In reply to your esteemd letters of Feb.13,we are nowsending you our latest price list,together with our illustratedcatalogue.In the above-mentioned list,you can see we have bidyou the lowest prices and offered our best goods.We believethat will make you give us your valued orders.We are waitingfor your immediate reply.Yours faithfully範例2:Dear Mr.Johnson,We are reallygrateful on receivingyour letter ofNov.3 inwhich you showed great interest in our products.Actually,we have an agncy in Shanghai,China,throughwhich we sell our products in China.Therefore,we have passedyour letter on to them,adking them to consider it soon.You willsurelyreceive their letter.Thank you very much for your interest in our products.Hope that can satisfyyou.Yours sincerely範例3:Dear Mr Douglass,We refer toyour previous letter sent on Feb.28,2000 inwhich you were asked to clear the balance of$600 000 whichhad been outstanding since January.As you have not replied tothe letter,you leave little choice for us but to place the matter inthe hands of solicitors,However,we are reluctant to do this andare offeringyou further month tosettle the account.Yours sincerely三、英語商務信函的文體特征英語商務信函有其獨特的文體(style)和格式(for-mat).一般來說,英語商務信函應做到:(一)清晰(clarity)清晰就是指寫信者將所需傳遞的信息表達清楚,以免對方產生誤解。下面一例就句義含糊,容易使人產生誤解:Mr.S mith wrote to Mr.wang that he had received his order.商函的這一文體特點要求我們要特別註意:1.縮寫:除了少數國際商業界確认的縮寫,如:CIF(到岸價),FOB(離岸價)外,应盡量避免使用縮寫,尤其是機構或組織名稱,量好写出它的全部字母。2.數字:不同的國家的人對某些數字的表達方式也不一样,例如:英國人和美國人對“billion”和“million”的理解就不一樣。又如4.255,法國人喜歡寫成4 255(英國人會以為是四千二百五十五),所以最安全的辦法是數字和文字同時使用。例如:£10 575.90(ten thousand five hundredand seventy-five pounds,ninetypence)3.介詞:數字如果要用介詞则須十分小心。下列三個例句中,因為介詞不同,句子表達的意思不同。The price had increased to$20.價格提高到20美元。The price had increased by$20.價格提高了20美元。The price had increased from$20.价格從20美元提高。(二)簡潔(conciseness)商函要盡可能簡潔明了,采用通俗易懂的語言和簡明扼要的格式,避免使用陳舊的套話(cilcheˊ)和沒什麽實際意義的詞语。簡而短的詞通常是最好的詞,贅言繁語打印閱讀起来,既費時又費力,不符合商函明確直接的特點,也不受現代人歡迎。同時還要註意句子的長度(length ofsentences).據統計(Leech and Short,1981),英語句子的平均長度為17.8個詞,也就是說每個句子平均由17.8個詞構成。而上文的三個範例中,句子的平均长度僅為16.3個詞(表1)。Tab.1 The average sentence length in the above 3 specimen letters在所有13個句子中,有7個句子平均用詞低于16個。可以看出,英語商函應行文流畅,言簡意賅,避免冗長,用盡可能少的文字表達其必須傳递的信息。正確的分段也是商函簡潔的一種途徑。一事一段這一規則能夠使信函更清晰,閱讀更方便,看起來也較簡洁、整齊。(三)禮貌(corrtesy)收信交往,需以禮待人。雖然商函要求簡潔明了,開門見山,但也要保持禮節。不論寫何種信函都要寫得客氣而有分寸。復信要及时要體貼,設身處地想到對方,尊重對方的風俗习慣。當然,這些並不意味著低三下四。要做到不卑不亢。例如:1)Thank you for your letter of March 3,2005.2)Please feel free tolet us knowifyou need more information.(四)準確(Accuracy)一封信能反映出公司的面貌。所以在寫商務信函时,除了內容要明白无誤外,還要註意準確性。1.註意正確書寫收信人的職稱、姓名和地址(title,name and address)。地址写錯,信件不能及時到達收信人手里,會給雙方都帶來很大不便,而且還給對方造成你工作疏忽大意的印象。同樣將收信人的職稱或姓名寫錯也是很不禮貌的,也會給對方留下不良印象,所以要格外小心。你不知道對方的性別,最好寫:Dear Sir or Madam.如果你知道對方的性別和姓名,則最好寫Dear Mr.XX或DearMrs.XX.如果是給對方回信,最好寫清楚你指的是哪一天的來信。例如:With reference toyour letter ofApril 6,2000.2.註明隨信附件(Enclosure)。如果你隨信寄去附件的話,一般宜在信中說明。例如:Enclosed please find…這時Letter 1 2 3 Average ofthe lettersAvera gesentence length 15.3 12 21.7 16.3千萬別忘了附寄你信中提及的附件,而且註意不要搞錯。四、英语商務信函的語言特征(一)词匯特點1.常用詞語。英語商函可能因商品、標題而異,但作為一種文體,在用詞方面逐漸形成了固定的格局和常用的詞汇。一些普通的英語單词,在外貿中可能被賦予了一些完全不同的意思。Confidence(信心),在狀況咨詢信函(sta-tus enquiries)中就可能是“絕密”的意思,相應的我們就有了confidentially(絕密地)一词。Average(平均數;普通的)在保險中則為“海損”的意思。其他的詞,比如表示度量衡的词metric ton(公噸)long ton(長噸);表示包裝容器的carton(箱),wooden case(木箱)container(集裝箱)等,都是外贸業務中常見的詞匯。它們的特殊意義會給初學者造成理解、記憶上的困難,尤其是一些外贸術語,像accepting bank(承兌行),confirming band(保兌行),insurance policy(保險單),billoflading(提單)等,更需要學習者勤於思考,不斷積累。2.大詞固定性及動詞的簡單化趨势。英語詞匯主要包括兩類:拉丁語系詞(latinate words)和安格魯薩克遜詞(Anglo-Saxon words)。拉丁詞源词匯源於拉丁美洲,希腊,法國,包括拉丁語,希臘語,法語的一些詞匯。它們經常應用於科教,宗教,官方語言,也就是說它們頻繁地出現在正式文體中。拉丁詞源的詞匯能達到一種冷靜莊重的效果。相反,安格魯薩克遜詞是英語国家人們的基本詞匯。由於他們从小就耳濡目染,這些詞經常出現在非正式文體中。據统計,大約是70%-90%的安格魯薩克遜詞在正式文體中常被拉丁語系词所取代,如replace代替put back,sur-render代替give up,所以在一定程度上拉丁語系詞出現的百分比成為該文(text)正式性程度的標誌。但是,由於很多的拉丁語系詞已成為英語國家人們的基本詞匯,如school,pen,money等,它們已經不能成為正式文体的標誌了。所以,更為可靠的是看多音節的拉丁語系詞在文中出現的頻率。這些多音节詞通常為有三個或三個以上音節的詞,即所謂的“大詞”。由於這種詞所具有的冷靜客觀邏輯性強的色彩,使其運用有益作者可靠性的樹立。通過這種词,作者對所談話題和對收信人的認真程度也能很容易地體現出來。在建立貿易往來的信函中經常使用opportunity,establishment,advantage,aappreciate,cata-logue materialize等大詞:詢盤、報盤時使用competitive,confidence。Satisfactory,available,immediately等,也都是商函中常用的大詞。另外,英語商函的另一個詞匯特色也值得探討,即動詞的簡單化趨勢,尤其是限定動詞。在英語句子中,最普遍的句法順序是S(subject,主語) V(verb,動詞) X(ob-ject,complement and/or adverbial賓語,補足語,狀語)。在英語商函中,簡潔的限定動詞,如be,have,think,make,ask,believe,trust等,能夠淡化讀者對主語(S)和動詞(V)所包含信息的註意力,從而將注意力集中到X部分,因为句子所要表達的新的和重要的信息通常放在X部分。例如;(1)We find both quality and prices satisfactory.(2)We trustyou will understand that it is impossible for us to meet yourwishes in this case.短語常見於口語表達中,在英語商函中也呈簡單化趋勢。無論是短語動詞、介词短語、名詞短語,在英語商函中都應以簡單易懂為準則。交易不能接受:The deal is notacceptable.如用The deal isn't on.則生澀難懂。I don,t un-derstand you.與I,m not with you.比較,後者顯得漫不經心,太口語化。我們也不能把有財政困難的公司描述成be onthe rocks。以簡易為準则,短語表達從數量上看呈下降趨勢,抑或是已簡單化了。请參看下面幾例:(二)语法特點(1)with regard to about關於(2)in order to to為了(3)prior to before在…之前(4)the month ofMarch for March三月1.多用簡單短句。商函文體特點要求信件必須用盡可能少的語言有效地傳達信息。實現這样目的,它的語言必須簡練,因此简單句出現的較多。尤其是範例2.總共6句72個詞,平均句長僅為12個詞,大大低於通常的書面語。當然,簡單句不一定必須要“簡”。如果它的大多數的短語成分都很復雜的話,它也相應地復雜起來。比如,在範例3中,We refer to your previous letter sent on Feb.28,2000in which you were asked toclear the balance of$600 000 whichhad been outstandingsince January.此句為復雜的簡單句,定語從句成分復雜。但也不難看出,在使用了較長的句子進行說理或表事之後,後面的句子句長往往會下降,甚至是驟降。因為短句節奏急促跳躍,更容易被人記住和激發讀者的情緒。例2告訴對方能向訂貨商所在國的代理商訂購,不可以直接向總公司訂貨,例3中要求付款這些最重要的信息都放在短句之中。2.代詞模式。英語商函的另一個特點就是“个人參與”(personal participation),也就是說有意要說一些“你們如何如何”“我們如何如何”之類的話。所以要有個参與,是為了使人感到一種亲切感,不至於顯得冷冰冰地无視讀者。我們在英語商函寫作中,通常會采取所謂的“You-attitude”(對方态度)。主語的選擇通常為you,几乎不使用“I-attitude”(我方態度)。使用我方態度時也應用we-attitude,即“I”的復數形式。本文的三個範例較好地顯示出了這一特點。除了人稱代词,物主代詞的使用也較為頻繁。參看例句:(1)Your letter ofJuly23,2000 arrived this morning. (2)Thank you for our immediate reply.3.前置修飾加重。在有限的篇幅中,濃縮較大的信息量的方法之一是加重名詞修飾語的分量。這是英語商函的另一個鲜明的句法特點。尤其是在貨物描述、包裝、保險和付款方式方面,商函語言給人以這樣一种印象,仿佛每遇名詞出現必然帶有前置修飾語。例如:Out usual terms ofpayment are by confirmed and irrevocable letter ofcredit.類似的例子还有:Our petal-drop is a special blend of mild soapless oils,delicately perfumed herbal essences and the gentlestof toning agents-all combined with loving care to give thatoh-so-good-to-be-alive feeling.前置修飾語的濃縮和引長是當代英語變化的一個傾向,尤見與报紙期刊。運用於英語商函中,它能够擴大語句的信息容量。同时,前置修飾語的選擇和提煉也是商函語言的追求實效和流暢的一個重要體現。(4)现在時最普通。從時態說,英語商函通常使用現在時,過去的時態用得很少。本文中的三個范例中,所有主句都沒有使用過去時態。有四處使用現在完成時,所強調的也是目前的狀態。現在進行時的使用有兩處,其余大多為一般現在時。一般現在時的廣泛應用使信函內容帶上了客觀、有力的意味,這也正是我們寫信人所要追求的效果。請現觀察下例:We appreciate your cooperation and trust that the ship-ment will turn out toyour entire satisfaction情態動詞的過去時在英語商函中使用只是其原形的婉轉禮貌用法,並不表示過去时間:We would like to draw your attention to the fact that thestipuations in the relative credit should strictly conform to theterms in our sales confirmation.(5)其他常用結构①介詞詞組。介詞詞組出現頻率高也是英語商函的一個句法特點。其作用在於準確而簡练地反映各事物之間的時間、空間、隶屬、依附、因果等邏辑關系。After examination,We find the shipment of high standardand are satisfied with the qualitysupplied byyou.Our offer is firm for 5 days and we expect to hear from youbythe end ofthis month.We have pleasure in sending you sales contract No.123 induplicate for 400,000 metric tons of soybean,one copy of whichplease sign and return tous for our file.以上三例使用了大量的介词短語。記住其搭配,理清介詞短語之間的關系,這是我們學習英語商函寫作的一個要點。②被動式。有時為了避免使用過多的人稱代詞做主语,也為了做出客觀的表述,英语商函也會使用被動語態。被動語態比主動結構更加經濟、緊凑。Payment is to bemade against sight draft drawn under a confirmed,irrevocableletter ofcredit.③非謂語動词。在英語商函中,定語從句和狀語从句使用尤多。但是為了達到表達精練、結構緊湊的目的,英語商函英語在可能的情況下總是將定語從句壓縮成由分詞短語或不定式短語構成的后置定語,將狀語從句壓缩成有從屬連詞短誤或形容詞短語構成的狀語。We have received your order,asking us for 3,000 metrictons ofgroundnuts.For the goods ordered we require payment to be made byletter of credit.As soon as we receive your reply in the affirma-tive,we shall confirmsupplyofthe prints at the prices stated inyour letter.Further details,if required,will be gladly fur-nished.五、小結商函作為一種體裁,具有某些固定文體特征和語言特證。在文體風格方面,商函首先必須简潔、明了、禮貌、準確。在此基础上,運用自己的詞匯和語法手段使得表達生动有力,在有限的篇幅內达到言簡意賅的效果。商函作为信息的使者、感情的紐帶、友誼的橋梁,在對外貿易中有著不可忽視的作用。一封得體的商函,不僅可以傳遞信息,有助於贸易雙方的交流,增进了解和加深友誼,還有助於人們開展社會交際、節省時間,減少麻煩與不便。隨著我國對外貿易的进一步發展與擴大,商函的適用范圍越來越廣,這不光要求我們掌握商函的文體、語言特征、格式和行文準則,還要求我們勇於實踐並根據具體情況灵活運用。

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